工作中有很多數據需要記錄、統計，但很多時候信息傳遞不及時，或數據記錄有遺漏，很容易造成數據彙總慢、統計不準确，需要重新花時間精力去檢查、核對。

　　其實，我們完全可以通過啟效雲動作流，實現數據自動更新、創建、校驗、删除、歸檔、提醒。

　　啟效雲動作流用于管理審批表、業務表單、項目、合同、日程、訂單、客戶等模塊之間的數據聯動。可在審批設置和業務表單中的規則庫中新建規則，接下來，我們就來看看，各類型規則的應用場景。

　　場景一：更新數據

　　根據物資出庫和入庫數量

　　自動更新庫存

　　先來看實現效果：

　　點擊新建規則

　　實現庫存自動更新，首先需要搭建「入庫申請表」、「出庫申請表」，并将“物資”關聯「物資信息表」，這樣在觸發規則時，系統才能根據關聯表單數據去更新對應的字段。

　　操作時，會觸發規則的表，稱為來源表。

　　規則執行時，需要變更數據的表，稱為目标表。

　　比如：根據“入庫申請”來更新“物資庫存”，那「入庫申請表」就是來源表，「物資信息表」就是目标表。

　　接下來新建4個規則：

　　1.加入庫數量：物資信息表中的庫存 入庫單中的入庫數量

　　2.減出庫數量：物資信息表中的庫存-出庫單中的出庫數量

　　3.加出庫數量：物資信息表中的庫存 出庫單中的出庫數量

　　4.減入庫數量：物資信息表中的庫存-入庫單中的入庫數量

　　其中，1和2用于數據正常提交，3和4用于數據變更，比如被退回或删除。

　　最後在來源表中，設置好觸發方式、節點及需要觸發的規則。

　　除了變更庫存數量外，也可更新其他信息，比如調崗申請通過後，調崗人員信息自動變更；到貨流程通過後，對應采購申請單中的物資狀态自動變為已到貨。根據領用或歸還審批，自動變更辦公資産使用狀态。

　　場景二：提醒消息

　　物資庫存數量低于某值時

　　自動提醒庫存不足

　　在物資進銷存管理中，除了通過啟效雲規則庫實現自動變更庫存，還能實現庫存不足時自動提醒，物資管理人員不用手動盤點，也能實時知曉哪些物資庫存不足，及時補充。

　　新建規則：

　　規則類型選擇“提醒消息”，數據來源表為「物資信息表」，設置對應的提醒人及提醒内容。

　　設置觸發規則：

　　在「物資信息表」中設置預警提醒，設定庫存預警區間，比如當指定物資的庫存低于某值時，觸發提醒規則，立即提醒。

　　當然，我們也可以設置超庫存提醒，或者超歸還日期提醒等，避免事項遺忘。

　　場景三：創建數據

　　立項審批通過後

　　自動創建項目

　　項目立項審批流程通過後，自動創建一個項目，并将項目的負責人、參與人、項目名稱、項目描述等同步到新建的項目裡。

　　實現方案：

　　1.按需搭建「立項申請表」，并配置審批流程。

　　2.新建規則：規則類型選擇“創建數據”，數據目标表選擇「項目」模塊，來源表選擇「立項申請表」，并将來源表中的負責人、參與人等字段與目标表中的字段對應。

　　3.在流程中設置觸發規則：當流程審批通過，到達結束節點時，觸發項目創建規則。

　　4.規則觸發後，自動按照對應關系将來源表中的數據同步到目标表中。

　　通過創建數據規則，也可實現外部客戶提交售後表單，自動創建内部工單審批，無需客服整理，再重複提交。

　　場景四：校驗數據

　　當報銷超過剩餘預算時

　　無法提交審批

　　當部門員工提交報銷流程時，如果部門的剩餘預算少于報銷金額，則不能提交，且提醒預算不足。

　　實現方案：

　　1.搭建「部門預算表」、「費用報銷審批」，審批表單中的費用類型關聯部門預算表，剩餘預算根據費用類型自動帶出。

　　2.新建規則：規則類型選擇“校驗數據”，數據來源表為「費用報銷審批」，校驗方式選擇普通規則，校驗内容為“報銷金額”≤“剩餘預算”，如不滿足出現提示語。

　　規則中默認：執行規則失敗時不能提交數據。如允許提交，可打開按鈕。

　　3.在流程中設置觸發規則。

　　4.當員工填寫報銷時，如果報銷金額超過剩餘預算，則無法提交。

　　校驗規則觸發效果

　　通過校驗數據規則，也可實現員工提交休年假申請時，如果休假天數剩餘年假天數，自動提示剩餘年假不足。

　　場景五：删除數據

　　物資調撥審批完成後

　　原物資信息自動删除

　　為實時了解在庫物資狀态，公司希望物資調撥審批完成後，物資信息表中調撥的物資信息自動删除。

　　實現方案：

　　1.搭建「在庫物資信息表」和「調撥物資審批」，審批表單中的“調撥物資”關聯「在庫物資信息表」數據。

　　2.新建規則：規則類型選擇“删除數據”，數據來源表為「調撥物資審批」，數據目标表為「在庫物資信息表」，控件選擇“調撥物資”。

　　3.設置觸發規則。

　　4.當物資調撥審批完成後，物資信息表中調撥的物資信息自動删除。

　　場景六：附件歸檔

　　财務報銷後

　　電子發票自動整理歸檔

　　為實現電子發票的有序化管理，查看更便捷高效。公司需要将不同報銷人的電子發票，分類歸檔到知識文檔的指定文件夾中保存，并以報銷人的名稱命名文件夾。

　　實現方案：

　　1.根據實際需求搭建「費用報銷」表單及流程。

　　2.新建規則：規則類型選擇“附件歸檔”，數據來源表為「費用報銷」，将附件歸檔到知識文檔财務部文件中，并開啟自動創建文件夾，自定義文件夾名稱為“費用承擔人”。

　　3.在報銷申請單中設置觸發規則。

　　通過附件歸檔規則，也可實現其他的附件，如合同、報價、訂單等自動歸檔。

　　以上就是我們今天分享的動作流使用場景，大家趕快來試試吧，點擊登錄體驗，讓數據更新、彙總更及時、準确、簡單。

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