關鍵詞

Excel | Word | 郵件合并

全文約1100字，建議閱讀後收藏

技能預告：可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，還可以輕松地批量制作标簽、工資條、成績單等。

PS：本文使用Office2016進行操作，其他版本菜單位置可能不同。

前一段時間我在分答收到了一個問題，很有啟發性，我在這裡把問題和答案整理給大家。

問題：我想在公司員工的紙質檔案袋上貼一個标簽，标簽上面要有姓名、編号等信息。如果要一個一個寫上去工程浩大，所以想請教一下有沒有什麼辦法可以把花名冊上面的内容填充到每個标簽上去？

希望制作的檔案标簽是這樣的：

花名冊的數據是這樣的：

這位同學的問題值得表揚：在工作中，碰到批量重複性的任務時，一定要去思考有沒有工具能夠輔助完成。

經常這樣思考，能夠使我們從枯燥重複的工作中解脫出來，去做更有價值、更有創造性的任務。

她問的這個問題，當然是可以通過Excel Word高效解決的，那就是“郵件合并”功能。

一、什麼是“郵件合并”

“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。

具體就是在郵件文檔的固定内容中，合并與收件人相關的一組通信資料，從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。

通俗的來講，就是，雖然郵件是群發的，但是能分别顯示收件人的信息。

顯然，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，一樣可以輕松地批量制作标簽、工資條、成績單等。

二、批量制作檔案标簽

Step1. 在Word中建立檔案标簽空白表

Step2.開始郵件合并

建立這樣一個空的标簽之後，我們需要把花名冊中的對應字段抓取到标簽對應的空位。

▼建立花名冊字段與Word标簽的關聯

在Word中點擊【郵件】→【開始郵件合并】→【選擇收件人】→【使用現有列表】，選中含有上文中花名冊的Excel文件；

注：如果Excel中有多個Sheet，需選擇含有花名冊的Sheet；此步操作之後，Word界面不會有變化。

▼在标簽對應字段出插入花名冊字段

光标放置在姓名後的空白格中，點擊【郵件】→【插入合并域】→【姓名】；

然後，同樣的操作插入剩餘的字段：【性别】、【出生年月】、【籍貫】等……

▼選擇開始郵件合并的方式

以目錄的方式進行郵件合并

【開始郵件合并】→選擇【目錄】

▼完成郵件合并

【郵件】→【完成并合并】→【編輯單個文檔】→【全部】

然後，一下就生成了所有人的檔案标簽。

PS：如果是要打印出來，裁剪，可以實現在空白檔案标簽下多留一個空行，這樣便于後續裁剪。

除此之外，郵件合并最重要的技巧還體現在批量發送郵件，差異點是需要多創建一個郵箱地址的字段，這個技能交給你來探索啦。

End。

Copyright © 2016 安偉星. All Rights Reserved.

我是安偉星（星爺）

Excel發燒友

微軟Office認證大師

領英專欄作者

關注我，也許不能帶來額外财富

但是一定會讓你看起來很酷

文章均為原創，如需轉載，請私信獲取授權。

,

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!

查看全部