在我們的日常工作當中，郵件是一種必不可少的工具，這件工具,協助我們攻破了很多口頭表達上無法繞過的阻礙。

第一，發郵件能夠讓很多信息變得直觀清晰。有的時候光靠口頭闡述，很難把一件事情或者是一些帶有數據圖像的信息表達清楚，而如果通過郵件往來的話，則可以讓這些信息很直觀的呈現在紙面當中，這樣利于接收郵件的人提高理解事情的效率。

第二，郵件的往來可以讓我們避免語言交流上可能造成的沖突。有些時候，我們在工作中壓力較大，對對方的态度也會相對生硬和嚴肅。這時候，如果雙方進行語音溝通，很可能會觸發不良情緒，影響雙方的關系。而如果我們通過郵件，明确提出要求，既達到了工作目的，又緩沖了雙方可能産生的摩擦和碰撞。

第三，郵件能夠讓上級更快地了解到我們工作中的困難。多數時候，我們很少有機會能和一些上層領導面對面交流，即便能夠進行口頭對話，也不會交流過于繁複冗長的信息，因為太複雜的口頭交流容易産生意思表達不明确，讓人有所誤解等問題。而如果我們通過郵件，直接呈現事情的來龍去脈，那麼無論是領導還是其他相關方,都能較為容易地把握我們工作中問題的症結所在，利于我們推進問題的解決。

第四，郵件有着很重要的存檔作用。有時候，我們收到的郵件非常的雜亂，何為主何為次，哪些郵件是圍繞同一件事情來進行交流的，對這些内容我們都要有數。那麼，怎樣才能夠讓我們有條不紊地處理郵件，并且通過這些郵件高效的把握我們工作當中的重要事宜呢？我們可以通過在電腦桌面上建立文件夾，對我們所收到的郵件按照事件重要程度等順序進行分類管理。這樣做，一來能夠幫助我們自己對各種事項的前因後果進行梳理；二來，如果我們以後有需要重新閱讀這些郵件内容，可以及時快速地搜索出曾經的信息，幫助我們自己溫故而知新。

第五，郵件可以充當保留證據的工具。單憑語言表達的内容，容易産生空口無憑、事後查無實據的麻煩，進而給我們的後續工作帶來困擾。如果我們把重要的信息通過郵件來記錄，白紙黑字的好處，顯而易見。注意留存重要郵件，今後，當我們需要字據佐證的時候，也就擁有了非常有力的依據。

在我們的日常工作當中，“郵件”，就是這樣一個看似尋常的工具，對清晰傳遞内容、軟和人際關系、有效解決問題、及時存檔、留證等方面都有着積極的作用。用好郵件，常常能使我們事半功倍。

那麼在使用郵件的過程當中，我們又要特别注意些什麼呢？

第一，要注意擡頭、正文和落款的規範書寫。一封正式的郵件，應該具有擡頭、正文、落款等三部分内容，尤其是當我們向外部門發送郵件，或者是向我們的合作單位發送郵件時，這三部分缺一不可。這樣既能夠體現出我們對所述事件的重視程度，又能夠強化我們自身的業務素養。因此，不管我們與郵件接收方之間日常關系的親疏遠近，郵件的基本格式，要力求完整到位。

第二，我們在進行郵件書寫的時候，要注意内容羅列的清晰完整，意思表達的簡潔幹練。如果我們需要表達的内容太多，一兩句話說不清楚，可以通過分點羅列的方式，按照“12345”等序号把自己要講的幾層意思，分條列明，這樣，讓閱讀者感到一種基本的邏輯層次感；如果句子太長，可以在中間多使用逗号，讓長句分隔成幾個小分句，增強句子的可讀性。

第三，我們需要把郵件抄送給領導的時候，要注意抄送對象的職權範圍。通常情況下，我們的業務内容，需要讓直接領導全面、完整地了解。而直接領導的頂頭上司，也許隻需要了解事情的起因和結尾，也就是說，我們隻需要把陳述事情起因的第一封郵件和代表着事情結果的最後一封郵件抄送給上層領導，關于中間過程的郵件，讓直接領導看到即可。

第四，如果我們已經發送的郵件中存在錯誤，需要另發一封郵件來進行更正，則應該讓閱讀者便捷地捕捉到我們更正的内容。這時，要注意兩點，首先，在修正郵件的開頭向郵件接收者表示歉意，讓對方感受到友好的态度；其次，要清楚明了地通過顔色或者特殊記号，表示出自己之前寫錯的地方，以便閱讀者快速高效地把握我們更改的信息，而不至于因為重複閱讀之前的内容，造成時間和精力的浪費。

第五，我們收發郵件，都要及時消化其中的内容。我們對自己所發出去的郵件，尤其是帶有附件的郵件内容，要有比較完整的把握。舉例來說，作為服務性部門的工作人員，有時候，我們的郵件轉發有類似于“二傳手”的作用，把部門A的信息轉發到部門B，那麼在我們發送郵件之前，應該對部門A所發的郵件進行閱覽，如果發現了明顯的，并且自己能夠識别的錯誤，則應該及時的提醒A部門進行糾正。這樣做，一來提升了自己的專注力和細膩程度，二來也增強了自身的責任意識和專業化程度。

第六，不确定和不便明說的信息，不要放在郵件中。工作中，不是所有信息都能在郵件裡透露。比如說，未經證實的消息，如果在郵件中呈現，事後又發現與事實不符，不僅會影響工作效率，還容易給人以“不穩妥”的印象。再比如，有些情況，我們雖然心知肚明，甚至連郵件的接收方也很清楚，卻不宜作為上台面的内容在郵件裡提及，否則，對方覺得為難，我們自己更可能陷入覆水難收的局面。

結尾

用好郵件，對我們的工作而言大有裨益。用心、準确地把握郵件使用中的注意點，我們的工作便會更加得心應手。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!