在往期文章中,我們分享了項目經理必備的項目管理利器WBS,對WBS的作用、分解方法等内容進行介紹。本期文章,我們将介紹OBS,OBS也是項目經理必會、必備的一項管理工具,快來一探究竟吧!
什麼是OBS組織分解結構(Organizational Breakdown Structure)是一種特殊類型的組織表。為項目每個部分指定對其負責組織部門的層次結構。将各工作包與各組織單位聯系起來,組織結構逐級細化到最底層。
簡單來說,OBS是将工作包與相關負責部門/人關聯起來的一種責任分配矩陣。
OBS和WBS有什麼關系WBS将項目分解成可操作的工作包,那麼問題來了,這些工作将由誰負責?由誰審批?由誰配合?
此時,若将WBS與組織結構結合起來,就形成了OBS。OBS将某項工作與負責該項工作的部門/人匹配起來,形成一一對應關系,以确保每項工作有人負責,而每個人都對某項工作承擔一定的責任。
從上述OBS的概念、OBS與WBS關系介紹中,我們可以明确,OBS的作用是明确任務職責範圍,避免項目實施中出現扯皮、推诿等現象。
OBS包含哪些内容OBS包括三大要素,分别為WBS、組織結構以及代表各類角色或責任的圖例。
①WBS
項目的工作任務或可以交付的工作包,填入縱向列中。
②項目組織結構
組織結構是實施項目的所有成員,包括項目決策層、項目經理、項目團隊成員等,填入橫向行中。
③角色或責任圖例
圖例可用數字、字母或幾何圖案表示,如數字圖例中,用1表示決策,2表示負責等;如字母圖示中,用R代表執行,I代表告知等;如幾何圖案中,以○代表負責,以☆代表決策等。填入行列交叉處。
不論用哪種類型的圖例,圖例代表的角色或責任沒有嚴格要求。但一般情況下,項目管理中涉及的角色或責任有八種:
①分解項目工作
對項目進行分解,形成WBS。
②梳理項目實施組織結構
一般可從項目決策層、項目管理層、項目實施層三個角度去進行梳理。
以一般項目為例,項目決策層,即擁有項目決策權,他們關注項目實施的重大問題,如裡程碑變更、重大風險等,一般由企業高層擔任;項目管理層,可以理解為項目負責人,統籌項目全局;項目實施層為具體承擔項目工作的實施人員。
③梳理決策角色,規定圖例含義
根據項目實際,梳理項目實施過程中存在哪些角色或責任,如審批、決策、負責等;在此基礎上,對每個角色或責任規定唯一的圖例标識。
④匹配人事責權,檢查有無漏項
将WBS填入縱向列、将組織架構填入橫向行中,并對具體的事項與具體人員進行一一進行決策角色匹配,填入代表圖例。
基本内容填充完成後,檢查行列是否有空白,行有空,表示工作包無法進行分配,需進一步細化;列有空,表示項目中的某個部門/人在項目中沒有承擔任務,可能是組織結構設計有問題,或者是存在角色上的遺漏。
以“把大象裝進冰箱”項目為例,将WBS做為縱坐标,将組織結構作為橫坐标,用幾何圖案作為圖例,則該項目的OBS如下圖所示。
OBS的雙胞胎姐妹-RACI矩陣
①RACI矩陣是什麼?
RACI矩陣是一個用于明确和規範團隊各個工作相關責任人的工具。其具體内涵如下圖:
在RACI矩陣的應用中,逐漸演變形成RASCI矩陣,S代表Support,在項目實施過程中,提供各項支持工作。
②RACI矩陣和OBS的聯系
本質上,OBS和RACI矩陣/RASCI矩陣都是責任矩陣,都将工作任務和項任務負責人的關系予以規定。
③RACI矩陣與OBS的區别
兩者的不同之處在于,RACI矩陣将任務中的各類角色或責任聚焦為負責人、決策人、被咨詢、被告知四類;而OBS中,各類角色或責任則不限于這四類。
OBS是一個比較實用的項目管理工具,各位項目經理快快用起來吧~
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