辦公室禮儀基本常識文檔?辦公禮儀小講座1：這些“電話禮儀”和“郵件禮儀”你知道嗎，我來為大家科普一下關于辦公室禮儀基本常識文檔?以下内容希望對你有幫助!

辦公室禮儀基本常識文檔

辦公禮儀小講座1：這些“電話禮儀”和“郵件禮儀”你知道嗎

電話禮儀

　　員工或客戶通常是用打電話的方式與他人進行最初的聯系的，因此一個人的電話禮儀往往決定着他人對通話對象所在公司和部門的第一印象。規範的電話禮儀既體現了個人謙和有禮的作風，又反映出單位的高效率和現代管理。

　　■ “鈴聲不過三”原則

　　鈴響後馬上拿起電話，會讓對方感到唐突；超過三聲則是缺乏效率的表現，同時讓對方不耐煩、産生焦急情緒。因此，電話鈴聲響過兩聲之後接聽電話，是一個最為合适恰當的時機。如電話确實不在身邊或走不開造成不能及時接聽，應在拿起電話後先向對方表示歉意，如“很抱歉，讓你久等了”。

　　規範電話用語：接聽電話，首先應自報家門。對外接聽要報出單位名稱，内部接聽要報出部門名稱，如“您好，這裡是某某公司”。自報家門既是對對方的尊重，使對方确認撥打是否正确；也能給自己帶來方便，不會因為打錯電話而多費口舌。此外就是“您好”“對不起”“謝謝您”要常挂嘴邊。

　　■ 注意通話語氣

　　電話是非直面的溝通形式，因此聽者不僅關心内容，同時也會注意你與他（她）通話的語氣。在工作電話中，盡量采用積極主動的語氣，聲調應是愉快的，語速應是較慢的，擁有能讓對方産生共鳴的熱心。理想的效果是聽音如見其人，聽者如沐春風，且不能顯得矯揉造作。

　　■ “後挂電話”原則

　　當對方與你說再見的時候後，也要熱情回答再見，并且為表達尊重，要等對方挂斷電話後再進行挂機，且挂機過程中小心輕放，切不可将話筒作出氣筒，這将是極不禮貌的表現。

　　複誦重要事項：通話過程中，複誦重要事項和電話号碼，是核實結果、減少偏差必不可少的一個步驟。通過複誦，可以使電話内容得到非常準确的傳達，使得相關人員能夠按照指令實施工作計劃，避免因為信息傳達偏差而導緻的誤會甚至沖突。

　　■ 左手持聽筒

　　很多電話禮儀隻注重了通話方面的注重事項，卻忽略了電話接聽的姿勢。大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會将話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不适。為了消除這種現象，合适的姿勢是用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。除了拿聽筒的方法以外，還要求通話者保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣。端坐的姿勢最有利于聲音自然、流暢和動聽。

　郵件禮儀

　　郵件是近年來企業内外頻繁使用的溝通手段，在某些企業郵件已經具備文件效應。因此掌握郵件禮儀，便成為當代白領尤其要注意的領域。

　　■ 關于郵件主題

　　首先是不能允許空白主題，這是一種最失禮的方式。其次，最好注明是來自于某某公司或部門的郵件，便于收件者保存和整理。再次，主題切忌含糊不清，不要用混亂無實際意義的主題。最後是回複對方郵件時主題可根據内容進行修改，而不是一堆的“Re……”

　　正确使用發送、抄送、密送：在郵件用語裡，發送、抄送、密送分别用To，CC和BCC代指。To後面的對象，是指要受理這封郵件的主要對象，理應對郵件予以回複響應。CC的人是隻需要知道了解該郵件内容，回複與否可自行決定。BCC所謂的密送是指收件人并不知道還發給了誰，該功能可能用于非常規場合。需要注意的是，發送和抄送的對象的排序最好遵循一定的順序，比如按部門順序或職務高低。适當的規則會給人以穩妥知禮的印象。

　　■ 主動控制郵件的往來

　　為避免無謂的回複，浪費資源，可在文中指定收件人或哪些收件人給予回複。或在文後注明，“僅供參考，無須回複”等。

　　■ 關于郵件正文

　　E-mail郵件在行文上應該具備商務公函的要素，簡明扼要、條理清晰等在此不做闡述。尤其要注意的是，切忌在公務郵件中使用網絡語言及“：）”等符号，這将給人輕佻的印象。

　　結尾簽名：每封郵件的結尾都應該進行簽名。簽名檔可包括姓名、公司、部門、職務、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多，以4行為限。簽名檔字體要與正文匹配，注意簡體、繁體、英文等，簽名檔字号應比正文字号略小。

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