整理領導講話錄音是文秘人員的一項基本功，比如起草會議紀要、整理領導脫稿發言等等場合都要用到。這是領會領導思想、錘煉文字能力的一種有效途徑，但就其要領而言，并不是簡單的“聽到什麼寫什麼”、複制照排，而要掌握一定的方法和技巧，可以概括為“十五個字”。

很多領導講話都是即席的，當面聽不影響理解，原原本本轉換成文字時，就可能出現層次不順的情況，如層次之間連接不夠緊密，各層次的内容相互穿插、重複等。這種情況下就要把層次理順，該是哪個層次的就調整到哪個層次，該屬于哪個層次說的話就集中到哪個層次。

比如，某位領導就加強基礎設施建設問題談了四點意見：“一、加強領導，提高認識；二、制定并落實優惠政策，鼓勵外商和民間投資；三、突出重點，集中力量抓好能源和公路建設；四、落實領導責任制，确保各項任務完成。”這四個層次的擺布就存在兩個問題：首先，第一層次的“加強領導”與第四層次重複，不如把它并入第四層次，第一層次集中談認識問題；其次，第二層次與第三層次應該對換，先講重點再講投入，因為前者是任務，後者是措施，邏輯上更順一些。

如果表述不準确，就要修正。這裡說的是“修正”而不是“改正”，因為我們整理錄音必須尊重領導本來的意思，隻在表述欠妥的情況下，進行必要的技術處理，就像木工用刨子刨木料，目的是使之平整光滑。

即席講話中，有時由于思維出現跳躍，忽略了前後照應，或由于說話的節奏太快，語言運用不夠周密，常常會出現意思表達不連續、不完整的現象。

如，某領導在講話中提到：“對部分鄉鎮幹部不安心在基層工作的問題，我覺得要從兩方面來看。一方面，在鄉鎮工作，條件的确比較差，工作壓力的确很重，但是，這難道就能成為甩手不幹的理由嗎？大家都要求進城，那麼基層的工作誰來做？農民生産生活中的困難誰來解決？……”本來前邊說“從兩方面來看”，但隻說了“一方面”，接下來沒有了“另一方面”，意思就殘缺不全了。整理時我們要順着領導的思路想下去：這“另一方面”可能是什麼呢？可能是上級對鄉鎮幹部關心、教育和支持不夠，也可能是有關部門的政策導緻鄉鎮負擔太重，擇其一種補上去，意思就完整了。

整理領導講話錄音是一件耗時的工作，因此我們要有責任心和緊迫感。每整理一次講話，都要像參加一次戰鬥、完成一項工程一樣，全身心地投入。工作出手要快，不能拖延時間。對講話中提及的數字、事例、人名、地點等如有疑問，一定要仔細核實；對聽不清、聽不準的地方，要不厭其煩反複聽，找同事一起聽，認真辨别。不能因為沒有及時将講話錄音整理好交領導簽發而影響到講話的時效性，影響到具體工作的推進，進而造成工作的被動。

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