/ 1 /永遠做不完的表格
說到學習Excel,大部分人想到的,無非就是函數公式啊、數據透視表。再厲害一點的,就是學習VBA、SQL語句,還有什麼VSTO雲雲。
這樣也沒有錯誤,畢竟網絡上的Excel課程,大部分都是按照這些路子,來教大家的。
但是,接下來,我要說但是啦,注意聽!
今天,你學會了VLOOKUP函數,但是在你的員工信息表裡,計算結果總是 #!N/A。
明天,你學了SUMIF函數,但是在銷售報表裡,按部門求和的結果,怎麼都不對(總銷售額求和為什麼都是0)。
後天,你學習了LOOKUP函數,但是那個LOOKUP(1,0/(#?#?#?),A:B)的公式,總是記不住中間怎麼寫。
這半年,買了N多個Excel課程,每天堅持學習Excel,但是自己還是一個基層員工,看不到升職加薪。
你要記住這樣一個定律
專注什麼樣的人
你就會變成什麼人
專注什麼事情
你就會天天做這些事情
一直學習函數公式,解決工作遇到的Excel疑難雜症,你就會應付來自老闆各種表格要求,處理同事丢過來的格式亂七八糟的表格。
/ 2 /一本好書,學會設計表格
因為工作原因,經常和日本客戶打交道,在閱讀客戶的表格時,心裡總是默默的稱贊,客戶做的表格真漂亮。
他們怎麼能把每一個表格都做的那麼精緻,有商務範。這兩天在讀《為什麼精英都是Excel控》(日本作者:熊野整),我在書中找到了答案。
日本客戶在制作報表時,從一開始就遵循了一套規範的制作原則,這樣做有幾個好處:
1- 規範化工作流程。全公司的表格樣式都是統一的
2- 提高工作效率。因為格式統一,每個顔色、樣式代表的含義,非常清楚,表格理解起來非常快速。
3- 提升工作質量。一個簡潔、漂亮的表格,每個數據含義清晰,團隊協作起來更加順暢,工作質量自然就提高了。
看到這樣的表格,可以心情很舒暢的開始一天的工作。
/ 3 /表格模闆,不隻是好看
“找一個好看點的模闆”,通常從是我們在尋找表格模闆時,首當其沖(也是最主要的)的一個需求。
但是《為什麼精英都是Excel控》告訴我:一套完整的表格模闆體系,好看是其次,最重要的是提高工作效率,減少誤算的幾率。
制作一套整齊的Excel有兩個好處:
1- 減少Excel帶來的壓力和誤算
2- 獲得客戶和團隊的信賴
1- 減少Excel帶來的壓力和誤算
我們經常收到同事發過來的表格,打開之後無從下手:
不知道從哪裡開始看
不知道這個數字是怎麼計算出來的
不知道這個表格要傳遞的信息是什麼
這些都是Excel帶來的閱讀的壓力。對比一下下面兩個表格,你會覺得哪個閱讀起來更加的輕松?
表格1 ↑
表格2 ↑
顯然第2個表格看起來更加的清晰,更加的有商務範。
要減少表格閱讀的壓力,做任何人都看得懂的表格,可以從下面幾個方面改進。
1- 樣式簡約,能夠短時間内完成表格,提升工作效率。
2- 公司所有人做的表格都可以快速理解,減少表格理解成本。
3- 能夠提升Excel計算或分析的質量。在後續制作表格的時候,不用因為格式而左右為難了。
2- 獲得客戶和團隊成員的信賴
我們經常疑問,為什麼客戶做的表格都那麼好看,那麼的專業,工作中也很少質疑客戶的表格會出錯,這就是一個好的表格,建立起我們對于客戶的信賴。
團隊内部成員,亦是如此。
/ 4 /正确格式的規則
每個人對于表格的使用習慣都是有差異的,相同的需求,不同的人做出來是不一樣的。
為了減少這些差異,統一規範,有必要設定一套完整的表格規範。《為什麼精英都是Excel控》裡面,給我們列舉了下面幾種方法,來美化表格。
單元格設計規則
設置行高,讓文字不那麼擁擠。
設定欄寬的原則,讓項目裡的文字、數字,都完完整整的顯示出來。
表格框線原則,上下粗,中間細
表格不要從A1單元格開始,給表格兩側添加上空白列,表格文檔留白
清單目錄,按項目級别縮進
文字設計規則
文字靠左對齊,數字靠右對齊
數字使用千分号間隔
單位要自成一欄
統一數據的字體,盡量使用非襯線字。
指定統一的表格習慣
改變的數字的顔色。需要手動輸入的用藍色,公式計算的用黑色。
修改背景的顔色。比如斑馬線。
隐藏網格線。
隐藏欄行,添加組合按鈕
不填入數字的單元格用N/A填充
删除沒有用的工作表
一般輸入數據一邊統一格式。
當然這些方法因人而異,并是不說,我們要強制在自己的表格裡,全部都用上。
好的表格,是一種習慣:習慣性的,把信息梳理清楚了,再傳遞給别人。習慣性的,一開始就把事情做好,避免以後反複的彌補以前的錯誤。
最後,我依然堅持的一個理念:
好的表格是設計出來的!
/ 5 /資料下載
今天沒有資料下載,點擊【閱讀原文】,可以到京東購買這本《為什麼精英都是Excel控》,學習如何讓自己的表格,變的更加的漂亮和高效。
我是拉小登,源于Excel,不隻是Excel
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