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如何去寫一封外貿開發信

生活更新时间:2024-09-29 06:10:14

如何去寫一封外貿開發信（外貿大佬寫開發信的八大秘訣）1

1、關于收件人/抄送

收件人一般是郵件正文的直接接收對象

抄送一般是郵件相關的人員或上級領導

往來郵件時可以适當使用抄送功能，可以更新項目進度和保留往來證明

如何去寫一封外貿開發信（外貿大佬寫開發信的八大秘訣）2

圖片來源于公号：少陵野老Wendy

2、關于落款/簽名

Outlook可以設置自動落款，需要的信息包括姓名/崗位/Tel/Email/Address/Logo等（操作設置見圖2-3）

如何去寫一封外貿開發信（外貿大佬寫開發信的八大秘訣）3

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3、關于标題

* 一個很好用的強調符号是“【】”，黑框非常适合加入強調重點or主題，例如【緊急】、【待辦】、【項目A】

* 一個很好的解釋符号是“ – ”和“——”，例如“關于客戶A的供應商——優先等級排序清單”

* 标題需要簡短有力，高度概括重點信息

例如：【緊急】P&Q2022營銷方案待确認-20210806

如何去寫一封外貿開發信（外貿大佬寫開發信的八大秘訣）4

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4、關于正文

如果内容很多，最好利用表格和分點（bullet points）

英文落款一般是：我是Cheers和BRs換着用，嚴肅類一般用BRs，感覺澳新的同事會比較常用Cheers（個人感覺用Cheers氣氛會輕松快樂些

中文落款一般是：順祝商祺

如何去寫一封外貿開發信（外貿大佬寫開發信的八大秘訣）5

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5、關于格式️

outlook很方便的一點是文字編輯功能，和word一樣，格式很重要，我一般是宋體/Times New Roman或者是全文黑體

如何去寫一封外貿開發信（外貿大佬寫開發信的八大秘訣）6

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6、關于檢查

一些重要或不确定表達的郵件發送前可以給上級看一眼

發送之前通讀确認無錯别字或者加錯附件

如何去寫一封外貿開發信（外貿大佬寫開發信的八大秘訣）7

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7、附件

注意文件命名

如果是文檔類的建議生成PDF分享，這樣在不同終端打開格式都不會亂

如何去寫一封外貿開發信（外貿大佬寫開發信的八大秘訣）8

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8、關于撤回

建議大家可以用工作郵箱發給自己的私人郵箱先體驗一下撤回功能，查看撤回條件以及收件人是否會收到留痕的撤回記錄

撤回操作要盡早做，隻要收件人打開郵件了，就不能撤回了

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