來源：PM圈子（pm1178）

不會寫郵件的項目經理隻能當個背鍋俠。

很多項目經理，其實并不會寫郵件，重點說不清，責任相關方不确認，最後一封糊裡糊塗的郵件隻能把自己徹底弄成一個背鍋俠。下面我們整理了大家在寫郵件時經常會犯的幾個錯誤：

1.說明來意（直奔主題）

• 事情（關于X項目免費開發特批的申請）
• 結果（關于XX嚴重bug處理完畢的說明）
• 問題（關于XXX項目出現重大風險的說明）

2.背景說明（短小精幹，突出重點）

對下方事件的說明背景要全面覆蓋，确保認知是統一的，不要缺失信息，但不能冗長。

3.存在風險/事件分析

注意用 1 2 3來歸納，同樣是結果優先。如：

• 資源投入風險：關于項目的外包資源無法及時投入項目
• 項目延期的風險：因為XXX原因導緻項目延期

4.我方的解決建議/訴求

重點注意：

• 對于問題，特别要注意不要隻抛問題，不提解決建議
• 解決建議要與上方的風險一一對應

5.注明責任人、DDL或行動計劃（明确人和時間）

對于需要其他人負責的事項，需要有明确的責任人，明确的解決時間，或行動計劃。

6.其他技巧

• 提醒收件人注意，如标題“重大風險”“重要事項！”“請務必關注”等；
• 善用字号及色彩，如風險事項紅色标注，重點關注内容加粗加大，但需注意，不要滿篇紅色或加粗加大；
• 責任人及時間重點高亮标注。

▍案例一：沒有落地責任人及時間等多處錯誤的郵件

背景：A項目是一個标準産品 定制的項目，定制部分為外包方式，産品也會做一點定制功能，客戶在使用過程中産品BUG較多（以下郵件隻提取關鍵信息，重點關注事項标粗）。

郵件

标題：關于A項目功能完善開發資源協調說明

收件人：商務（王某）、商務領導（李某），研發（張某），産品領導（鄭某），外包負責人（孫某），PM直屬領導（郭某），PM所在一級部門領導（劉某）

各位領導及同事大家好：

A項目近期整體情況為（省略），如下我會總結一下過去的工作總結及需解決的問題，具體如下：

一、近期工作總結：

1-3：總結情況（省略）

4.目前涉及新功能及功能完善部分，不在原本外協開發的合同中，需要從公司商務層面同外協協商好對應的合作和采購服務事宜。

5.目前外協解決問題的速度和态度有些怠慢，對需要修改的内容提出有償服務的要求，這一點請領導一定要提前溝通好，并确定采購的事宜。

6.客戶提出了以下問題需要急需解決，針對這些問題需要開發者（内、外）協同完成功能修改和完善。

二、需盡快協調與确定事宜：

1、需要盡快确定好本部分内容是由外部開發完成，還是由内部開發完成，如果是外部開發，需要盡快協調同開發确定好對應的開發内容和完成采購任務。

2、需要内部的産品和開發團隊協助完成功能評估和天數評估，并同外協開發部門溝通好技術問題和開發的過程技術支持（當外協遇到問題時）。

注意：以上風險請領導和同事盡快協調和确認結果，請務必給出建議和協助推進，不要等到客戶耐心不足時在行動，這是一個很大的風險。

錯誤分析：

1. 在不詳細知曉項目的全景情況下，所有安排事項無責任人，需要做的事項沒描述清晰；
2. 總結中的4/5/6點都是需要協調解決的事情，但是放到工作總結中；
3. 問題處理清單，無處理責任人；
4. PM沒有明确的解決落地的建議，全程就在安排其他人，且需要收件人從這一堆事項中抽取自己要幹的事項，并主動推動，否則項目風險自己看着辦。

本次郵件導緻的現實結果：

1. 商務領導回郵件艾特PM直屬領導，請給與該PM更多的支持與賦能；
2. 商務領導回郵件，截圖第二條需協調事宜，并問産品負責人，你的意見是怎麼處理？
3. PM所在一級部門領導問PM直屬領導，需要我做什麼嗎？
4. 其他人無一回複；
5. 特意找到PM問他到底要幹啥？

下面是修改後的郵件，大家可以對比一下：

修改後郵件

标題：關于A項目重大風險事項及需推動事宜的安排

收件人：商務（王某）、商務領導（李某），研發（張某），産品領導（鄭某），外包負責人（孫某），PM直屬領導（郭某），PM所在一級部門領導（劉某）

各位領導及同事大家好：

A項目近期整體情況為（省略），如下我會總結一下過去的工作情況和需要解決的問題，具體如下：

一、近期工作總結：

1-3：總結情況（省略）

二、需盡快協調與确定事宜

關于外包費用的追加（先說要幹啥，目的優先）：目前客戶有新需求追加及外包商對本次合同内的超範圍服務要求追加費用，請：

1）@商務（王某）與客戶聯系确定是否需要追加費用或免費給客戶做。

責任人：王某

DDL：下周末前

2）@外包負責人（孫某）與外包商跟進新需求外包費用事宜，本期超範圍部分建議免費或納入新合同中。

責任人/合同落地：孫某

需求人每天确認：PM

DDL：本周末

2.關于客戶提出的需求及遺留問題事宜，請：

1）@産品負責人（鄭某）内部評估哪些需求内部消耗并給予我回複。

責任人：産品負責人（鄭某）

DDL：本周末

2）@研發（張某）請針對目前給出的問題清單的遺留事項在限定時間内處理完成，如無法完成請及時給予我反饋。

責任人：張某

DDL：按list時間

特别說明：

A項目為公司的重點項目，目前來看項目時間非常緊迫，遺留問題多，項目本次風險的度過，需要各位的全力支持，并請各位大佬關注及推動，我會積極的推動項目，并盡量做好提前的風險規避與客戶安撫工作。@商務負責人@産品負責人@交付負責人@交付負責人領導

▍案例二：一封需要讓你猜表達重點的郵件

郵件

各位好：

XX項目，5月底提出問題【A】，6月3日對内已上線，6月中下旬對外上線，經與産品讨論可使用域解決方案解決該問題，産品排期為9月底。

因客戶會較大程度影響到對外用戶的體驗，特此申請：

1、評估具體的工作量，期望完成時間本周三前；請@隔壁老王 将此工作量報與二期調優費用，一同洽談；

2、提高優先級，客戶明确表示最晚接受時間為7月底。

錯誤分析：What are you說啥嘞？

• 産品問題【A】？
• 6月3日對内已上線，6月中下旬對外上線？
• 經與産品讨論可使用域解決方案？
• 産品排期為9月底？
• 評估工作量？
• 提高優先級？

修改後郵件

标題：關于項目開發方案落地時間提前的申請（說明來意）

XXX客戶，5月底客戶發現一個問題【A】，客戶認為會較大程度的影響用戶體驗，故需要我們出具解決方案解決此情況。（背景）

經我與産品讨論可以在9月底實現使用域解決方案解決該問題。（告訴大家已經有解決的辦法了）

但是6月中旬客戶已經内外部全面上線（之前郵件去扯幾号對内上線，幾号對外上線有啥意義？），客戶無法接受9月底的時間，希望最遲在7月底實現，故申請産品提前工期，感謝！

另：評估具體的工作量，期望完成時間本周三前，請@隔壁老王 将此工作量報與二期調優費用，一同洽談。

以上就是我們在寫郵件的時候需要注意的問題和方法。

學會寫郵件是項目經理必備的工作能力之一，除了能讓你理清工作之外，最重要的是明确工作職責和責任人，不要莫名其妙被甩鍋！

-THE END-

PM圈子,洞察50W項目經理的苦與樂

作者：郭萬鵬，PM圈子大咖秀特邀嘉賓。

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