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組織設計要點提示

組織設計是一個診斷和選擇為達到組織目标所必需的結構和正式的溝通、勞動分工、協調、控制、權威以及責任體系。組織設計是以企業的組織結構安排為核心的組織系統的整體設計工作，是企業總體設計的重要組成部分，是有效地實現管理職能的前提條件。

要點一：掌握管理跨越和專業化兩大要素

１.管理跨距

管理跨越指上級管理下級的數量。

（１） 适當的管理跨距。最适當的管理跨距并無一定的法則， 一般是４～１６人。越來越多的組織正努力擴大管理跨度，建立扁平組織。

（２） 設定管理跨距的要素。設定管理跨距的要素主要如下表所示。

設定管理跨距的要素

２.專業化

在允許的範圍内，由各單位人員擔任單一或專業分工的業務活動，可加強企業面對多變競争環境的适應能力。

要點二：考慮垂直分工和水平分工的合理性

組織設計要考慮垂直分工和水平分工的合理性、組織統一性和靈活性以及效率效益。具體如下表所示。

組織設計設計原則

組織結構的形式的特點及适用範圍如下表所示。

組織結構的形式

人力規劃要點提示

人力規劃即人力資源規劃 （ＨＲＰ），是指根據企業未來的發展戰略， 通過對未來人力資源的需要和供給狀況進行分析，對組織所需人才在數量、質量和結構上做出準确預測和規劃。它是企業發展戰略規劃的重要組成部分，是企業各項人力資源管理工作的基礎和依據。

要點一：了解人力規劃功能

人力資源規劃的功能，具體如下表所示。

人力規劃的功能

要點二：制定職務編制計劃

描述企業未來的組織職能規模和模式需要制定職務編制計劃。職務編制計劃需要根據企業發展規劃，結合職務分析報告的内容來制定。職務編制計劃主要包括企業的組織結構、職務設置、職務描述和職務資格要求等。

要點三：制定人員配置計劃

描述企業未來的人員數量和素質構成需要制定人員配置計劃。人員配置計劃是根據企業發展規劃，結合企業人力資源盤點報告來制定的。人員配置計劃主要包括企業每個職務的人員數量、人員的職務變動、職務人員空缺數量等。

要點四：預測人員需求

根據職務編制計劃和人員配置計劃，使用預測方法進行人員需求的預測。人員需求中應闡明需求的職務名稱、人員數量、希望到崗時間等。最好可以制作一份标明有員工數量、招聘成本、技能要求、工作類别以及為完成該任務所需的管理人員數量和層次的分列表。

要點五：确定人員供給計劃

人員供給計劃是人員需求的對策性計劃。主要包括人員供給的方式 （外部招聘、内部招聘等）、人員流動政策、人員獲取途徑和獲取實施計劃等。

通過分析過去勞動力的人數、組織結構和構成以及人員流動、年齡變化與錄用等資料，預測未來某個特定時刻的供給情況。預測結果勾畫出組織現有人力資源狀況以及未來在流動、退休、淘汰、升職及其他相關方面的發展變化情況。

要點六：制定培訓計劃

為了提升企業現有員工的素質， 适應企業發展的需要， 需要對員工進行培訓。培訓計劃中包括了培訓政策、培訓需求、培訓内容、培訓形式、培訓考核等内容。具體内容詳見本部分第七章員工培訓。

要點七：編寫人力資源部費用預算

人力資源部的費用預算主要包括招聘費用、培訓費用、福利費用等。其具體預算詳見本部分其他相關章節。

要點八：實施人力資源規劃

人力資源規劃的實施，是人力資源規劃的實際操作過程， 注意協調好部門、環節之間的關系，在實施過程中需要注意以下幾點。

（１） 專人負責方案實施，賦予負責人擁有保證人力資源規劃方案實現的權利和資源。

（２） 确保認真地按規劃執行。

（３） 在實施前要做好準備。

（４） 實施時要全力以赴。

（５） 要有關于實施進展狀況的定期報告，以确保規劃能夠與環境、企業的目标保持一緻。

要點九：評估人力資源規劃

在實施人力資源規劃的同時，要進行定期與不定期的評估，從如下三個方面進行。

（１） 是否忠實執行了本規劃。

（２） 人力資源規劃本身是否合理。

（３） 将實施的結果與人力資源規劃進行比較，通過發現規劃與現實之間的差距來指導以後的人力資源規劃活動。

要點十：反饋與修正人力資源規劃

評估結果出來後，需要進行及時的反饋，進而對原規劃的内容進行适時的修正，更符合實際，更好地促進企業實現目标。

工作分析要點提示

工作分析是指對工作進行整體分析， 以便确定每一項工作的７ 個 Ｗ： 用誰做 （Ｗｈｏ）、做什麼 （Ｗｈａｔ）、何 時做 （Ｗｈｅｎ）、在 哪裡做 （Ｗｈｅｒｅ）、如 何做（Ｈｏｗ）、為什麼做 （Ｗｈｙ）、為誰做 （Ｗｈｏｍ）。工作分析是現代人力資源管理的基礎，隻有在客觀、準确的工作分析基礎上才能進一步建立科學的招聘、培訓、績效考核及薪酬管理體系。

工作分析步驟如下圖所示。

工作分析步驟

要點一：确定組織結構和部門職責

工作分析要确定企業的組織結構、工作流程、部門責任、每個部門的工作職位。

要點二：建立工作小組并制定工作分析計劃

工作分析小組一般由外部聘請有關專業人士作為工作小組顧問。工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門 （如 管理、研發、生産、銷售） 人員組成。

工作分析計劃應根據公司需要和任務量 （職位複雜性與多少） 來确定。

要點三：掌握調查研究方法

工作分析調查研究方法主要有以下五種。

１.訪談法

訪談法是指進行交談獲得資料，主要是采用查閱和整理有關工作職責的現有資料，包括訪問擔任工作職務的人員，一起讨論工作的特點和要求，訪問有關的管理者和從事相應培訓工作的教員三種訪談法。

在使用訪談法時，要注意修正偏差，有時被訪談者會有意無意地歪曲其職位情況，應對多個同職者訪談所搜集的資料對比加以校正。

２.問卷法

問卷法是讓有關人員以書面形式回答有關職務問題的調查方法。

問卷法可以分成職務定向和人員定向兩種，職務定向問卷比較強調工作本身的條件和結果，人員定向問卷則集中于了解工作人員的工作行為。

問卷法不容易了解被調查對象的态度和動機等較深層次的信息，喚起被調查對象的興趣。

３.觀察法

觀察法是通過對工作人員的工作過程進行觀察， 記錄工作行為的各方面特點，了解工作中所使用的工具設備、工作程序、工作環境和體力消耗。

在運用觀察項目表時，事先對該工作有所了解。

４.工作日記法

員工用工作日記的方式記錄每天的工作活動。員工在一段時間内對自己工作中所做的一切進行系統的活動記錄。

５.工作參與法

分析人員親自參加工作活動，體驗工作的整個過程。通過實地考察，可以細緻、深入地體驗、了解和分析某種工作的心理因素及工作所需的各種心理品質和行為模型。

要點四：形成直接成果———崗位說明書

工作分析的直接成果是崗位說明書。崗位說明書是記錄工作分析結果的文件，它把所分析該崗位的職責、權限、工作内容、任職資格等信息以文字形式記錄下來，以便管理人員使用。

崗位說明書主要包括姓名、部門、任職條件、工作内容等。其模闆應根據企業實際情況進行設計， 對所需要填寫的項目有所選擇， 删除關系不大的項目。

１.編寫人員培訓

對要參加工作分析訪談和崗位說明書編寫的員工進行相關培訓，對工作分析的特點進行講解，統一規定，并對有疑義的地方進行讨論。

２.編寫崗位說明書

在培訓之後，組織參加培訓的人員在規定時間内編寫崗位說明書初稿。由外部專家對崗位說明書的初稿進行審核，對發現的問題進行總結，針對發現的問題再次進行糾錯培訓。

３.檢查、完善崗位說明書

與各部門确認各崗位的任職資格。确保崗位說明書形式和内容上的完整。保證沒有标點符号和格式上的錯誤，并對工作職責部分進行複核，檢查其是否按重要性或流程排序，工作職責是否有遺落。

職位評價要點提示

職位評價是用同一客觀标準對公司内部職位的相對價值進行評估的管理方法，以職位的價值點數來反映職位的價值。

職位評價的結果将直接應用在薪酬體系建立中，是劃分薪酬等級、确定職位薪酬等級的依據，是建立内部公平合理的薪酬結構的基礎和關鍵環節。

職位評價步驟如下圖所示。

職位評價步驟

要點一：制定職位評價計劃

根據需要評價的職位的具體情況制定切實可行的崗位評價工作計劃，報人力資源部經理批準後實施。

要點二：收集相關資料

按照計劃要求廣泛收集與該崗位評價相關的各種資料。

要點三：系統測定

用一系列科學方法對該崗位的勞動環境、勞動強度、工作責任和所需要的資格條件等因素進行系統測定。

要點四：職位評價

根據對該崗位的測定結果，采用一系列科學方法對該崗位進行評比估價，以确定該職位在公司崗位體系中的崗位系數。

要點五：撰寫并提交職位評價報告

将職位評估結果寫成書面報告并上交人力資源部經理。

要點六：選擇職位評價方法

職位評價最常用的方法有兩種：排序法和因素評分法。

１.排序法

列出企業内的所有職位，然後按照類似高低排序的方式，對這些職位做重要性比較，最後排列出各職位的相對位置。

２.因素評分法

因素評分法是目前應用最為廣泛、精确、複雜的職位評價方法，又稱要素計點法、點值法等。

要點七：修改評價因素指标及權重

１.評價因素指标

需要挑選并仔細定義影響職位價值的共同因素， 比如該職位對組織的影響、責任範圍、工作難度 （包括解決問題的複雜性、創造性）、對任職人的要求 （包括專業技術要求、能力要求、生理要求等）、工作條件等。

２.權重

對每個評價因素賦予不同的分數 （點值）， 分數的大小視這個因素在全部的付酬因素中所占的重要性，每個因素的權重是不同的。

要點八：進行打分

打分包括試打分、正式打分和重新打分。

１.試打分

（１） 對所有的評價委員會成員進行一次職位評價培訓并在培訓後進行試打分

以發現問題，進行前饋控制。

（２） 職位評價培訓主要介紹為什麼要進行職位評價，職位評價的方法，為什麼要選擇評分法，職位評價的流程，職位評價常出現的問題和解決方法，以及職位評價的結果與薪資結構的關系。

（３） 在培訓時，培訓者要反複強調職位評價針對的是職位而不是人。

２.正式打分

将确定的職位評價方案推廣到公司的所有職位，對所有的職位進行評價。

3.重新打分

重新打分的對象是總分排序明顯不合理的職位和專家們意見明顯不一緻的因素。每個階段結束後，評價小組将需要重打分的職位反饋給評價委員會，評價委員會在充分讨論的基礎上對這些職位進行重新評估。

要點九：掌握職位評價原則

職位評價原則主要如下表所示。

職位評價原則

員工招聘錄用要點提示

員工招聘錄用是人力資源部的主要工作事項之一。然而，員工招聘并非人們想象得那麼簡單：到人才市場擺個攤、收集簡曆、面試、錄用。它有一整套的程序，而且要注意很多細節。

要點一：招聘準備

招聘前的準備工作主要是制定招聘計劃和起草各種招聘文書。

１.招聘計劃

招聘計劃應明确招聘人員的素質條件、招聘地區和範圍以及起點待遇等。具體來說，招聘計劃應包括八項内容。

（１） 哪些職位需要招聘員工？招聘多少人？

（２） 每個職位的員工的任職資格是什麼？

（３） 什麼時候發布招聘信息？采取何種渠道招聘員工？

（４） 如何進行員工測試？是否委托專業機構進行？

（５） 招聘費用預算。

（６） 新招聘員工的起始待遇。

（７） 新進員工報到工作時間。

（８） 招聘截止日期。

２.招聘文書

招聘的有關文書包括 “招聘啟事”、“報名表” 等内容。

３.準備工作職責與任職資格描述

在準備招聘一個新人之前，負責招聘的人力資源部必須要清楚地知道空缺職位的工作職責和對任職者的任職資格要求。因為隻有這樣才有充分的依據對候選人進行評判。一般來說，這部分工作由空缺職位的直接主管完成，人力資源部和用人部門的上級主管将在這個過程中給予指導和幫助。

要點二：選擇招聘渠道和方法

要做好招聘工作，招到公司需要的人才，必須擁有正确的招聘途徑。根據不同層次的需求尋找不同的招聘渠道，如普通工人聯系地方勞動局、儲備管理人員到高等院校、管理人員找人才市場等。現在，随着網絡時代的迅速崛起，網上招聘也是招聘渠道的一條可行途徑。

要點三：發布招聘信息

發布招聘信息是招聘工作中的重要工作，直接影響招聘的效果。招聘宣傳通常以新聞媒體發布招聘 “啟事” 或 “告示”，或者在合适的地方張貼招聘 “啟事”或 “告示”。招聘啟事一般包括以下内容。

（１） 企業的概況。

（２） 招聘崗位。

（３） 福利待遇。

（４） 報名條件。

（５） 報名起止時間。

（６） 報名手續。

（７） 報名地點。

（８） 考核的内容和方式等。

要點四：接受報名

接受報名的主要任務有以下兩條。

（１） 填寫報名表和檢驗有關證件，确認報考者的報名資格，然後發準考證。

（２） 對應聘者初步面試。招聘工作人員可根據面試情況，對初試合格者填寫報考職位、工種的志願給予指導。對初試不合格者，應耐心做出解釋。

要點五：審查報名表

報名結束後在轉入下一階段之前，還要審查報名表。在審查報名表時應注意三個問題。

1.彙總

即将全部應聘者的報名表進行彙總、分類和整理。

２.對照審查

将應聘者的情況與企業職位說明書的任職資格要求相對照，重點審查以下四個問題。

（１） 應聘者是否符合職位說明書中的任職資格要求。

（２） 應聘者在以往工作中掌握的技術、知識、能力、經驗與新工作所需的技術、知識、能力、經驗之間轉換的難易程度。

（３） 忽略應聘者對自己的個性、興趣等方面無法證實的主觀内容。

（４） 估計應聘者提供的背景材料的可信度，找出需證實的疑點問題。

３.複查

對審查合格者再次複查， 必要時可對其提供的背景材料進行核實或背景調查。背景調查可以從三個方面進行開展：身份背景調查、學曆背景調查、工作背景調查。

要點六：測試應聘者

報名表審查完後，剔出不合格人員，合格人員進入測試程序。對甄試者可以電話通知，也可以書面通知。

書面通知較正規，但若時間急迫， 則宜用電話通知。應征人員收到通知書後，通常會按時到企業參加測試，招聘人員應事先準備好有關資料。一般是先請應聘者填寫應征人員基本資料，然後再參加測試。測試包括筆試、面試、操作測試和心理測試。在測試人員時不一定這四種方法都用到，應根據企業的特點和招聘崗位的特點，具體采用其中的一種或幾種進行測試。

１.筆試

筆試就是先拟訂好試卷，由應聘者書面答卷，招聘人員根據答卷情況評定成績的測試方法。這種方法可有效地測試應聘者的基本知識、專業知識、管理知識和技能，以及應聘者綜合分析問題的能力、文字表達能力等。

２.面試

就是由招聘人員與應聘者面對面地談話，通過應聘者對所提出問題的回答及其言談舉止的表現， 來了解應聘者的語言能力、知識廣度和深度、志趣、儀表等，從而判斷他是否符合錄用标準。

３.面試評估

在一般情況下，對應征者面試結束後，要進行面試評估，以便對應征者的優缺點以及是否适合聘用條件作出明确說明。

（１） 操作測試。對于工作具有機械性、技術性、專業性的人員，招聘測試可采用這種方法，如技師、打字員、修理工、生産作業人員、統計人員、會計人員等。例如，招聘打字員，可給她一篇文章，根據其打印完成的速度、錯别字的多少評定其測試成績。這種測試時間比較長，但準确度比較高。

（２） 心理測驗。它是根據抽樣原理制作測試材料，經标準化程序，測量一個人的人格、能力、性格的差異。

測試後要形成結果，甚至要将各個應聘人員的測試情況列在一張表格中進行比較、分析，從而找出最合适者。

要點七：組織體檢

體檢環節是求職人員正式成為公司一員前的最後一關，極為關鍵。人力資源部組織求職人員體檢時，需要注意以下問題。

（１） 體檢通知。在通知體檢時，要告知求職人員 “體檢當天早晨禁食，體檢前一天晚上禁食油膩食品，注意休息” 等注意事項，以及體檢的時間、詳細地點等細節問題。

（２） 防止 “槍手” 代檢。體檢表上必須貼有體檢本人的照片，特别是在抽血時，請醫生幫助核對照片，防止作假錄用。

要點八：确定錄用名單

多種考核、測試及體檢的結果相結合，确定最适合職位要求的員工名單。

要點九：發出錄用通知

對于錄用人員，可以書面形式或者電話通知的形式，通知求職人員上崗。對于企業招聘的高級人才， 人力資源部還有必要為其提供聘用意向書， 以電子郵件、信函的方式送至求職人員手中。

在新進員工上崗前，最好給每位新進員工發一份到崗通知書。如果因為招聘量過大，逐一發放到崗通知書工作量過大，可采用電話通知上崗的方式進行。

要點十：通知未被錄用者

很多企業對未通過面試的人員不予理睬，這是一種不禮貌的行為。正确的做法如下。

對于外部求職人員，在确認求職人員不适合崗位要求後，可以禮貌地發一封郵件或短信 （絕大部分求職人員目前都有的通信方式） 告知。

對于内部推薦人員，則應分别告知推薦人和求職人員不錄用的情況，根據實際情況婉轉謝絕。對于内部求職人員，可以發郵件告知： “感謝您應聘× ×× 部×××崗位，經過慎重篩選和比較，覺得您的情況暫時與崗位要求不一緻，因此暫不考慮錄用。公司仍會積極地為内部員工創造發展的機會，歡迎您繼續争取！”

要點十一：簽訂勞動合同

在請新進員工簽訂勞動合同前，一定要查看新進員工與原單位解除勞動關系的證明，并核查簽訂勞動合同人員的身份證原件，以防引發不必要的勞動關系糾紛。關于勞動合同的簽訂與管理将在下篇的合同管理要點提示中做詳細解析。

以上内容摘自《人力資源管理工具全解》

《人力資源管理工具全解》主要包括人力資源管理理念解析、人力資源管理要領解析、人力資源管理常用工具三個部分，主要介紹了人力資源的常用術語、人力資源管理的内涵、人力資源管理操作要點以及人力資源管理常用的方法等内容。這套資料配以大量的範本、方法、方案、制度、表格，由淺入深，内容翔實，可操作性強，全面實用。

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