今天去福田口岸辦事,路過太平金融大廈。停車随手給老趙打了個電話,他公司搬到這裡一年多了,我也沒有拜訪過。想趁今天正巧路過拜訪一下,還好,他正好在公司,一定要說上去坐坐,喝喝茶,吹吹牛逼。
老趙從他辦公桌底下翻出據他說珍藏已久的好茶,然後燒水,沏茶,喝茶,一邊天南地北地聊,一邊細數各自創業過程中的種種感觸。
沒一會兒,秘書敲門進來,說之前約好的客戶已經到公司了。從老趙面部細微的表情變化可以判斷,這個客戶對他來說确實很重要,我示意他别理會我,我又不是外人,他忙他的,後面老趙對秘書叮囑了幾句就出去了,而他秘書的回應卻讓我感到有如天籁之聲“好的,我記住了趙總,保證一定能做好,您放心!”
從這女孩回答的内容和語氣來看,我一下子突然覺得,這女孩一定不簡單。
我自個一邊喝了幾杯茶,一邊看看他們公司的内刊。過了半小時左右,我見她進來整理老趙桌上的文件,趁機問她:你怎麼稱呼?你來這公司多久了?
她說:周總您好!我叫趙悅,公司搬來這裡不久後才加入團隊的,算起來正好一年零兩個月了。
我說:我看你說話、做事都不像是一個新手,你以前也做過文秘工作麼?
趙悅說:謝謝周總您擡愛,我是去年才大學畢業的,這是我的第一份工作。
我表示很吃驚,說:不會吧?從你的談吐内容和舉止來看,跟絕大多數的秘書不一樣,你之前有受到專門培訓麼?
趙悅:沒有的,不過我以前學的是文秘專業,也算是本職工作吧。
我說:你跟老趙是親戚麼?
趙悅:不是的。趙總是湖南的,我是重慶的,我們是同姓而已。
我說:你是重慶的?難怪我一見到你就覺得你氣質不一般,有股川妹子的美和韻味。對了,你是哪個學校畢業的呢?
趙悅:我是西政畢業的。西南政法大學。
我一驚:西政?名牌大學啊。相當牛的一所大學。
趙悅:呵呵,周總也知道西政?
我說:我何嘗知道?我初戀就是西政的。哈哈~~
後面又問她:老趙讓你安排組織一個會議,你是怎麼準備的呢?
趙悅:按流程執行。
我問:按流程?什麼流程?
趙悅:是的。我都是按流程去做的。
我問:能詳細跟我分享分享麼?
趙悅:周總您見笑了。說得不好的地方,請你一定要擔待。我是這樣子做的:
第一步,我會提前1~2天發通知或公告,用電子郵件和在黑闆上發會議通知,然後準備相關會議用品;
第二步,接下來就是在發出通知後,再親自打一遍電話給參與會議的人員進行确認,确保每個人被及時通知到。
第三步,重檢查發出的通知或公告,落實到人後,第2天在會前30分鐘,提醒參加會議者參會,确定有沒有變動,對臨時有急事不能參加會議的人,立即彙報給趙總,保證總經理在會前知悉缺席情況,也給趙總确定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
第四步,在發通知或公告、并且落實實到人和會前通知後,去測試可能用到的物品(比如投影儀、電腦等工具)是否工作正常,并在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議。
第五步,在落實實到人、會前通知、也測試了設備後,還先了解這個會議的性質是什麼?趙總的議題是什麼?需要讨論的問題大概有哪些?然後給與會者發過去與這個議題相關的資料,供他們參考,提高會議效率。
第六步,在會議過程中,在得到公司允許或指示的情況下,還在會議過程中詳細做好會議記錄,做個錄音備份,同時還做好會議紀要;
第七步,會後把整理好的會議記錄(包括錄音和會議紀要本)上呈給趙總。然後請示趙總是否發給參加會議的人員,或者其他人員;
第八步,在趙總同意發給與會人員後,将會議上确定的各項任務,一對一地落實到相關責任人,然後經當事人确認後,形成書面備忘錄。交給趙總與當事人一人一份,并定期跟蹤各項任務的完成情況,并及時彙報趙總;
第九步,最後,我會把上述過程做我們公司标準的“會議“流程,讓任何一個秘書都可以根據這個流程來展開,把會議服務的結果做到九段,形成不依賴于任何人的會議服務體系!
我聽得目瞪口呆,沒想到一個才畢業一年多的小姑娘的執行力這麼牛逼。難怪老趙這一年多來,感覺也不見得他有多忙,特别是對于像他這種剛剛起來的創業型公司,我當時都納悶了,隻見他天天刷朋友圈,天天寫公衆号,原來是有得力幹将相助啊。
我心裡很是嫉妒,如果自己也有這麼一位能力出衆的秘書,那絕對是如虎添翼啊。最後我問趙悅一個很尖銳的問題,我說:趙悅,現在老趙給你一個月多少錢?
趙悅笑而不語。
我有些急,說:你就放開來說,我也不是外人。
趙悅小心翼翼地說:每個月20000萬,還有年度的1%的股權分紅。
我心裡暗暗罵老趙的狠招,也真是下了血本了。我壯了壯膽,說:趙悅,我給你30000塊一個月,外加2%的年底分紅,你過來跟我幹!怎麼樣?
趙悅微微一笑,說:感謝周總的好意!趙總和公司對我不錯,以後您有什麼用得着趙悅的地方,我會盡我所能的。
我心裡有些失落。
我在想,人和人的差别就是這樣子了。同樣的秘書工作,有的人月薪2K~3K,有的人卻月入過萬而且還有年底分紅,這樣的差别可不是一點兩點的問題了。
憑什麼人家就能月入過萬還有年底分紅呢?憑什麼你也是做同樣的工作,一個月隻領導夠生活開支的2K、3K呢?我想,趙悅的回答已經說明了一切。
我默默把最後一口茶喝完,然後默默開車回公司,把秘書叫到跟前,對她說:我給你介紹一個人,她能讓你走上月入過萬的路,你願意嗎?
小姑娘很驚詫地看着我,說,周總,我覺得你給我一個月5千已經很多了。
我瞬間不想說話,然後轉身默默走開……
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