成為一名優秀的外貿業務跟單員該如何工作日常工作流程是些什麼

外貿跟單員是指在進出口業務中，在外銷合同簽訂後，依據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結彙等部分或全部環節進行跟蹤或操作，協助履行對外貿易合同的外貿業務人員。

外貿跟單員的工作内容主要是履行合同的跟進，它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結彙等環節。

外貿跟單員按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類：

①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；

②中程跟單是指“跟”到裝船 清關為止；

③全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。

跟單員按業務性質又可分為外貿跟單和訂單跟單（生産跟單）。

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生産，出貨跟蹤，制單結彙等。

首先是關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

寄目錄，樣本或準備樣品：樣品分為工廠現有的款式，新款或按客戶來樣做的複樣。

無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行确認。特别是新品可能要反複修改幾次。

外貿跟單員一定要保存好最終的确認樣品，以免客人在下單時找不到确認樣。

在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為外貿跟單員要做到：

1： 有完整的産品資料。

2： 新品的成本，價格要進行核算。

3： 新品的制作要留有實樣。

4： 客戶的來樣要保存好原樣。

一．接單：接單即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。

任何載明雙方當事人名稱，标的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，傳真，E-MAIL.，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：Fax, Email或書面合同等方式。跟單員都應注意将它們轉成書面訂單并要格外注明訂單産品的規格、數量，交貨期，等。

2．接單的途徑：交易會，出訪客戶，出國參展，邀請客戶來訪，利用GOOGLE搜索關鍵詞開發的客戶，客戶訪問利用SEO優化後的公司網站，B2B網站上的公司店鋪，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1） 合同：（CONTRACT）合同有由賣方草拟銷貨合同（SALES CONTRACT）和由買方草拟購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。

（2） 确認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。也叫銷貨确認書（SALES CONFIRMATION）

購貨确認書（PURCHASE CONFIRMATION）：這種格式的合同一般适用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特産等。

而合同用的比較正規，機器設備，大棕貿易的進出口。

還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。

客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到後要及時回複，不能置之不理，否則算默認。

（3）形式發票：PROFORMA INVOICE：買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外彙，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。

這種發票在成交後不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。

為了區别于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同号，形式發票号，開出日期）。

産品信息 （品名，數量，價格，交貨期）。合同條款{價格條款要明确 （FOB, CFR, CIF），付款方法要明确 （LC, TT）}。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或彙款。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價，就是買方主動來函請求賣方報價。

（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并願意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種确定的表示。

在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。

（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價，就是對對方給出的價格進行還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并願意按這些條件達成交易，訂立合同的一種确定的表示。

二．審單：即審核合同

（1）審單内容： 确認産品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

對客戶要求的不同材質、不同工藝，甚至加工設備也不一樣的産品訂單。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。

（2）開生産單、流程卡:每張單開時，一定要把客戶要求在生産單上寫清楚。交生産部門或生産工廠生産之前，應向倉庫了解生産原材料是否足夠本單的生産。

（3）生産過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時将情況反映到公司最高層或工廠的廠長，找到解決的辦法。

（4）小樣:打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和産的依據。

一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶自己确認後再下單做大貨。

（5）修改定單:一般情況是要求客戶重新下單，外貿跟單員重新開單交生産部生産。

當客戶提出取消定單時，外貿跟單員一定要收回舊的生産單、流程卡 等。

（6）質量：也稱品質，是貨物的外觀形态和内在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是外貿跟單員進行審單的首要條件。

凡是憑規格，等級，标準等文字說明達成的合同，交貨的品質必須與合同規定的規格，等級，标準等文字說明相符；

如果是憑樣品達成的合同，則必須與樣品一緻，如果既有樣品又有文字說明，則兩者均需相符。

（7）數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥。

如合同有“溢短裝條款”則賣方在履行合同時，在數量上就可以比較靈活。

如合同數量前加“約”，國際上對約字的含義解釋按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（8）單價，總額的審查：客戶下單有的會将單價标出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要核對與我們給他的報價是否相符。

（9）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB船上交貨價（指裝運港船上交貨的價格術語），

CFR （COST AND FREIGHT.）成本加運費價格術語。

CIF 成本 保險費 運費（指目的港）價格術語。

常用的FOB CFR CIF幾種價格術語。

（10）付款方式審查： 付款方式是否能接受LC ,T/T 付定金。 支付的貨币能否接受？

（11）包裝要求的審查：貨物的包裝必須符合出口合同的規定，貨物的包裝如同品質一樣，也是外貿合同的主要條款。

有的國家法律把合同中的包裝條款視為對貨物說明的組成部分。賣方必須按照合同規定的包裝方式交付貨物。

與客戶達成合同前，可以把工廠産品本身自有的包裝展示給客戶看能否接受？如是客戶提出的包裝要求，（彩印，尺寸）我們能否做？

客戶提出的包裝材料我們是否齊全？（内包裝，外包裝，标簽，說明書）内包裝：普盒，白盒，彩盒，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。

外包裝最主要是運輸标志的樣式即唛頭印刷，如果合同有規定或客戶另有指定的唛頭，則必須按照合同規定或者客戶要求刷制辦理；

如果合同未規定，客戶對此又無要求，則由出口方自行選定運輸标志。一般包括收（發）貨人縮寫，目的港，件号等内容。

如進口國有關當局規定包裝運輸标志必須使用特定的文字（如海灣國家要求用阿拉伯文），一般應予照辦。等等。

（12）交貨期的審查：交貨時間是國際貿易貨物買賣的主要交易條款，如果違反，買方不僅有權拒收貨物并提出索賠，甚至還可以宣布合同無效。

所以，貨物備妥的時間必須适應出口合同與信用證規定的交貨時間和裝運期限。并結合運輸條件，根據船期進行妥善安排，一般還應留有餘地。

所以，外貿跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備貨物，并按時裝船送達。

交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3 周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（13）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式 如 FOB價格成交等。

如我們付運費的CIF 或CFR等，盡量用海運。如報的價是海運價，而客戶要求空運，我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

（14）檢驗貨物的質量，做好質量監督工作：質量監控是備貨過程中一項非常重要的工作。

産品的質量關系到合同能否最終順利履行，關系到出口商的聲譽，出口企業和外貿跟單員必須高度重視。

雖然控制産品質量是生産方的事，但是為了保證按時按質按量對外交貨，外貿跟單員隻要有條件就應該積極參與全程質量監控。

一旦發生問題，外貿跟單員應該立即提請有關生産部門及時采取措施。

（15）大貨生産出來後，還要安排出貨：貨物出運時，企業一般要求辦理出倉手續。

很多外貿進出口公司使用“貨物出倉申請單”作為貨物出倉的交接手續，是貨物出倉辦理的主要手段。

三．催審單證：大多數的出口貿易的支付方式選擇L/C。對安全收彙有保障，因為是銀行信用。隻要所提交的單證與信用證條款一緻，銀行保證付款。

外貿業務員和外貿跟單員有句俗話：“不見兔子不撒鷹” 。 這裡的“兔子”不是指合同而是指“可以接受的信用證”。

有時即使接到信用證，但是信用證内容不能為我方完全接受，也是萬萬不能發貨的。就是隻有見到合格的“信用證才能發貨”

所以，外貿跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的工作非常非常重視和謹慎，外貿跟單員要認真對待，以保證合同的順利執行。

1.催證：是指在采用信用證支付方式之下，當進口商未按合同規定的時間開來信用證，或出口商根據貨源和運輸情況可提前裝運時，通過電話，E-MAIL.傳真等方式催促進口商迅速開出信用證的行為叫做催證。

2.審證：是當進口商開來信用證時，出口商必須對開證銀行及信用證内容進行認真審查核對。

審證是銀行和外貿公司的共同職責，但在範圍和内容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿易往來，開證行的資信等等。

銀行在收到開證行的電開信用證後，應當核對密押；

接到信開信用證時，則應首先核對印鑒（簽字），

如果發現印鑒，密押不符時，要及時對外查詢核實。同時通知有關公司和企業。

凡是來證必須明确表明“不可撤銷的”信用證。并不得附加限制和保留條款。

如在信用證中規定“需開證行通知生效”，“在付款人拒付的情況下承擔付款義務” 甚至“銀行隻負責轉交單據的責任，不承擔付款的義務”等等。對這種限制或保留條款都不能接受。

在遠期信用證項下，規定彙票付款人是進口商時，一般也不能接受，

如果合同規定信用證是保兌的，應審查信用證有無“保兌”字樣，保兌行名稱及保兌條款。并審查保兌行的資信。

如果合同規定是可轉讓的信用證。應該審查信用證有無“可轉讓”字樣和可轉讓條款。

如果合同規定貨物需經某地轉運，信用證中應該表明“允許轉運”

外貿公司跟單員還要審查開證人和受益人是否正确，除合同另有規定外，開證申請人一般應為進口商，對開證申請人的名稱和地址應進行認真核對，防止錯發錯運。

對受益人的名稱地址也要認真審查，如果發生錯誤包括文字上的個别錯誤都應給予證實并改正。以免将來制單，議付時代理麻煩影響正常收彙。

L/C的貨物和币種，金額必須與合同一緻，金額的大小寫要一緻。

凡合同中訂有“溢短裝”條款的，信用證金額應包括“溢裝”部分的金額在内；

凡以CIF&C價格條款成交的，其傭金系以後彙付的，信用證金額應該包括傭金數額。

對來證中要求所提供的單據種類，填寫内容及文字的要求等，要認真審核。

如：要求發票，産地證必須由國外第三者簽證以及在提單的目的港後面加指定碼頭等等不合理要求，都應該慎重考慮。并要求對方修改信用證。

對保險單内容的要求，應該與合同一緻，如果要求與合同不符，應讓對方修改信用證或根據保險公司的有關規定适當處理。

增加保險金額或險别時，一定要在信用證中明确“額外費用由開證人負擔”

裝運期必須與合同規定的時間一緻。如果來證太晚或發生意外不能按時裝運，應及時電請進口商展延裝運期限。

如發現來證僅規定有效期而未規定裝運期時，信用證的有效期可視為裝運期。

如果信用證的有效期和裝運期是同一時間，即所謂“雙到期信用證”，可根據能否提前裝運而決定是否讓對方改證。

當國外來證僅規定裝運期，沒有規定有效期，必須立即電請對方改證明确有效期，因為信用證的有效期是不可撤銷信用證所不可缺少的内容。

來證的到期地點，一般規定在受益人所在國境内，如果規定在國外到期，則不好掌握寄單時間，容易引起糾紛，所以，遇到信用證在國外到期時，應該及時要對方改證為在中國到期。

3.改證：如果發現與合同規定有重大不符，出口商不能接受，應該按照合同的規定，讓進口商通過原開證銀行修改信用證。

審證後發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

凡是因為對方原因，因修改信用證而影響裝運期的，信用證的有效期和裝期都要展延。

對國外的修改信用證通知書也要認真審查，如果修改的内容有我們不能接受的條款，要及時将通知書退回通知行，否則按慣例解釋，即為接受。

在未收到對方信用證修改通知書時，一般情況下不要對外發貨。

四.租船訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題後，我們就要進入到出貨裝櫃，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。

（1）跟單員在出貨前4-5天就要聯系出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇，制作裝箱單，跟蹤裝櫃等。

（2） 貨櫃選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有：

20英尺貨櫃，容積 29 – 30立方，可裝17.5噸重貨；

40英尺貨櫃，容積 58 – 61 立方，可裝重貨22.5噸；

40H英尺高櫃，容積 68 –71立方，可裝重貨27.5噸；

（3）制作裝箱單：裝箱單着重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛淨重，包裝尺碼，總體積，箱号，唛頭等。

（4）跟蹤裝櫃：出貨前一天通知有關人員并确定出貨數量的準确性。協助生産部門安排好人員裝櫃。

貨櫃到廠後，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個櫃内有幾種貨，每一規格的産品要留一二箱放于貨櫃尾部用于海關查貨用。

五：制單結彙：是出口貨物跟單的最後一個環節也是最關鍵一環。

（1）制單：貨物裝船後，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的内容制作各種單據。

要在L/C的有效期内将單據送交銀行。出口單據主要有：彙票，發票，海關發票，提單，裝箱單，産地證，商檢證，保險單等。

（2）結彙:如按L/C的規定制作單據，并及時送交銀行，我們就可及時收到貨款。

單據要求：正确，完整，及時，簡明，整潔，單單相符，單證一緻。

六、外貿跟單員職責

1、跟蹤每筆訂單的生産并将貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。

2、同新、舊客戶保持聯系增加溝通，了解客戶所需。

3、掌握、了解市場信息，開發新的客源。

4、做好售後服務。

七、外貿跟單員的售後服務

1.客戶投訴或是退貨時：對客戶的投訴，我們要了解問題出現的原因，并要采取措施，找到對策，避免下次出現。

2.客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們提出的解決方案。若能返修，則對産品進行返修好後再出貨。

3.如果很嚴重的就重新生産，補單生産再送貨。

4.盡可能采用相互讓步的折中方法。有時隻能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達到雙赢。

八、 外貿跟單員在工作中應該是一個溝通能手：

1.同本廠内的各部門溝通：面對生産部門外貿跟單員就是客戶，所做的一切在對老闆負責的同時也要對客戶負責。

多同生産部門溝通，讓他們能更明确的了解到在生産訂單時客戶的意圖，使生産更順利，能更好的滿足客戶的要求。

2.同客戶的溝通：先要了解客戶的心态，他們是希望你在最快的時間裡，給他最好的貨，價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。

3.我們若能将手上的每張訂單都當作是自己的事，至始至終的做好，對客戶就不難交差。

隻要我們能真誠地對待客戶，客戶也會在有些問題上理解你，不會令你難做的。

我們盡可能的替對方多想一點，當客戶有錢賺時，老闆也就有錢賺，外貿跟單員自己也能有升職加薪的機會。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!