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小夥伴們,大家好,我是農夫,專治疑難雜「數」的農夫~
我想很多從事行政工作的小夥伴,可能經常遇到這樣的問題:
總有很多人一天内打卡很多次,每到月底核算考勤數據,财務面對員工多次打卡的數據時,怎麼看都有點頭疼。
如何将這些數據規整好呢?也就是将下圖中,左邊的長數據,處理成右邊的規範數據?
其實,在 Excel 中,用數據透視表,3 步就能搞定!
❶ 數據檢查
❷ 建立輔助列
❸ 插入數據透視表
數據檢查
我們使用函數方法或者數透方法一定要注意兩個前提條件:
❶ 數據去重;
❷ 時間升序排序。
因此,我們導出來的考勤數據,先要看下是否存在重複值、時間數據列是否升序排列。
如果存在重複值,則需要使用【數據】選項卡下的【删除重複值】進行去重處理;
如不是按升序排列,則需要使用【數據】選項卡下的【排序】進行組内升序處理~
建立輔助列
數據準備完畢後,在 H 列建立輔助列「打卡列」,根據每日打卡次數升序編号。
你以為這是手動數出來的嗎?哪能呀,可别忘了 Excel 是個技術活哦!
通過 COUNTIFS 多條件計數公式,可以輕松實現自動編号!
打卡列輸入公式:
=COUNTIFS($E$2:$E2,E2,$F$2:$F2,F2)
COUNTIFS 多條件計數公式,就是對區域中同時滿足多個條件的單元格,進行計數。
因此,當我們固定住第一行單元格時,随着區域不斷的擴大,COUNTIFS 函數就會計算區域中符合條件(如員工劉備和 7 月 1 日兩個條件同時滿足)的數據出現的次數。
即員工當日在該時間點第幾次打卡數(如劉備在 7 月 1 日 9:00 是一天中的第二次打卡)~
COUNTIFS 函數的寫法是:
=COUNTIFS(條件區域 1,條件 1,條件區域 2,條件 2)
▲ 左右滑動查看
條件區域 1:第一個條件的區域範圍:如姓名列;
條件 1:符合條件 1 的參數:如姓名列中的劉備;
條件區域 2:第二個條件的區域範圍:如日期列;
條件 2:符合條件 2 的參數:如日期列中的 7 月 1 日。
多個條件之間是且(AND)的關系,即隻有兩個條件都滿足的時候才為真(TRUE)~
其中,$E$2:$E2 和$F$2:$F2 的混合引用,實現了随着光标往下拉動,不斷擴大區域的多條件計數的範圍。
而當我們計算出數值的次數後,如何展示第 X 次這種标準的格式?
難道要手動更改第 X 次?
No No No!兩種方法輕松解決!
▋第一種:公式法
通過在公式前後添加「第」和「次」,并用&連接即可。
="第"&COUNTIFS($E$2:$E2,E2,$F$2:$F2,F2)&"次"
▲ 左右滑動查看
但是,要注意這樣得到的結果是字符型哦~
▋第二種:自定義格式
隻需選中整列,點擊數字格式的「自定義格式」,選擇第二個 0,在前面輸入「第」,後面輸入「次」,确定即可。
(0 其實在自定義格式中,為 Excel 中的占位符。)
這樣,我們獲得的結果則是數值型。
下面,我們用動圖展示下:
插入數據透視表
選中所有數據,建立數據透視表。
❶ 打卡列放入「列」中,姓名和日期放入「行」中,時間放入「值」中。
這時小夥伴的數據透視表可能是這個樣子的~
這是因為數據透視表的默認的計算方式是對時間進行【計數】,所以,我們需要将計算方式更改為【求和】。
而更改後我們發現,表格中的怎麼都是小數形式呢?
答案就是數據的呈現方式出了問題,隻需将其格式改為【時間】格式即可。
于是就形成了如下圖的數據:
❷ 選中數據透視後的表格,選擇【設計】選項卡——【報表布局】——選擇【以表格形式顯示】——再選擇【重複所有項目标簽】;
這樣,數據基本就處理好了,隻是多了「行列總計」項和姓名「彙總」。
❸ 去掉「行列總計」這個就更簡單了,選擇【設計】選項卡——【總計】——【對行和列禁用】即可!
❹ 對于姓名「彙總」情況,隻需選擇【設計】選項卡下的【分類彙總】——【不顯示分類彙總】就行。
步驟太多記不住?動圖呈上~
總結一下
整理多次打卡的考勤數據,用數據透視表,隻需 2 步就解決了,是不是很簡單!
好了,今天的教程就到這裡了,還不會的小夥伴趕緊打開電腦操練起來吧~
我是農夫,專治疑難雜「數」的農夫~
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