很多企業财務人員,經常有加班的現象,比如:審核報銷單據、錄入憑證等等,如何改善、如何提高效率?是我們一直需要關注和思考的問題。
1.制作階段工時表
制作工時表的目的,是為了分析哪個階段的工作耗時最大、什麼原因導緻的、哪些緊急重要的工作,或者雖然事情重要,但是不緊急,可以延後完成的,亦或是既不緊急又不重要的工作,還有不重要但是很緊急的,把這些事情做好分類,有的放矢,先處理緊急的事情,其他再另行安排。
2.流程優化
我們的報銷工作,需要經辦人簽字、部門經理、部門總監、相關部門人員、财務經理、總監,甚至還需要企業老闆簽字審核,這一套流程下來,至少要一個星期、半個月才能完成,如果報銷整個工作都是線下完成,有的人出差、開會,審核時間更長,整個工作效率大大降低。
怎麼優化流程?線下審核轉為線上,很多企業OA用得比較多,領導同事們可以随時随地審核,出差開會報銷均不耽誤;适當授權,比如規定5000元以内的報銷單隻要部門經理審核,跳過總監和老闆,當然金額的标準要根據不同公司要求制定;OA系統和銀聯對接,整個OA報銷流程完成後,出納付款是最後一道,付款的通常做法,出納收到報銷,一筆一筆地輸入銀行系統,主管審核,銀行提交就算完成了。當兩個系統對接以後,付款人、收款人信息錄入系統,報銷流程完成後,付款直接進入銀行系統,最後完成付款。
3.組織培訓
我們還可以分析、總結,報銷過程當中,哪個人、哪個部門、哪些問題最多,比如單據經常填錯、金額大小寫混淆、發票信息錯誤、甚至存在假發票的現象等等,我們可以先制作一份報銷單據填寫、粘貼樣本,每個部門發一份,通過OA的形式,簡單易懂,然後我們定期組織員工培訓,告訴大家哪些發票是正規的,發票怎麼粘貼、報銷單怎麼規範填寫,讓大家現場操作,我們面對面輔導,糾正錯誤,這樣效果就會體現出來,在以後的工作中效率自然就提高了。
總結,傳統财務人員給大家的感覺是悶不吭聲、大門不出二門不邁、兩耳不聞窗外事的形象,如果我們想改變現狀,就要學會走出财務,和不同的人,包括内部的、外部的,了解他們的需求,同時改善我們的工作内容、流程,提高工作效率,提升我們的個人價值。
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