關于主題

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裡用短短的幾個字概括出整個郵件的内容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分别處理。

1．一定不要空白标題，這是最失禮的。

2．标題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的标題。

3. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4. 标題要能真實反映文章的内容和重要性，切忌使用含義不清的标題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際内容的主題，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信盡可能隻針對一個主題，不在一封信内談及多件事情，以便于日後整理。

6．可适當用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出标題，引起收件人注意，但應适度，特别是不要随便就用“緊急”之類的字眼。

7．回複對方郵件時，應當根據回複内容需要更改标題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯别字和不通順之處，切莫隻顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給别人的第一印象，一定要慎之又慎。

關于稱呼與問候

1． 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

關于格式，稱呼是第一行頂格寫。

2． Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此緻敬禮”。

正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

2.注意Email的論述語氣

3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明确

4.一次郵件交待完整信息

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯别字，注意使用拼寫檢查

6.合理提示重要信息

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

8.不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻

附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的内容，方便收件人下載後管理

3.正文中應對附件内容做簡要說明，特别是帶有多個附件時

4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，需在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分别發送

結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你隻需将一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

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