檔案管理是高校重要的基礎工作之一。從1989年的國家教育委員會令第6号發布《普通高等學校檔案管理辦法》，到2008年教育部國家檔案局令（第27号），對高校檔案管理提出了制度化與正規化的要求。

其中第27号令中，要求“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，并且明确了歸檔範圍，包括黨群、行政、學生、教學、科研、基本建設、儀器設備、産品生産、出版物、外事、财會等十餘種。

可見，高校檔案管理涵蓋高校在教學、研究、行政、人事、财務等諸多管理維度，幾乎與校内所有職能部門相關。

因此在數字化時代，高校在構建數字化檔案館的同時，應“保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”，從而實現高校管理資源的整合，推動高校統一全面地開展檔案管理工作。

泛微積極響應高校檔案管理的政策，靈活集成電子簽章和其他校務管理系統，自動歸檔、防篡改、查詢快、權限嚴密，讓高校的各類數字化成果長期保存、可查可驗：

· 助力高校統一管理檔案，統一收集不同職能部門、不同院系、不同系統的檔案，提升檔案收集、交接工作效率，降低差錯率。

· 通過落地紙質檔案與電子檔案一體化、同步化管理，提高高校檔案利用率；

· 以流程推動檔案全過程數字化管控，讓高校組織将科學的檔案管理制度嵌入電子化流程中，讓制度與數字化手段相輔相成，讓檔案管理更規範。

泛微數字化高校檔案管理特色應用

一、高校檔案全生命周期管理

泛微文書定-數字化檔案管理系統将高校的檔案管理制度嵌入電子化流程中，将管理和流程結合起來，經過相關人員審批、授權後方可由系統自動執行。

實現從高校檔案的收集、著錄、查詢、借閱、利用、統計、鑒定、銷毀為一體的全生命周期管理，全程以流程驅動，審批留痕，可記錄可追溯。

二、高校檔案全面收集

泛微天然具備電子檔案管理的要素，多種方式、渠道獲取檔案，為高校實現電子檔案的全面歸檔，并且遵循國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規範》等要求。

泛微高校檔案管理依托于泛微高校數字化運營平台，高校日常公文、會議、科研等場景中産生大量文件，檔案系統與這些場景相關流程緊密關聯，自動收集檔案。

同時，泛微提供多種系統集成方式，可以提供标準的接口被其他系統調用，可以主動開發調用其他系統接口。通過與教務、科研、采購、論文、學籍等系統的集成，全面、實時收集高校檔案。

（接口集成）

三、高校檔案數字化管理

“高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編号。”

檔案整理：

檔案進入整理庫後，泛微協助高校以多維度的方式進行分類整理，靈活定義檔案門類，根據年份、類型、全宗、項目号多種維度進行自定義設置，并且能按國家标準規範進行建立全宗卷。

（檔案整理）

接入電子簽章，檔案歸檔更高效：

高校檔案需要歸檔員簽名并加蓋檔案館歸檔專用章才能完成歸檔。

現在，系統中的電子檔案無需打印輸出紙質文件，泛微高校數字化運營平台與電子簽章系統互聯互通，自動通過流程驅動流轉、蓋章、歸檔。

檔案鑒定：

泛微數字化高校檔案管理系統能夠按照預先設置好的處理規則，自動提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進行處理。

（檔案鑒定）

也可通過檔案密級鑒定，對系統内檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程，通過嚴格的審核流程對檔案的密級進行重新調整。

檔案銷毀：

泛微數字化高校檔案管理系統通過流程審批，形成了完整的檔案銷毀記錄。

同時，為了最大限度的保證高校檔案信息資源的安全，銷毀後的檔案可以根據預設規則進入臨時回收站，避免錯誤處理。

檔案編研：

高校可以在系統中建立專題，對檔案進行再利用，發掘檔案深度價值。

可以按照主題設定檔案編研任務，設定相關的工作計劃，填寫專題名稱、編研類型、參與的編研人員、主編人員、編研類型。

可以按照編研主題收集相關檔案材料，彙集到檔案，方便參與編研的人員共享資料。

同時支持在線編研，可以直接錄入編研成果；支持編研成果上傳，錄入多個成果物。

（檔案在線編研）

四、高校檔案權限管理

由于高校檔案中涉密信息較多，泛微數字化高校管理系統根據實際業務需求為高校成員分配權限，并且通過電子簽章、身份鑒别、安全審計、通信安全等功能，防洩密、防篡改。

五、檔案數據報表

泛微高校數字化檔案管理系統，讀取内部檔案數據和集成系統數據，動态生成看闆和報表。多維度統計圖形化報表展示了系統檔案管理的全貌。

（檔案數據報表）

泛微數字化高校人事檔案應用場景

例如泛微協助高校進行人事檔案管理，可對紙質檔案進行數字化掃描，通過批量導入和批量挂接的方式完成檔案條目和電子原文數據的錄入。

通過統一數字化檔案管理系統，滿足高校三層檔案管理模式，支持多用身份和角色，滿足人事檔案對收集、整理、保存、利用等全生命周期對管理。

接收到的各類數據可以按照花名冊來展示，按照多種維度彙聚各項人事檔案材料，支持材料數據的穿透管理。

價值總結

泛微高校數字化檔案管理方案，與數字化校園建設相融合，提升檔案管理的全面性與完整性，推動信息傳輸、共享效率，進而為高校的數字化建設助力。

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