文 / 劉豔豔

YouCore高級講師、高級咨詢顧問

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曾經我認為閉環是一件特别容易做到的事：不就是及時給别人反饋嘛，我現在就做得很好呀，感覺沒啥了不起的。

然而，在幫表姐處理了一次工作上的難題後 ，我發現：要做到閉環還真不是一件容易的事。

表姐是公司的外貿銷售，碰到的難題是工廠的同事總是不按時發貨，導緻表姐經常被客戶抱怨，甚至因為發貨不及時丢了一個大客戶。

表姐第一次回來跟我抱怨時，我挺不以為然的，覺得這不就是基本的溝通反饋問題嘛。

結果一了解，還真是。

表姐說，她從來沒有讓工廠的同事明确給自己反饋過“收到發貨日期的要求了”。

于是，我就給表姐出了個主意，以後一定要讓工廠的同事明确回複文字做反饋。

我本以為這樣就解決問題了。

沒成想，隔了幾天表姐又來跟我訴苦，說我的方法不管用，工廠的同事文字回複确認後，依然不按時發貨。

那怎樣才能做到這個确定性呢？

做到以下三點就可以了：

1、反饋上主動

2、能力上匹配

3、結果上負責

及時主動的反饋，是做到有效閉環的第一步。

對過程和結果的反饋都要及時主動。

▼ 1、對過程的反饋要主動

很多時候，領導交辦或者是答應别人的事，可能需要一個比較長的周期去完成。

這時在執行過程中，你就要主動給予反饋，做到讓領導或别人知道你的進展情況。

特别是任務周期比較長的工作，領導可能已經把你這件事暫時性忘記了，但你不能因為領導好像已經忘記，自己也就什麼都不講了。

恰恰相反，這種情況你更應該主動跟領導反饋，一是讓他知道你的工作量，二是防止拖到最後才反饋沒有時間做調整。

被動等着對方來問你進度，跟你自己主動彙報相比，前者會導緻你最終的溝通量更大，而且效果更差。

過程中的主動反饋，你可以根據實際情況采用三種不同的反饋方式。

① 周期性反饋

周期性反饋主要适用于任務周期較長的情況，你可以采用定期報告（日報、周報、月報）或例會等反饋方式。

② 階段性反饋

階段性反饋主要适用于項目或事件有相對明确的節點、裡程碑等，一般采用會議、評審等正式的反饋方式。

③ 臨時性反饋

相較于周期性和階段性反饋，你用的最多的反饋方式反而是臨時性反饋。

這種反饋随時都可能發生，反饋形式也是多種多樣，有像周期性和階段性反饋的正式形式，也有通過微信、電話回複一兩句話就搞定的。

▼ 2、對結果的反饋要及時

① 接受信息時的及時反饋

在收到别人發起的信息時，要及時給予對方一個信号，證明你收到了信息，讓對方了解到你對信息的接受情況。

你反饋的信息可能是某個具體的完成時間，也可能是個人的意見或建議，或者是一句簡單的“收到”。

② 對事項完成情況的及時反饋

當你完成了領導或同事交代的某件事情後，需要及時主動地将完成情況發送給對方，并确保對方接受到了你的信息。

如果你默默完成不做聲，等着對方來問完成情況的話，你哪怕将事情完成得有100分，在對方心目也最多剩下80分。

及時主動的反饋是初級的閉環，我們稱之為“溝通閉環”。

它帶來的更多是及時性，而非确定性。

要進一步提高閉環的确定性，你還要确保自己的能力與承諾是匹配的。

在能力匹配上，我們經常陷入兩個導緻無法閉環的陷阱：盲目給他人承諾；碰到有挑戰的事就躲。

▼ 1、盲目給他人承諾

盲目承諾會提高别人對你的期望，從而在你未能給到确定結果時失望更大，長期以往甚至會永久失去他人的信任。

我曾經帶過一個喜歡盲目承諾的下屬。

一開始給我的感覺非常好，因為他對我安排的所有任務都是很爽快地就應承下來，甚至在接任務時還會自己提高要求。

比如，我安排他寫一份PPT，說三天後給我就可以了，他往往會回複我說“不用這麼久，我加加班，最多兩天就給你”。

但帶了他一個月後，我就徹底失望了：所有承諾我的事，沒有任何一件達成預期的，甚至不少工作都拖得不了了之。

比如，誇海口兩天就給我的PPT，甚至連我原先約定的三天都做不到，我追了一周才追到，額外還要我花2小時改了一遍才勉強能用。

他的水平其實并不差，但為什麼會出現這樣糟糕的情況呢？

因為我給他的工作即使按我要求的期限都很有挑戰，他再一盲目承諾又多攬了幾個任務，結果隻能疲于奔命，而且質量都不達标。

▼ 2、碰到有挑戰的事就躲

職場上這類“聰明人”還是挺多的。

一個棘手的任務下來，能躲則躲。

即使分配到自己頭上了，也會找各種借口“這個我不行”“我手頭上還有其它工作忙不過來”推脫給其他人。

有些人甚至還會得意于自己的這種“聰明”：你看，我早早就下班回去追劇了，那個傻子還苦哈哈地在加班。

這種碰到有挑戰的事就躲的“聰明”做法，倒是也可以給人一種确定性：“這人不行”的确定性。

而且總是躲着有挑戰的事，你就會缺少能力提升所需的壓力和鍛煉環境，然後就長期停滞在一個低水平上。

一個經驗用十年說的就是這個意思。

因此，我們給别人的承諾最好做到“能力閉環”，是自己跳一跳夠得到的，這樣既能給對方确定性，又能不斷地拓展自己的能力邊界。

反饋上主動可以做到“溝通閉環”，能力上匹配可以做到“能力閉環”，但如果你對結果采用不負責的态度，則以上兩種閉環也就沒有意義了。

我在擔任管理咨詢項目的項目經理時，就充分感受到了對結果态度不同的巨大差異。

管理咨詢項目需要在很短的時間内輸出大量的成果。

因此項目在推進時，我們一般都是幾個顧問各負責咨詢報告的一個部分，大家同步編寫，然後再由項目經理合并為一份完整的咨詢報告。

我在合并咨詢報告時，就會發現三種截然不同的情況：

① 有人交上來的PPT，觀點泛泛、排版跟模闆有着各種各樣的差異，我必須再花大量的時間一頁一頁做調整，甚至有時要全部推翻，自己再加班熬夜重做一遍。

② 有人交上來的PPT，跟我要求的基本一緻，我隻需要複制到報告的對應框架中即可。

③ 有人交上來的PPT，完全超出我的期待 ，不僅跟我的要求一緻，而且有了很多自己的思考和洞察，我看了對報告的其它部分也有啟發。

這就是對結果的責任感不同，導緻的不同閉環質量。

第一類顧問，想着反正不要自己跟客戶彙報，報告再不行都是項目經理面對客戶的沖天怒火，因此對結果隻是抱着做完的态度，雖然交任務閉環了，但就隻是做完而已。

第二類顧問，會抱着對自己的結果負責的态度，會盡力去做好，認真完成自己所負責的部分，因此他們的閉環質量往往離期待不遠。

第三類顧問，則不僅考慮做好自己的部分，而且會盡自己最大的努力去提升整個咨詢報告的質量，這種對結果做到自己最大極限的态度，往往會讓他們的工作質量超出預期。

第一類顧問雖然會在單個項目裡占到便宜（不怎麼出力但一樣能享受項目成功後的獎勵），但很少會有大的發展，反而是後兩類顧問會成長得非常快。

因此，為了閉環的質量，更為了你自己的提升，我們需要讓自己願意對結果負責，做到“結果閉環”。

閉環的本質是一種給别人的确定性。

它其實有三個層次：

① 溝通閉環：主動反饋過程，積極反饋結果。

② 能力閉環：能力與承諾匹配，既不盲目承諾，也不碰到挑戰就躲。

③ 結果閉環：抱着對結果負責的态度，做到自己的最大極限。

這三種層次閉環的要求是逐層遞進的。

你要做到能力閉環，就必然會做到溝通閉環，因為你隻有不斷地主動反饋，才會讓能力更好地匹配承諾。

你要做到結果閉環，就必然要做到能力閉環、溝通閉環，否則你就沒辦法對結果負責。

你可以先從溝通閉環做起，逐步做到結果閉環。

祝你早日成為一名給人确定性的閉環高手。

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我是YouCore，持續分享幹貨文章，主要解決工作三年以上的共性問題：晉升瓶頸、缺乏深度思考、知識不成體系、表達不清等。

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