序号

工作類型

工作内容

具體工作

時間安排

負責人

1

會前準備

會議通知

1、内容格式參照常規，并注意本次有無特殊情況，經部門負責人審核通過後，發布。2、在相關群裡發布，根據未反饋情況，電話通知。3、做好參會人員及其綜合部負責人通訊錄，備用。4、如需分行視頻，請分行确定連接終端，至少提前一天發辦公室。5、分行如有住宿、用餐需求的，與辦公室、行政事務部溝通。

前一周或十天

——

2

會場預定

1、根據參會人數、會議性質、是否需要讨論、分行及投資機構是否參加等，提前預定會場，提出桌椅、茶水、視頻等需求。2、如在總行召開，與會議通知同時确定。

前一周或十天

——

3

短信通知

通過短信平台通知所有參會人員。注意參會人員及聯系方式更新。

會議通知發出時；前一日

——

4

席卡制作

按參會人員單位名單，到辦公室領取或重新制作席卡，注意不能遺漏。

前一日

——

5

會議材料

盡快将會議材料（會議議程、主報告、領導講話）定稿，并根據要求印刷裝袋（注意區分不同領導、參會人員），行領導材料袋中需備好簽字筆，同時認真審核材料是否完整，有無錯别字等。

前一日

——

6

會場布置

與領導确定會場形式，通知會議中心。

前一日上午

——

聯系會議中心，配合布置會場，如有需要請辦公室配合。

前一日下午

——

1、布置擺放座位、擺放席卡、水、會議材料、煙灰缸（水：一般第一排放瓷杯，後排放礦泉水，行領導自備水杯，注意提示或幫助拿水杯）。2、調試音響、視頻等會議設備。3、如有投影，調試筆記本（PPT：用定稿PPT試放，多備一台。如在外開會，最好嵌入式，防止變形。在大會議室，一般用中間屏幕播放，兩邊電視房分行視頻）。

前一日下午

——

如需簽到。會場外，備好一張桌子，兩張椅子，以備簽到使用，同時備好一盒簽字筆備用。

前一日下午

——

7

會場提示（如有需要）

聯系總行辦公室，提前安排好電子屏設置。

前一日下午

——

開會期間保持負一樓、一樓和四樓設置電子屏通知

前一日下午

——

8

會議宣傳

1、事先拟定好新聞通訊稿件、會議紀要。2、提前備好錄音筆，注意電量。

前一日下午

——

9

會議召開

會前引導（如有需要）

聯系大樓物業，要求物業安排專人在一樓入口處刷卡、電梯刷卡

會前一小時

——

人員接送（如有需要）

1、提前聯系參會人員迎接地點。2、提前确定用車人數，與行政部溝通。3、如需住宿，提前确定酒店，引導入住。3、會後，注意送回。

會前一小時

設備調試

進行會議視頻、話筒等設備的調試，同時要求會議中心錄音錄像。

會前半小時

——

行領導的邀請

在行領導所在樓層等候領導，并陪同領導前往會場。

會前10分鐘

——

會議簽到

提前半個小時到達會場入口處，組織簽到，并于會前5分鐘電話通知尚未簽到人員。

會前5分鐘

——

安排入座

積極引導現場簽到人員的落座。

會前5分鐘

——

會議錄音及記錄

1、提前10分鐘将錄音筆放置行講話人席卡内部并現場錄音。2、紙質記錄會議時間、與會人員、召開情況等。

會中

——

會議照相

1、請辦公室協助開會期間的拍照。2、注意領導特寫、主席台、會議全景（三者缺一不可），要連拍。如有特殊情形，如發言人等，也要拍。3、注意拍攝時點，一般是領導坐定後以及講話時拍（吸煙時不能拍）。

會中

——

會場應急

會議設備完好應急，如話筒、視頻等；領導事務應急等。

會中

——

會場清理

會議結束後，整理器材物品及遺忘文件。

會後

——

10

會後工作

會議宣傳

1、将事先拟定好的新聞稿件，配上照片，審核後發布。2、會議紀要，經審核，發布。

會後

——

11

會議印發（如有需要）

會後将會議材料進行印發執行

會後

——

12

材料整理

會議文件的歸檔整理，會議分組讨論整理，各機構建議整理等

會後

——

13

會議費用

履行程序，辦理報銷。

會後

——

14

跟蹤要求

對會議決議、領導提出的要求與措施，進行分解下發并跟蹤落實情況

會後

——

會務名稱：會務時間：總統籌人：XXX手機号XXX

序号

小組名稱

工作任務

小組組長

小組成員

備注

1

綜合協調組

1.負責領導參會活動的組織安排和講話材料的編寫工作；2.負責整體策劃、綜合協調及重大活動的聯絡工作；3.負責各參會部門的綜合協調、任務督查等工作；4.負責會務各種證件的辦理、領取和發放工作；5.負責會議指南的印制、管理和發放工作；6.負責領導小組日常工作；7.做好負責人分配的其他工作。

姓名XXX手機号XXX

姓名XXX手機号XXX姓名XXX手機号XXX

2

會議活動組

1.負責會場的預定、布置及費用核算；2.負責對接、安排禮儀人員的工作，包括但不限于引導領導上台、簽約環節資料放置與收回、司儀等；3.負責會議開始前的簽到組織工作；4.負責對接會議主持人會務流程及各項事宜，并安排好簽約文本的收集、整理；5.負責會間會務音樂、話筒、會務背景PPT切換等後台操作；6.做好××分配的其它工作。

姓名XXX手機号XXX

姓名XXX手機号XXX姓名XXX手機号XXX

3

考察活動組

1.配合綜合協調組，分管負責考察活動方案、牽總、組織工作；2.負責落實與對接參觀考察本地企業；3.負責落實本地知名企業參會，并做好座談發言準備工作；4.負責落實考察活動的新聞報道工作；5.做好其他臨時性工作。

姓名XXX手機号XXX

姓名XXX手機号XXX姓名XXX手機号XXX1

4

宣傳報道組

1.負責會議期的錄像、攝像、小視頻等工作（可外包、需對接）；2.負責會議前期、中期和末期的新聞通稿的發布工作；3.負責對接外部各媒體、報社，會議宣傳資料的分享等；4.負責對接廣告公司，做好會議現場所需廣告物料的制作，包括不限于桌簽、會務背景、展架畫面設計、簽到牆、會務台搭建等；5.做好××分配的其它工作。

姓名XXX手機号XXX

姓名XXX手機号XXX姓名XXX手機号XXX

5

後勤保障組

1.負責财務、信息服務、資料管理、會議服務、後勤保障等工作；2.負責來賓住地的預訂、會議期來賓報到、食宿、車輛安排等後勤保障工作；3.負責落實當地參會人員的邀請；3.負責大會的各類費用的預算編報工作；4.做好××分配的其他工作。

姓名XXX手機号XXX

姓名XXX手機号XXX姓名XXX手機号XXX

備注：1.本工作明細表較适合于大型會務活動（包含的環節有現場考察、大型會議、住宿、車輛、餐食等）；2.本表亦适用于微小型接待考察活動，可将“小組名稱”更換為“責任人”，删掉“小組成員列”；3.會務活動雖相似，但也存在差異，需要根據實際情況，對“工作任務”列修改；4.如果工作人員有限，在保障不重合的情況下，可以安排一人多職。

信息收集

序

工作内容

工作要求

責任人

備注

1

來訪信息收集

與對方聯系人充分溝通，收集來賓基本情況及來訪意圖，主要包括：來賓人數、姓名、性别、民族、職務及排序、宗教信仰、生活習俗等，來賓來訪意圖、日常安排、接送需求、住宿需求、用餐需求、票務預訂需求等，來賓随同人員、司機人數、車輛牌号、列車車次、航班班次、抵達時間等。

接待方案

序

工作内容

工作要求

責任人

備注

2

拟定接待方案

根據接待活動類别拟定活動方案，主要包括：接待方針、規格、形式、時間、地點、出席人員、議程、費用預算等。

接待要素确定

序

工作内容

工作要求

責任人

備注

3

确定接待場所

如在公司會場開展接待活動，應提前預定接待場所（會議廳、貴賓廳、文化展示廳等）

如在外部開展活動，應提前确定接待場所。

4

食宿行安排

視活動需要，如需用餐的，工作組應提前預定餐廳。

視活動需要，如需住宿的，工作組應提前預定賓館。

視活動需要，如需用車的，工作組應提前提出用車申請，如外租車輛，應提前聯系好租車公司。

5

文字材料準備

工作組負責拟寫出席領導講話稿、彙報材料、交流材料、歡迎辭、祝酒辭、賀辭、賀信等，根據需要制作PPT演示稿。

工作組負責協助活動主持人拟寫主持詞。

工作組負責各項文字材料的準備、收集、彙編、打印裝訂等工作。

視活動需要，工作組負責拟定活動宣傳标語内容。

6

物料準備

視活動需要，提前開展活動相關物料的領取、采購、設計、制作等工作，括但不限于：活動主題背景闆或條幅、宣傳條幅，歡迎條幅、指引水牌、活動桌簽、宴會桌簽、車證、胸卡、胸花、邀請函、辦公耗材、錄音筆、激光筆、禮品、酒水等。

工作組應提前對接待場所踩點，及時确定所需資源，并保持與聯系人聯系順暢。

7

費用預算

接待活動中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅費用的，發生費用一般由主辦部門/單位承擔。

工作組應根據活動預算提前拟定好費用預算報告，并報審批。

通知及反饋

序

工作内容

工作要求

責任人

備注

8

通知我方

工作組應在确定來訪詳細信息後，通知我方拟出席人員，通知至少包括：時間、地點、來賓信息、來訪意圖、議程安排、相關準備、着裝要求、聯系人及手機号碼等，如在外部開展接待活動，通知應注明會場位置圖、行李路線、公共交通乘坐方式等。

9

通知對方

工作組應在确定我方接待安排後，以函件形式反饋對方接待活動的時間、地點、行車路線、聯系人及手機号碼等，可溫馨提示當地溫度、天氣、建議着裝、接送聯系人（手機号碼、車輛牌号）等。

10

人員落實

工作組負責協調落實我方出席活動人員。

11

通知提醒

工作組應提前1天利用手機短信等通訊方式提醒我方出席人員活動日程安排，包括時間、地點、相關要求等，可溫馨提示會場溫度、建議着裝、行車路線等。

食宿行安排

序

工作内容

工作要求

責任人

備注

12

餐飲準備

工作組應提前收集來賓民族、性别、職務及排序、宗教信仰、生活習俗、飲食習慣、喜好禁忌等信息，并在膳食準備中作相應注意。工作組應指定專人安排來賓随同人員的休息與膳食。

13

緻辭

需主賓雙方緻辭的宴會，工作組需提前為領導準備緻辭，由主人先緻歡迎辭，來賓再緻答辭謝。

14

住宿

需安排來賓住宿的接待活動，工作組應優先選擇協議酒店，視來賓級别情況安排房間。

15

交通

需安排車輛接送的接待活動，工作組應提前根據來賓級别和人數，向總經理辦公室提出用車申請或外租車輛，并指定專人随車接送。

16

迎接

工作組應提前與對方聯系人确定抵達時間，根據級别對等的原則，通知我方領導在指定地點迎接。

17

送别

視接待活動類别，根據級别對等原則由領導陪同來賓前往機場或車站送别。

禮品安排

序

工作内容

工作要求

責任人

備注

18

紀念品準備

視活動需要，工作組應提前準備紀念品，紀念品應體現企業文化，富有紀念意義或象征意義，尊重來賓的風俗習慣。

19

贈送時間

視活動需要，選擇贈送時間（見面初、活動中、送别時等）

活動期間安排

序

工作内容

工作要求

責任人

備注

20

簽到

視活動需要可設簽到處，可在簽到時發放相關材料。

21

迎接

工作組應指定專人引導來賓，重要來賓抵達時應提前通知到指定地點迎接。

22

設備監控

工作組應指定專人負責活動開展期間各類設備監控。

23

會議記錄

工作組應指定專人作會談（會議）錄音及記錄。

24

茶歇

如活動時間較長，可在活動休息時間安排茶歇。

25

宴會服務

工作組應指定專人負責宴會現場監控，根據需要，及時調配服務人員，及時補充酒水。

26

住宿

如活動有住宿需求的，工作組應指定專人提前安排好參會代表住宿房間，可提前為來賓代領房卡。根據活動作息時間，通過前台設定叫導服務，并适當提醒退房時間、結賬事宜等。

27

交通

如活動有用車需求的，工作組應指定專人負責用車安排及調度，如集體乘車應指定乘車召集人。

後續工作

序

工作内容

工作要求

責任人

備注

28

會場整理

工作組應指定專人負責檢查活動現場遺落物品、收回或銷毀活動相關材料。

29

對賬結算

工作組應指定專人負責與會場方對賬結算。

30

材料整理

視活動需要，于活動後整理形成文字材料（會議記錄等），并經接待牽頭領導審定後發布或存檔。

31

材料存檔

工作組負責于活動後收集、整理、保管活動文字材料及多媒體資料，重要活動文字材料及多媒體資料等應移交檔案室存檔。

32

材料贈予

視活動需要，工作組可将接待過程中的攝影、攝像等多媒體資料編輯後贈送來賓。

33

活動宣傳

會務組于會後及時确定活動報道事宜。

序号

項目/事宜

數量

單位

單價

金額

備注

一、住宿、房務

數量

天數

¥0.00

1

套房

2

單人間

3

标間

二、餐飲

¥0.00

1

午餐

桌

¥0.00

2

午餐酒水

項

¥0.00

3

晚餐

桌

¥0.00

4

晚餐酒水

項

¥0.00

5

夜宵

項

¥0.00

三、會議室

場次

1

XX号會議室

¥0.00

2

XX号會議室

¥0.00

四、會務其他

1

會務水果（客房）

間

¥0.00

2

會務水果（會場）

人

¥0.00

3

會務交通費（派車、會務組交通費）

項

¥0.00

4

宣傳物品（條幅、簽到台、展架、指示牌等）

項

¥0.00

5

會務機動費用

項

¥0.00

五、禮品/獎品

1

個

¥0.00

2

個

¥0.00

3

個

¥0.00

六、往返交通費（預估）

1

人

¥0.00

2

人

¥0.00

3

人

¥0.00

4

人

¥0.00

5

人

¥0.00

6

人

¥0.00

7

人

¥0.00

七、合計預算費用