最近幾天自己把電腦上的曆史文檔進一步做整理，其中主要是對類似temp臨時目錄文件夾進行整理，花費了差不多2個半天的時間才算基本整理完成。

就我自己的電腦來說，基本的文檔目錄劃分，文檔歸類整理還是比較完整的。類似公司内部管理會分為産品售前方案模闆，産品規劃和研發，團隊管理和考核，經營會議等大目錄；而對于外部項目本身又會分為項目售前支撐，執行項目跟蹤管控等。而對于執行項目本身一般又會分為項目計劃啟動，需求方案，實施執行，驗收，産品定制開發等大的目錄結構，整個文檔分類和管理還是相對完善。

但是最近發現一個大的問題就是，在後續的項目日常管理和跟蹤中，有些關鍵的文檔并沒有及時歸檔到對應的目錄中，而是在桌面上增加了很多temp臨時文件夾對日常項目溝通協同，郵件反饋的文檔進行存儲。在存儲的時候為了避免文檔擠壓太多，自己還按月份每個月建一個新的文件夾進行存儲。而整個裡面最大的問題就是臨時文件越積越多，當然垃圾類文檔也越來越多，導緻這些文檔沒有進行很好的管理，有些有用的文件也沒有及時挪出。雖然自己的電腦桌面經常看起來還是很幹淨，但是一到内部目錄就很亂了。

而對于個人文檔的管理，實際上最重要的就是建立好分類目錄和文件夾結構，并能夠配合everything搜索工具以快速的查找和定位到需要的文件。實際上我們觀察周圍同事朋友你就會發現基本的文檔管理是否做得好。

1. 本身電腦桌面就很亂：有兩種可能沒有及時整理到歸類目錄，但是更大可能是基本沒有文檔管理
2. 電腦桌面幹淨，但是内部基本沒有分類目錄，文檔全部丢到類似temp臨時文件夾
3. 電腦桌面幹淨，内部文檔分類目錄也建立了，但是目錄建立的類别，粒度不合适

當然對于第3種情況已經算得上比較好的個人知識或文檔管理了。需要進一步改進的就是文檔目錄重新規劃，以進一步方便進行文檔查找和檢索。文檔分類目錄的規劃需要注意以下幾點。

1. 文檔分類目錄基本符合MECE法則，即不會出現文檔同時屬于兩個目錄而不好歸檔情況
2. 文檔分類目錄要和自己日常工作事務和學習本身的挂鈎，以業務驅動來進行目錄分類
3. 目錄結構的層次要合理，不能太深也不能太淺，原則是經常用的層次淺，長期不用的層次可以深

文檔目錄的整理，特别是一級目錄整理一定不能太多，一級目錄涉及到我們關鍵記憶，如果一級目錄本身就很多将直接增加我們的記憶負擔，一般3到5個一級目錄足夠，然後在進行二級分類展開。而對于本身的目錄層次也同樣，常用的文檔一般控制在3層以内比較合适，不常用的可以5到7層都可以。

平時對電腦中文檔進行及時整理本身也符合斷舍離的思路，即不要過多的擠壓保留無用文檔，而要及時清理隻保留有用的關鍵文檔。有時候文檔越多就越容易混亂，反而對自己造成負擔，特别是很多人在學習的時候大量下載網上學習資料，這個在很早以前講個人知識管理的時候就談到過這點。

這次文檔整理，最大感受就是對于temp臨時文件夾的管理，最好的思路就是文件夾的存在最多應該隻保留最近1個月的臨時文件，同時在下個月的月初對上個月整月的臨時文件進行清理，該删除的删除，該歸檔的歸檔，及時的清空上個月的臨時文件夾。而不是類似我原來方式即不斷地創建按月分類的臨時文件夾，這樣直接導緻了臨時文件混亂，有些關鍵文檔不方便查找和丢失的問題。

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