人在職場，每天有如陀螺般忙得轉個不停。大家抱怨着工作苦，工作累，工作辛苦沒的睡。

　　也許大多數情況下是因為我們沒有學會如何聰明地做事，掌握對的工作方法，才讓自己每天累得半死。

　　以下12種可以優化工作流程和提高效率的方法，幫助你更高效輕松地完成工作。

01

做日/周工作計劃并經常回顧

　不管你習慣用PPT、Excel或是其他辦公軟件，一定得給自己制定個日/周工作計劃，包括上周工作進展和本周工作計劃。

　　針對每一項工作或任務，詳細标注開始和截止時間、交付物是什麼、需要對接的有哪些部門和同事等。

　　這樣方便自己定期回顧任務的狀态，是待開始、進行中、延誤還是取消，有利于自己針對不同情況采取下一步措施。

02

會議前的高效準備

參加會議時，經常看到一些人匆忙坐下，一臉茫然地看着主持人，被問到項目進展，支支吾吾，一看就是沒有什麼準備。

04

多種溝通渠道并用，

而不是單純依賴于郵件

電子郵件俨然已經成為單位内部交流和溝通的基本和重要工具。發送文件、會議通知、讨論問題、彙報工作，無一例外都是通過郵件完成。

　　但如果此時你完全依賴郵件一個溝通渠道，會發現有時真的會壞事，尤其是重要或緊急的工作。

　　因為郵件不是即時通信系統，人們不是随時在線或者随時可以回應的，比如會議中或外出時間，就無法做到随時回複。

　　所以，如遇緊急重大問題或通知，一定記得打電話反複确認，确保萬無一失。

05

未完成事項提醒

有的人非常喜歡将“告示貼”（或叫“口水貼”）貼在工位擱闆上，上面寫滿了待辦事項或需要特别提醒、關注的事項。這的确是個很好的辦法。

　　小小一塊貼紙，記錄了事項的重點，比如時間、電話、找誰。醒目地提醒和督促你這件事情還沒完成，需要趕緊搞定，因為你肯定接受不了一張貼紙在那裡好幾天都巋然不動。

　　一旦完成，你就可以放心大膽地撕下去，然後将新的待辦重要事項貼上去，頗有成就感。

06

先梳理一天工作内容

　為了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦清醒的時候，将自己的日曆（或者電子日曆）打開，看看今天的主要工作内容有哪些，然後根據優先級分配自己的工作時間和精力。

　　這樣就可以讓自己做到心中有數，不僅不會遺漏重要工作，還會容易把控節奏，自信滿滿迎接新一天。

07

番茄工作法

就是選擇一個待完成的任務，将番茄時間設為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然後在紙上畫一個X短暫休息一下（5分鐘就行），每4個番茄時段多休息一會兒。

　　這樣我們就會比較容易專注在工作本身，而不容易走神或下意識地刷手機。因為人的注意力一旦被打斷，重新開始回到之前的狀态需要花費更長的時間。

08

将本周或下周待開會議提前發出邀請

很多人習慣臨時抱佛腳，突然發出邀請召集同事開會，這麼做通常效果很差。因為沒有提前預約，同事要麼在出差，要麼這個時間段已經被占用。

　　因此，如果不是特别緊急的會議，最好提前一周就發出會議邀請，提前将被邀請人的時間固定，也方便他人在空閑時間段安排其他工作。

　　另外，發完會議邀請也不是萬事大吉，你需要在會議之前1～2天發個郵件提醒，以确保大家準時出席會議而沒有遺忘或發生時間沖突。

09

提高打字速度

這點特别容易被忽視。我們有時寫報告或郵件感覺花費時間太多，可能就是因為打字速度太慢。

　　學會盲打而不是邊看鍵盤邊找字母，不論拼音還是五筆輸入法，都會大大提高文字輸入效率，幫你節省不少時間。

　　如必要，可以專門花一段時間練習如何提高速度，這真是一勞永逸的事，值得投入時間練習。

10

整潔有序的辦公桌

将自己的辦公桌收拾得整潔有序，可以幫我們很快找到需要的資料或文件，而不是在用到的時候毫無頭緒，翻來翻去。

　　除此以外，在一個雜亂不堪的環境下工作，人的心情也會不自覺變得焦躁不安，哪還能談得上效率和質量。

11

充分利用午餐時間進行社交

　現代人時間寶貴，不願過多占用私人時間比如晚上或周末進行社交，那麼充分利用工作午餐時間和同事聯絡感情就變得重要而便捷了。

　　盡量多和兄弟部門以及跨部門同事一起用餐，可以聊些輕松話題，順便談下工作進展，彼此如何更好地配合，就顯得順理成章。

　　經常一個人午餐或者隻和要好的幾個同事午餐，隻是單純完成了吃飯這個任務，而沒有賦予任何社交意義，實屬可惜。

12

多跟領導溝通，确認需求

　我們的工作是否得到認可主要取決于領導。

　　因此，我們需要聽清楚領導布置的任務、領導的要求和期望是什麼，需要什麼時間完成等等。隻有确認好領導的需求，我們的工作才有方向，才能有的放矢。

　　在最終完成任務時才不會發生南轅北轍，吃力不讨好的情形。

來源：職場木沐說（ID：mumushuo2017），作者：木沐，綜合：黨建網微平台（ID：zxbdjw）

本期編輯：胡洪江、李娜

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