樣式的作用

辦公文書格式的基本要求就是"規範"。所謂"規範"，是指文章的标題、正文和落款等段落具有固定的格式，從而使整個文體具備相對固定的風格，如圖所示。

圖， 使用段落格式體現文章風格

段落格式的内容，即修飾參數主要包括：字體、字号、縮進、對齊方式等。例如，普通辦公文書的一級标題格式為："二号、黑體、居中對齊"。 統一文章風格的修飾規律是：在同一篇文章中，相同級别的段落應當具有相同的修飾風格，即"格式"。例如，一篇文章中有3個一級标題，每個同級标題的段落均修飾為"二号、黑體、居中對齊"格式。

使用樣式

1. 使用已有樣式

（1）使用命令方式：單擊要應用樣式的段落中的任意位置。單擊【開始】→〖樣式〗功能區右下角的對話框啟動器，系統彈出"樣式"任務窗格。從列表中選定所需要的樣式并單擊即可。如果對段落中的字符設置樣式，則要先選中字符，再使用上述方法完成設置。（2）使用格式刷：單擊已确定格式的段落或字符。單擊【開始】→〖剪貼闆〗→"格式刷"按鈕，光标将變成格式刷" "。移動鼠标指針至需改變格式的段落上單擊即可。

2. 創建樣式

例如，要創建專用行文的擡頭（一級标題），其格式為：黑體、三号、加粗、2倍行距、居中，并可通過快捷鍵 Alt 2調用，創建過程如下： ● 單擊【開始】→〖樣式〗功能區的對話框啟動器，系統彈出"樣式"任務窗格。 ● 單擊該任務窗格左下角的"新建樣式"按鈕，系統彈出"根據格式化創建新樣式"對話框。 ● 在"名稱"文本框中輸入"擡頭"，作為新樣式的名稱。 ● 在"樣式類型"下拉列表中選擇"段落"。 ● 在"樣式基準"下拉列表中選擇"正文"。 在下拉列表中選擇或輸入新樣式的基準樣式名稱，可以根據已有的樣式進行修改。如果不希望新樣式受到其他樣式的影響，應選擇"無樣式"。 ● 在"後續段落樣式"下拉框中選擇"正文"項。如果在"樣式類型"中選擇了"段落"，則需在"後續段落樣式"下拉框中選擇或輸入一個樣式名稱，表示這個樣式是在所設定的段落後面緊跟着的一個段落的樣式。 ● 單擊對話框左下角的"格式"按鈕，可分别對字體、段落、制表位、邊框、語言、圖文框、編号、快捷鍵和文字效果等進行設置。 ● 首先設置字體，單擊"格式"按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇"字體"項，彈出"字體"對話框。 ● 在"字體"對話框中，将"中文字體""字型""字号"分别設置為"黑體""加粗""三号"，如果有必要還可以對字體顔色、效果和字符間距（"高級"選項卡中）等進行設置。 ● 設置完畢後單擊"确定"按鈕，返回"根據格式化創建新樣式"對話框。 ● 單擊"格式"按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇"段落"項，彈出"段落"對話框。 ● 在"段落"對話框中，選擇"對齊方式"為"居中"，選擇"大綱級别"為"1級"，選擇"行距"為"2倍行距"。 ● 單擊"确定"按鈕，返回"根據格式化創建新樣式"對話框。 ● 單擊"格式"按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇"快捷鍵"項，彈出"自定義鍵盤"對話框。 ● 将光标移至"請按新快捷鍵"輸入框中，然後在鍵盤上按下快捷鍵Alt 2，再單擊"指定"按鈕，在"當前快捷鍵"選擇框中就會出現"Alt 2"。 ● 單擊"關閉"按鈕關閉對話框，返回"根據格式化創建新樣式"對話框。 ● 單擊"确定"按鈕，一個新的樣式就創建完成了

模闆

實現文體風格的規範化、統一化，是公務文章的基本要求。辦公類文書根據文書類型的不同，以不同的文體風格表現。每一類文書的文體風格，又是通過該類文書的若幹種固定段落格式規範的。總之，文體風格的确定，關鍵在于文章中各類段落的格式。以“通知”類公文為例，常規段落包括：三級标題、正文及落款。

模闆的作用，就是保證同一類文體風格的整體一緻性，使用戶既快又好地建立新文檔，避免從頭編輯和設置文檔格式。模闆文件具有兩個基本特征：一是文件中包含某類文體的固定内容，包括擡頭和落款部分；二是文件中包含此類文體中必須使用的樣式列表。

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