大家可能會聽說過“軟回車”和“硬回車”的說法。其實就是我們這裡所說的換行與段落。

在Word文檔中，肯定經常看到這樣的符号：

如果看不到，請按快捷鍵【Ctrl Shift 8】顯示所有編輯标記。

上面那個向下的灰色箭頭，就是軟回車，學名叫“換行符”，又叫手動換行符，是通過【Shift 回車】輸入的，其作用是使用當前文字強制換行，但是不分段。比如下圖：總共有4行，第2行末有一個換行符，但是在統計中仍然顯示為隻有1個段落！

注意

Word認為用戶輸入内容隻有直接按下回車（硬回車）後，才認為是一段完整錄入完成，所以這裡盡管看上去有兩個段落标記，但是統計實際隻有一個段落哦。再看這張圖，現在結果段落數為2。原因就是直接按下回車為一個段落标記，表示一個段落的結束。

接下來我們聊一聊文檔中連續空行（段）的替換問題。

很多人在編輯錄入文檔時習慣性的按很多次回車，久而久之就會出現很多空行；另外，從網頁上搜集資料複制的時候，也會出現很多空行或手動換行符。那如何去掉它們呢？——當然是使用查找替換了。先來看基礎操作：

01

先說查找替換連續的空段吧。在Word，可以使用（^p）注意不包含括号，來表示一個段落标記。我們可以這樣想，在Word中查找連續的兩個段落标記，找到後将2個連續段落标記替換成1個段落标記。如果連續的空行多，那就反複替換，直到替換為1或0止。

注意看上圖，第一次替換提示完成8處替換，但是在文檔左下角藍框标出的位置可以看出，仍然還有連續的空段。沒有關系，我們繼續單擊全部替換，直到提示替換為1或0為止。

對于手動換行符的替換方法是一樣的，這裡不再重述。

手動換行符的代碼為^l，注意是小寫的字母L。

如果怕這些符号輸入不正确，在不勾選“使用通配符”的情況下，可以從【特殊格式】中選擇【段落标記】和【手動換行符】來輸入。

02

再來說一說進階玩法。

如果文檔比較長，空行空段比較多，那要點n次全部替換替換，确實也是一件非常麻煩的事。這時候就該“通配符”閃亮登場了。

在查找框中輸入以下代碼：[^11,^13]{1,}

在替換為文本框中輸入：^13

注意：勾選“使用通配符”選項後，段落标記^p必須使用^13代替，而手動換行符^l，可以用^11（數字11）也可以用^l（小寫字母L）；而代碼[^11,^13]表示在文檔中查找所有的換行符和段落标記；代碼{1,}指限定指定字符出現的次數，即隻要出現一次就查找到，下圖的替換操作表示将所有的連續出現的段落标記和換行符都替換成一個段落标記。

但是，這裡有一個問題，即如果文檔中有換行符緊臨着段落标記，該代碼替換後會遺留一個小尾巴：執行替換後，Word将所有的換行符替換為1個段落标記，又将相連的段落标記替換成1個段落标記，這樣就會出現一個連續的2個段落标記，看圖：

既然這樣可能無法一次完成替換，那我們幹脆就兩次替換吧：

第1次，查找代碼為：[^11]{1,}，即查找所有的換行符，将其替換為段落标記，這樣，文檔中就隻有段落标記了；

第2次，查找代碼為：[^13]{1,}，即查找所有連續的段落标記，一次性完成替換！

OK，大功告成啦！你也趕緊動手試試吧！

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