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總是聽到有人抱怨：每天要做那麼多工作，哪有時間天天開發客戶？還要發開發信，每天都完不成工作。所以今天分享一下如何高效率地完成工作？如何合理地規劃時間？

老規矩，直截了當，拒絕廢話。

以我自身舉例吧：之前做業務時，最多的時候，我一天完成了16項工作，包括：郵件回複歸為一項，包含幾封複雜郵件；4個平台産品發布8個，好好地優化 描述産品；部門員工的工作指導歸為一項，包含了郵件修改，電話指導，資料審核等，我每天都要花費至少1.5小時給他們；訂船2個；發貨14個櫃子，分為2批；和3個客戶同時在線聊天；和幾個貨代落實最佳海運費；安排工廠尾款；周末要分享的PPT準備一部分；招聘平台30分鐘；等等。還有各種臨時性工作，讓我去核對款項，接待外來人員，其他部門的協助，随時回答員工的問題，等等。早晨8:00 到晚上 20:00，中間休息1.5小時。忙是肯定的，喝杯水的空都沒有。但是還是全部完成，質量也可以保證。

坦白說，第一項郵件回複，就可以占用很多業務員的一整天，甚至2天。

對比很多高人，我是贻笑大方了。所以你覺得還是比較高效的，有興趣的話，就請繼續往下看：

時間管理很重要！時間管理很重要！時間管理很重要！重要的事情說三遍。

首先，建議你來到辦公室先做個工作計劃表。所謂一天之計在于晨，8:00-9:00是科學認為非常适合制定一天工作計劃的時間。有了清晰的規劃，才能更有效率、有邏輯地工作。把今天需做的工作全部列出來，進行分析。哪些工作是5分鐘之内可以完成的？哪些工作是緊急且重要的？哪些是暫時不确定，需要領導協助的？哪些是每天必做的工作？等等。可以借用時間四象限法則，進行分類規劃。也就是下圖：

不要盲目按照這4個象限進行分類，因為這是大概的類别，但是并不适用于所有工作。結合你的工作屬性，制定一份适合自己的工作。

拿上面的例子來說：和貨代溝通；和客戶聊天；款項安排；溝通發貨等，全部歸為一類，可以同時進行，因為這些工作是需要在線溝通，偶爾去相對辦公室面對面核對一下就可以，并不會耽誤太多時間，你隻需要給貨代留言，等他回複的時間繼續處理其他事情，比如打開你的B2B平台，開始發布産品。這種工作不像郵件需要深度思考，邊聊天邊做，不會有影響。不然難道你要眼巴巴地等着QQ那端回複嗎？

其次，制定正确的時間和順序。舉個例子，有的工作可以在1小時内完成，那麼最好限定這個時間。大部分人沒有那麼強的時間觀念，如果不給自己在心理上進行暗示，是很難完全靠自制力來合理分配工作的。有的工作順序必須靠前，比如必須先提交單據，否則趕不及報關，必須先開會等等。例如下圖：

第三，待辦事項列出來，暫時不做，直到可以做的時間再去想這個事情，否則腦子裡總是想還有這個工作沒做完，心理暗示導緻工作效率低下。

第四，預留彈性時間。因為：

1，你不知道今天會有什麼突發事件，比如緊急外出、領導給你的其他工作等；

2，如果你做的是助理類的工作，那麼你的時間是根據領導安排的任務來規劃的。

3，你無法确定今天是否會有緊急的新郵件進來

所以，彈性時間一定要有，而且要充足。

第五，業務員必做的事情，要有固定模塊。什麼事必做事情呢？作為外貿業務員，訂單的來源在于客戶的開發和跟進，這兩大塊是每天一定要做的，而且一定要高質量地做、占用你最寶貴的時間。長時間的工作經驗告訴我們，如果今天你的工作不包含帶來收益希望的部分，那麼可能最多一周之内你會産生厭煩情緒。舉個例子，一周内的工作都聯系新客戶，老客戶有暫時不返單，每天做的是善後工作。那麼第二天，你會覺得沒有激情，因為你很清楚今天可能不會有新客戶出現。所以，最寶貴的工作，要安排在最寶貴的時間，除非萬不得已。比如開發客戶就固定在每天的10:00-12:00，等等。

上述工作快速完成的根本在于：你的業務能力要足夠。否則即使你有心，也力不足。舉個例子，寫一封相對複雜點的郵件，成熟的業務員需要10-15分鐘，新手可能需要1小時，有的甚至2小時，甚至有的一整天也寫不出來。

所以，提升自己的業務能力，是提高效率至關重要的環節。學無止境，科學研究：任何工作都要花費7年的時間，才會成為這個領域的佼佼者。

一種情況排除在外：就是你時間管理很好，能力足夠，真的是工作量太大了而完不成的，那就需要和領導協商了，哪些工作是你的确沒時間做的。不要沉默，否則領導會要麼覺得你充大頭，要麼覺得你效率低。沉默是金，不适合于任何場合的。

希望對你有幫助。認可的話，可以關注我。

你們有什麼好的想法呢？有沒有新的技巧可以分享的？歡迎留言，大家一起學習，一起成長。

<我是“小G外貿源”，歡迎關注我。有問題可以留言，我會及時回複的>：

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