歸檔範圍

在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

1、歸檔要求

（一）應歸檔的會計材料應齊全完整，按報表、帳簿、憑證和其他類的形式和特點分别歸檔、排列。

（二）會計檔案由會計人員按歸檔文件整理方法整理立卷、裝訂成冊後移交局綜合檔案室。

（三）實行會計電算化之後，需永久保存的年度财務報表、報告等，在打印紙質歸檔的同時，需将其相應電子數據上傳到文件與檔案管理服務平台中歸檔保存。

2、歸檔時間

會計檔案，在會計年度結束後，由會計人員保管二年，期滿後移交局綜合檔案室統一保管，并辦理相關移交手續。

已移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個别需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

3、歸檔文件整理

2014年起，會計檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔号，不同年度的要分開整理。“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。一份會計報表為1件、一本（份）賬簿為1件、一冊（本）憑證為1件。 “件”題名應準确概括該件會計檔案的形成單位、時間、内容、文件名稱。

（一）劃分類别及保管期限

1、對同一年度的會計檔案歸檔文件按報表、賬簿、憑證和其他四個屬類分開。

2、按《會計檔案歸檔範圍和保管期限表》對各屬類的歸檔文件劃分保管期限。

（二）排序

在同屬類同年度下面按照時間順序或重要程度排序。同屬類同年度歸檔文件如有不同保管期限的，先排保管期限長的，後排保管期限短的；相同保管期限的按時間順序排列。

（三）裝訂

每“件”單獨裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補裱糊，定為永久保管期限的文件去除易生鏽的金屬物後，薄的采用不鏽鋼釘裝訂，厚的采用三孔一線方法裝訂。賬簿、憑證，會計部門已經裝訂好的，保持不變。

（四）編頁碼

沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續頁碼，正面編于右上角，背面編于左上角，本身有正确頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分已有獨立正确的頁碼時，不用再編頁碼，合并計算其總頁數即可。憑證類不需要編頁碼。編頁号時采用打碼機。

（五）著錄上傳

在市文檔平台“文件著錄”會計檔案分類中著錄每份歸檔文件的相關信息并上傳相應電子文件，無相應電子文件的歸檔文件（保管期限為永久、30年,會計憑證除外）需掃描上傳。檢查無誤後點擊“歸檔”生成檔号等信息，完成“預歸檔”操作。

（六）打印檔号标簽

在市文檔平台“預歸檔庫”中打印出檔号标簽，裁剪後粘貼于歸檔文件左上角空白處；

或直接打印歸檔章。

（七）裝盒

将裝訂整理好的歸檔文件按檔号順序放入檔案盒中。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒内。同年度同類歸檔文件裝盒完畢檢查無誤後，在市文檔平台“預歸檔庫”中按盒打印一份“歸檔文件目錄”分别裝入相應檔案盒内，然後在文檔平台“編目管理”中打印檔案盒背脊标簽整齊粘貼于盒的背脊處。

（八）編制目錄

在市文檔平台“預歸檔庫”中按年度打印“歸檔文件目錄”一式兩份，并在市文檔平台“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面标簽和背脊标簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，兩份用牛皮紙等軟皮裝訂。同一年度的會計報表、賬簿、憑證和其他類的檔案目錄可以裝訂在一起，各類之間用一張彩色紙隔開。

（九）封裝入庫

在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤後，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功後，檔案進入“檔案中心”歸檔數據管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案隻能修改目錄。

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