A君：“寫郵件誰不會啊？真是的，太小看我們了吧”。

舟之：“好，那你說說寫郵件的順序吧”。

A君：“打開郵箱，寫好主題，選好發給誰，就開始寫呗。”

--順序對了嗎？

--那，郵件開篇稱呼怎麼選擇？

--郵件的标題怎麼寫？

--郵件的開頭怎麼寫目錄？

--什麼樣的郵件應該抄送給哪些人？

靈魂拷問下A君無語了。

寫郵件誰都會，

但是把郵件寫的好很難，讓别人看舒服更難。

收發郵件是常規高頻次發生的工作，因此更要注意。

養成習慣，提高職場技能。

打開工作郵箱（大多數的郵件系統）功能格式差不多，

首先要保證郵件的完整性。

一封郵件包括6要素：發件人，抄送人，密送，主題，正文，簽名和附件。

第一、注意寫郵件的順序

在我不同的工作經曆中，經常能聽到同事們驚呼：

“靠，忘帶附件了”，“哎呀我去，剛才把附件忘了”，“還能撤回來不？又要挨罵了”

所以一定要避免出現這樣的問題。

寫郵件的恰當的順序應該是自下而上的。

順序應該是：附件-->正文-->主題-->收件人。

傳完附件再寫正文：

這樣檢查書寫的順序是避免有附件的郵件，在寫完正文後忘記上傳附件。

正文寫完寫主題：

就像給文章寫題目一樣，寫完正文更容易歸納總結郵件主題/題目。

主題寫完寫收件人:

完成以上步驟應該很清楚這封郵件應該發送的對象，在通訊錄裡面勾選避免出錯。

寫收件人之後：還要再确認一下之前是否存在問題。

收件人是必填項，其它的可以不寫，所以在沒有寫收件人之前不會出現誤操作而點了發送按鈕的情況。

郵件要求是傳送附件而你沒有添加，在收件人眼裡看來就是工作不細緻，沒有别的原因。

如果附件沒有挂，郵件肯定還要第一時間撤回并重新發送。

我們在别人眼裡的好印象積累需要一點一點的，

但是可能一個小疏忽或者一個小錯誤就把把以前積累的好印象清零。

第二、 附件怎麼挂合适？

發郵件時經常要帶附件，如何通過小小的添加附件細節，體現我們工作細心，為人NICE？

還是說說A君之前發送的郵件：

• 我讓他找10張圖片，圖片很快找到了，給我發了郵件，把10張圖片做為10個附件直接把郵件扔給我。我接收圖片需要從郵件上一個一個下載，需要下載10次。
• 有一個營銷協同文檔（文檔名稱：X項目需求.doc），需要多人接力完成到A君最後彙總給我。可我見到的時候，都是一個名稱，接完收要一個一個改名字，否則要會沖突。

應該怎麼做？

• 可以把10張圖片打一個壓縮包，把這個壓縮包做為附件一起發郵件。這樣接收的郵件隻需要下載下來解壓即可以查看全部。
• 在郵件正文裡面提及“交作業”的格式。并且把文檔名稱改一下，如果有兩個人寫則這樣命名。“X項目需求_20171220尹雲飛.doc”，“X項目需求_20171220劉大大.doc”，這樣極大的方便了别人。（新版的在線系統OFFICES都可以共享文檔編輯）不需要彙總提高了效率。

關于附件大，我們還應該考慮到：

如果我們寫的一個方案是确定版，我們最好把WORD /PPT轉成pdf格式。這是因為pdf版式要比word清晰一些，同時文件會小一些，下載起來會快很多，可以直接在移動端查看。

什麼時候壓縮，什麼時候不壓縮我的建議：

如果隻有三個以内的文件，而且文件都不是很大，我們就不要壓成包。

現在移動時代很多都在手機上看郵件，如果你壓成zip反而會不方便别人在手機上查看。

另外如果附件超過10M以上，我們最好不要放在附件裡面，在郵件裡上傳和下載特别的慢，即便是超大附件傳輸也是很慢的。我們可以多利用一下XX雲盤。

上段時間我與廣告設計公司關于商品文描制作文件，涉及到源文件，一張圖100-300m之間。如果這麼大的文檔還放在了附件裡，不僅發郵件會慢而且别人收郵件也慢。考慮了這一點，我把文檔上傳到XX雲盤上，做了一個私密碼共享，有一個連接和提取碼。把這個發給對方，他很容易的下載到，這樣雙方都方便。

第三、如何寫正文？

我一直認為寫郵件跟寫信是一樣的，必須要有稱呼、有問候、有正文和結束語，這樣才算一個完整的郵件正文。

那如何稱呼呢？

如果是發給領導的，可以直接稱呼領導職位。例如：張總 或者稱呼“領導”都可以。

如果是發給同事的，可以直呼其名，如果是三個字的，把姓去掉，如果是兩個字的，可以直接稱呼。

例如：“王建國”，可以新切一點稱呼為“建國”。

如果是兩字的姓名"劉剛"，那我們直接稱呼“劉剛”，

如果兩個字的再把姓省掉就顯得不太合适。

“剛”，過于親昵不得體。

如果是客戶，則可以稱呼“張經理”，不管是不是經理，這樣稱呼總歸沒錯。

如果是多個收件人，可以稱呼“各位同事”或“各位同仁”、“各位夥伴”等。

那如何問候呢？

問候相對簡單，“你好”“您好”。具體什麼時候用“你”，什麼時候用“您”自己去體會不解釋。

那正文如何寫呢？

寫正文的原則就是：

• 有主有次，條理清晰：邏輯通順，結構規劃好，總分總式。
• 内容過多，最好在正文最開始列出内容目錄
• 簡潔明了說清楚内容：不要用描述性語言，客觀。
• 多利用數字、圖标等工具支撐内容。
• 内容拆分，不要弄一铊文字。
• 注意書寫錯誤，不要有錯别字。
• 重點内容用不同顔色字體标注，方便閱讀，字體顔色不要超過三種。

那如何結尾呢？（郵件還要結尾？當然需要）

郵件正文要有結束語，任何都是要有開始和結束。

例如：

• 以上，請知曉！
• 以上，順祝商祺！
• 以上，祝工作順利！等等。

第四、 如何寫郵件标題呢？

高度概括郵件内容，說明目的：

看見主題就能知道郵件正文内容

把必要的信息放在主題上，讓人一看就知道是怎麼回事。

即使收件人沒有點擊到正文裡面，看到主題也了解了郵件的信息，提高雙方面的效率。

在公司内領導級别越高收到的郵件就會越多，每天面對幾十封或者上百封郵件，會對人産生信息負載。

寫郵件最好就是對方即使不打開正文，隻看到主題就能了解郵件内容。

大家比較一下：

“2020Q1凍品品類銷售達成複盤0405舟之”

“工作複盤”

哪一個好些？

（工作中沒有這麼極端的發生，但是我們确實沒有站在收看人的角度去思考）

第五、如何寫收件人呢？

收件人(to)：是郵件接收的第一人，相關性最強。收件人要對郵件内容進行回複。

抄送(cc)：抄送也是一種告之，告訴相關人事情的相關進展，抄送人不一定要回複，收件人能看到抄送給誰了。

密送(bcc)：收件人看不到，等發件人發完郵件也看不到。此情況比較特殊，假設你不想讓收件人看到還想抄送給其它人，可以選擇這種方式。

以上都可以寫多個郵箱地址，但是寫的時候最好要注意順序，如果收件人中有多個其中有領導則要把領導放在第一位置。

收件人盡量不要寫多個，除非必要。如果一件事情多個收件人，變會變得沒有主次。有一種等待觀望心裡，我不回複了，反正又不是我一個人。

強調，收件能寫一個就寫一個，有重點。

舉例：工作彙報内容裡面涉及到跨部門協同工作，并且項目的PM就是你，HR還在盯你的績效。

收件人：你的直屬領導

抄送：相關部門的負責人 HR

第六、及時回複郵件是職場人的一種好習慣

如果我們收到别人的郵件，需要一些時間處理，那我們立馬回複一下郵件告之發件人。

例如

“郵件已收到，我現在就去處理，處理完給您反饋！”再或者“郵件我收到，我會盡快回複！”

如果我們能立馬告之對方，那面就應該第一時間回複。回複郵件跟發一個郵件基本是一樣的，因此都按照上面提到的方法處理即可。

切忌隻簡單回複好的，收到。領導除外

另外一定要回複的高效，如果對方問了3個問題，你隻回複了1個問題，這樣還要來來回回的溝通多次。避免這樣，争取一次郵件搞定所有事情。

第七、 其它（郵件簽名）

我的習慣是從下往上寫，寫完主題時先不寫接收人。此時做一下檢查，主要是拼寫錯誤，經過多次确認沒有問題寫上收件人點擊“發送”按鈕。

如果把收件人也寫上，在檢查容易出現誤操作而點了“發送”。不寫收件人是無法點擊“發送”的，這是一種保險做法。

一定要設置郵件簽名，把自己的電話等聯系信息都放上去，方便别人聯系。

并且可以将自己的心得感悟總結成一句話，打造個人IP。

寫在最後：

寫郵件跟做其它事情道理是一樣的，我們要站在别人的角度去思考，怎麼能讓别人最大的方便。

認真做每一件事情，即使像發郵件這樣的小事。争取每個郵件都能做到高效，清晰，準确。

細節決定成敗，細節往往是從小事中體現出來的。

案例分析：

這是入職新同事第一次發的郵件，無頭尾的記叙文：

經過指導後發的第二次郵件，第二封郵件要比第一次的好，但是主次不突出，無量化結果。

最終發出去的郵件效果（下圖）：

工作郵件屬于公文寫作，要多加練習，按照我介紹的方案來起初可能會覺得麻煩，但是熟練了就會覺得方便，還不容易出錯。

舟之給你個抱抱

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曾經的職場事故，都是成長後的人生故事。

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