文/記不住正态分布的薔色

如果你是一位職場人，多半聽說過時間管理，或者你自己也嘗試過很多時間管理的方法，但我想你能點進來看這篇文章，大概率是你學的哪些時間管理的方法，能夠起到的作用很有限，可能還會讓你學用越焦慮。

說到時間管理，其實時間對我們每一個人都是公平的，你的時間不會比他人多一秒，也不會少一秒。可能你也會發現，做同樣的工作，有的人時間夠用，有的人在相同的時間完成相同的工作就有點手忙腳亂了。

最根本的原因是，時間管理的本質，不是用來管理時間，而是用來管理事件，是分門别類地把事件管理好，自然時間就管理好了，我們也就不會焦慮了。

在《化繁為簡：用簡單分類解決複雜問題》一書中，作者羅蓓給出了一些通過高效分類，減少自己在一些事件上花費的時間，從而讓工作做起來更順暢，花費的時間更少，從而實現高效工作節省時間。

本書作者羅蓓，是氫原子創始人，在新東方工作多年，是新東方20周年功勳教師，本書是作者總結二十多年的實戰經驗和理論，幫助大家通過有效分類，從混沌中找到秩序，抓住主要矛盾，解決關鍵問題，培養卓越領導力。

接下來我們來看看，如何用分類的方法來讓我們的工作更高效，管理好我們的工作事件，管理好我們的時間。

01 分類管理你的文件，消滅找文件的時間黑洞

再說具體的方法之前，我們先來看看下面的這個電腦桌面，可以看到密密麻麻的文件夾。

如果讓你從中找到一個文件，可能需要一個一個地去找。當然，你可以說，用搜索呀，直接可以搜出來，當時如果你不記得文件的名稱，又該怎麼去找呢？

我做了多年的工程師，見過很多人電腦中的文件，命名非常的随意，比如，123、AAA之類的名字，時間長了，看着名字根本想不起來這份文件可能是什麼内容，要找的時候，大概隻能一個一個打開看，特别的浪費時間。

解決的辦法也很簡單，給你的文件和文件夾分門别類的命名存放。

第一，文件夾不要建在系統盤上。

就是說，不要建在C盤上。C盤是系統盤，一般是用來運行系統和各種程序的，現在的電腦軟件占用内存越來越大，軟件也裝的越來越多，留給自由使用的空間越來越少。就不要讓文件占用系統盤珍貴的空間了。

另外，如果電腦出問題，要重裝系統，往往要格式化系統盤。一旦格式化了，系統盤裡面的文件就全部沒有了。

所以，不要把跟工作有關的重要文件放在系統盤上。也不要放在電腦桌面上，因為桌面上的文件會默認存貯在系統盤上了。所以，存在桌面的文件要及時轉移到其他的非系統盤上。

如果你懶得打開我們的電腦去找文件，你可以把非系統盤上的文件夾發送一個快捷方式到桌面，這樣也可以在桌面直接打開，而且因為是快捷方式，即使丢了也不怕。

第二，文件和文件夾的命名原則

文件名可以按照，主題 作者名 版本号 日期，這樣的結構來命名，在搜索的時候，可以直接用主題詞來搜。

文件夾的命名可以根據自己的工作性質來命名，比如，你是做項目的，可以直接用項目名來建一個文件夾，這是第一級文件夾，然後接着建第二級的文件夾，第二級的文件夾，可以按照項目進度，比如立項階段，項目進行階段，項目交付階段。也可以按照相關部門來建，比如，采購部，研發部，銷售部等等，具體的根據你的工作職責和習慣來建。

一般文件夾建兩級就夠了，層級不要太深了，弄得跟俄羅斯套娃似的，這樣找到文件也很費勁。同時一個文件夾中的文件最好不要超過25份。這樣即使你想不起來具體的内容，一個一個點開看也用不了多少時間。

第三，文件要求及時整理歸檔。

可能在工作進行中，我們會見很多的過程文件，比如第一次修改，第二次修改之類的，但當工作完成了，最好階段性的對文件進行整理歸檔。可以按時間，一個月整理一次，或者按照工作進度去整理。

像我平時寫完文章，文件的标題就是文章的标題，如果有大的改動，就會新建副本，在副本上改，等到文章最後定稿了，就會把前面的過程文件再看一遍，有價值但沒有用上的内容摘錄出來，放在專門的文件中，等待以後有機會再用。

我還會按照時間去整理文件和文件夾，比如202201這個文件夾，表示的是2022年1月份寫的文章。

我還在電腦裡裝了個可以搜整個電腦的小插件，隻要用關鍵詞去搜，不管文件放在哪個盤，都能搜出來，而且速度非常快。你也可以試試。

文件管理好了，可以幫我們省很多的時間，工作效率高了，我們的心情也會好一點。你說是不是。

02 任務管理，神奇的便利貼幫你把重要的任務放在顯眼的地方

說到任務管理，很多人會想到四象限法，就是用重要和緊急兩個維度，把工作分成四類，分别是重要且緊急，重要但不緊急，不重要但緊急，不重要也不緊急。

但這種分類很容易讓人忽略掉“時間”這個維度。比如每天的工作中，有的任務很重要但不緊急，意味着這類工作的時間跨度大，我們就很容易去拖延。比如，要做一個月度總結，要求是每個月的最後一天交。很重要但不緊急。這樣的工作，我們就很容易去拖延，想着反正還有時間呢，難免就會有遺忘。

這個時候，任務清單就派上用場了，你可以便利貼寫下來，貼在電腦上，或者其他一眼就可以看到的地方。

你也可以找一些任務清單的小程序做桌面，然後把要完成的任務和時間填進去，讓軟件在最後開始時間之前提醒你。比如30号交總結，讓軟件在29号提醒你。這樣到了不得不動手的時候，你就會動手，也不怕遺忘。

我的習慣是用在線文檔自帶的工作日曆，同時我比較拖延，總是等到不得不動手的時候再去做。我會把截止日期，和不得不動手的日期填進去。如果提前做了，就去日曆中标注已完成。這樣就不怕遺忘，也能督促自己提高工作效率。

畢竟，就剩一天要完成，和還剩10天要完成，緊迫感不一樣，效率也不一樣。當然這樣做，有個前提是，你要确保自己留的時間是可以搞定的，同時要考慮可能出現的意外情況。

任務清單，就是記性不好，又愛拖延的人的外挂。你也可以用起來哦。

03.清單管理，讓你的工作任務不落任何環節

前面的任務清單，可以讓你不遺落重要的工作任務，但是任務能不能完成得很漂亮，還需要對任務進行清單管理。

比如，醫生做手術，會用到很多的手術刀，醫療器械，特别是做完手術後，隻靠醫生的記憶很難一眼就看到手術器械是否齊全，有沒有遺漏到患者體内的。特别是一些消耗品，比如紗布之類的，拿了多少，用了多少，用完的放在什麼地方了。都是需要一個一個檢查的。

那麼什麼樣的工作需要用清單管理呢？有以下幾個特征的工作。

• 工作涉及的工序比較多
• 工序有嚴格的順序
• 多人協作
• 工作完成有時間壓力

前面我們說的做手術就屬于這類的工作。另外還有組織會議呀，組織活動呀，婚禮呀，都最好把流程拉出來，把需要的物料拉個清單，完成一項劃掉一項。反正我現在不敢把重要的事情交給我這像金魚一樣隻有幾秒鐘的記憶。

下面這是我家孩子國慶節的作業清單，我這才知道人家平時的作業是怎麼記住的，原來是拿個POST貼寫下來，完成一項劃掉一項。

你也可以把自己的工作任務分解一些，看看需要先做什麼，再做什麼，也可以把交付的要求做個清單，檢查的時候，一項一項對着檢查，就不怕遺忘了。

比如，我寫一篇文章，寫完之後，要檢查錯别字，要配圖，要調整間距，要查原創，标題之類的，剛開始的時候，我也列了個清單，挨個檢查。等寫多了，熟練了，清單都刻在腦子裡了，這時候不需要實體的檢查清單了，但腦子裡的清單依然在。

這就是記憶不夠，工具來湊，總之能夠漂亮地完成工作就行啦。

時間管理的本質是管理事件，特别是作為一個職場人，想讓自己的工作更高效，那就要學會分類，用分類來管理文件夾，做任務管理，做清單管理，用分類來把工作化繁為簡，同樣的時間可以完成更多的工作，也就達到了時間管理的目标。

這本《化繁為簡：用簡單分類解決複雜問題》，用分類的底層邏輯，來集中有限資源，抓住主要矛盾，解決關鍵問題，對我們的工作，生活，學習，人際關系等都有幫助。

你也可以來看一看如何簡單的工具解決複雜的問題，你會發現，複雜也許隻是表面，而通過分類的簡才是真面目。

#我在頭條搞創作第二期##頭号解憂館#

作者：記不住正态分布的薔色，愛讀書愛學習的全職媽媽，經常又佛又喪，偶爾積極上進的心理咨詢師，世界和我愛着你。部分圖片來自網絡，版權歸原作者所有，如有版權問題請及時與我聯系處理。原創作品，未經授權不得轉載。

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