OA英文名Office Automation，中文名辦公自動化。

辦公自動化的範圍實在太大，彈性更大。随着技術的發展，OA的領地會越來越大，如果這個概念将來不被淘汰的話。

什麼是OA?

廣義講OA包括各種辦公用的智能設備，基礎軟件，以及辦公管理系統（OA系統）。包括複印機、考勤門禁、電子郵件、IM、office辦公軟件等等。狹義的說OA是指辦公管理軟件系統，也就是OA系統。百度百科說，OA系統是指面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應用系統。這個概念當然很不給力，不過也确實沒法準确描述，因為辦公自動化的範圍每天都在變。後文說的OA一般都是指“OA系統”。

OA概念的誕生有幾十年了，一直寄托了人們美好的願望，希望“辦公”這件事能變得“自動化”，輕松愉快，人好偷懶。事實上現在“辦公”的自動化程度的确比以前高了太多，以前的大量溝通和文案勞動已經變得簡潔優雅了。但是技術在不斷發展，人們在期待更高程度的自動化。雖然“辦公”和“生活”的界限在不斷模糊，但是自動化的腳步在不停的向前。

也許正因為如此，OA的概念雖然一直被看衰，被認為早已過氣，但是卻以各種各樣的替身出現在信息化的舞台之上，各領風騷三五年，大家發現還是“OA”最順口，最實在，最全面，最明白，揮之不去，張口就來，一直站在信息化舞台的中央。在各種管理和技術概念多如牛毛快似流星的IT領域，OA的叫法長盛不衰其實是耐人尋味的。

OA的諸多替身包括，EIP（企業信息門戶），work flow（工作流）、KM（知識管理），BPM（業務流程管理），協同軟件，企業社交等等，還有更高級的名字，比如XX綜合管理系統，XX數字神經系統，企業内網等等。有些廠商可能會有不同意見，會說BPM或者協同辦公平台不是OA。我們經曆過很多次大大小小的辯論，詳細辨别其中的差别，但總是無法劃出清晰的邊界，這些系統之間從功能到用法總是大量重疊，而差異與其說是系統之間的還不如說是具體産品之間的。更關鍵的是，雖然廠商頗多創新，但是從用戶視角來看基本上還是OA的範疇。

在我看來，OA系統的基本特點有二：一是多數員工使用，二是業務相關。凡有此特點的系統都可以算作OA的範疇，或者叫“泛OA”。隻是HR部門員工使用，普通員工不用或很少用的系統，叫HR系統；如果普通員工在其中辦理入轉調離流程，以及請假考勤的，就算是OA範疇。 主要是财務人員使用，普通員工不用或很少用的系統，叫财務系統或ERP系統，如果普通員工在其中辦理報銷借款的系統，就算OA範疇。這兩個常見的例子都說明了OA系統的使用人是大多數員工而不是特定的一些部門或專業崗位。

業務相關性是說OA系統的功能和企業的個性化業務開展、運營管理相關，而不是通用的。比如郵件、IM、office辦公軟件雖然也是廣義的OA，但一般說不能算OA系統，因為其功能是通用的，個性化極少。

多數員工使用的與業務相關的信息系統可稱為泛OA系統。

本文後續提到“OA”均指“泛OA”，泛指企業内部各種多數員工使用的與業務相關的信息系統。

為什麼要對OA的概念說這麼多呢？因為市場上廠商的産品和宣傳千姿百态，但本質上都是OA系統或OA系統的一部分功能。從企業（用戶）角度來看，認清系統的本質是正确選擇的前提。企業可以選擇一個泛OA平台，逐漸完善擴展各種功能；也可以離散的選擇一大批單項功能再根據情況作系統集成。這兩種不同的策略将決定企業的IT架構、成本、效果。另外，企業作為系統的用戶，其實并不怎麼關心系統的名稱叫什麼，反正實現的是那些功能，叫OA比較習慣，比較順口，也好理解。衆多高級的系統名稱（各種OA替身），其實主要是廠商自己的遊戲，用戶的視角比較樸實：滿足需求就好。

另外需要特别說的一點是：傳統OA系統基本上是企業私有部署的，近些年随着雲計算的不斷發展，面向企業的2B-SaaS應用如雨後春筍般蓬勃興起，絢麗多彩，這些應用中大部分也屬于“泛OA”。可見OA的概念生命力多麼強盛。關于SaaS的問題，後文再細講。

泛OA有什麼？

按照“泛OA”的标準，OA系統應該包含以下5大類功能：

1. 信息門戶
2. 新聞公告
3. 規章制度
4. 知識文檔
5. 企業網盤

業務流程（含運營數據 主數據，是企業結構化信息的主要來源）

組織結構，彙報關系

各種業務流程，包括與人相關的入轉調離，與物相關的采購領用調撥，财務報銷，公文審批，權限申請等等各種流程，

流程相關的報表、監控、分析

流程相關的主數據管理（企業常見的主數據很多，包括部門、人員、資産、客戶、供應商、物料、科目等等，每個主數據一般都包括靜态和動态兩部分，這些信息都可以從業務流程得到，從而形成企業信息系統最重要的數據基礎）

業務流程的發起和審批可能是多種多樣的

企業社交

專門的企業社交功能，如企業IM、企業微博或論壇等，這些開放的信息交流平台可能不會很火，但作為企業員工工作和生活信息交流平台還是十分必要

公告社交平台信息的采集，整理

各種常用辦公組件和基本功能

常用辦公組件，如會議室預定，調查問卷，在線考試，辦公用品等等

基本功能包括豐富細緻的權限管理和日志功能，可以作為單點登錄的入口等等

未來，與各種IT和智能辦公設備的數據集成

根據員工賬号集成複印機，電話，掃描儀，考勤機等，自動獲取設備運營數據

根據員工賬号集成VPN，交換機等網絡設備

需要對“流程”做個說明。我們都知道“流程”這個詞使用極為廣泛，含義各有不同，但是在OA系統裡“流程”一般是指多人協作完成的重複性事件。簡單的流程可能是多人審批一個采購申請，可以稱為工作流；複雜的流程可能涉及核心業務，如從采購-審批-下訂單-到貨-入出庫-付款記賬，這樣完整的信息流對企業業務管理幫助巨大，有人稱為BPM。不論是工作流還是BPM，都是對企業業務流程的處理，當然越完整越集成對企業的幫助越大，但是循序漸進逐步叠代實現也未嘗不可。

既然是“泛OA”，功能當然會很多，很細，很個性化。不做進一步展開了。

泛OA的痛點

遺憾的是，今天的OA還不夠好。遠不夠好。

OA系統基本上是國内産品的天下，這在IT領域非常少見，大多數領先的IT産品和IT技術都源自美國，學自美國。不知是不是因為沒有美國榜樣，總之中國的OA系統市場巨大，沒有霸主，需求廣泛，成功罕見。

作為一個企業的信息化負責人，想找到一款滿意的OA系統非常困難。不論是百裡挑一，還是一見鐘情，選擇了OA之後，總會發現實施難度比計劃中大很多，使用效果比想象中差很多，難堪大用，遊走在用和停用的邊緣。雖說信息系統項目實施本就困難重重，需要一把手支持，需要打破部門牆，但我認為根本原因其實是OA産品不夠好。

OA系統夢想很大，現實很小，說OA的痛點，其實就是說OA的方向。能解決這些痛點的OA，将是管理系統領域的王者，不論是私有部署的傳統OA還是SaaS版泛OA。

1. 用戶體驗

OA系統從傳統軟件一路走來，一直是“管理系統”的刻闆嘴臉，産品設計邏輯是“系統怎麼做你就該怎麼用”，所有的操作都繁瑣，所有的界面都難看，從不為使用者方便着想，自認為隻要業務邏輯正确就萬事大吉。産品開發者自己不用，也不接觸實際用戶，自認為功能強大，實際上沒人明白。如果是專業崗位，可以培訓學習，可以逐漸熟練，但是作為普通員工，就會想方設法躲開不用。

用戶體驗是個龐大的話題，不可能三言兩語說得明白。按照我的理解大體可以分為四部分：視覺體驗，交互反饋，功能邏輯，滿足感。

視覺體驗即UI，就是系統的每一個頁面和元素都應該看上去美觀、舒适、協調、輕快。這需要從頁面元素的布局、焦點、大小、顔色、間距等等方面都精心設計，并且在一個系統裡保持系統的視覺風格。

交互反饋即UE，就是系統的操作者在使用系統時的交互過程，好的交互應該是在該出現的時候交互信息，在沒必要的時候就沒有交互信息。比如表單信息的填寫提示，默認打開表單時填寫提示信息應該越少越好，如果填寫正确就不必提示，如果填寫錯誤再給出有針對性的提示，比如“密碼長度不夠”而不是“密碼錯誤”。

功能邏輯是更深一層的用戶體驗問題。比如有些系統的報表查詢将大批字段逐個列出，讓用戶輸入查詢條件，貌似功能強大，但實際上非常難用，如果像搜索引擎一樣在一個通用的文本框中輸入查詢條件，用戶的使用感受和效率就會高很多。

滿足感是用戶在使用系統的過程中獲得的一些額外的精神收獲。比如積分、獎牌、贊、虛拟禮物，等級，或者是直接的類似打遊戲的愉悅感。雖然OA本質上是勞動工具，似乎每個人都應該敬而遠之，但實際上工作是能給人帶來快樂的，OA系統也可以讓人獲得快樂，甚至是類似打遊戲的成就感。

總體而言，傳統OA系統的用戶體驗非常不好，這可能是導緻系統使用效果不好的最重要原因。在移動互聯網發展的今天，各種移動應用鋪天蓋地，用戶體驗可以決定一個應用的生死。雖然大型的OA系統提升用戶體驗不易，但不進化就是等死。

2. 系統集成

沒有企業喜歡信息孤島，優秀的OA系統應當連接企業的一切系統，成為企業的數據中心，成為企業信息系統的核心。孤立的OA系統不能實現真正的辦公自動化。

為什麼OA系統最适合成為企業信息系統的核心呢？

因為公司的運營信息都是員工産生的，因此員工使用的系統就會成為運營信息的最初入口，而全體員工都用的系統就是OA系統；所以OA系統往往自然而然的就成為了大多數企業運營信息的入口，也就成為了數據中心。反過來看，要想讓員工更高效的工作，就應該在OA裡提供他需要的所有數據，也能在OA裡直接開展工作，比如下訂單。這樣就需要OA和ERP/CRM緊密集成。

單純的工作流審批意義不大，與各種周邊系統深度集成才有生命力。因為擁有最新鮮最真實最完整的企業運營數據，所以OA系統應該具備各種報表、統計分析功能，成為企業的BI，成為企業大數據的核心，成為企業領導獲取數據了解運營情況的數據源。實時獲取的真實數據遠比後期加工整理的報表有價值。

OA系統應該和ERP、CRM、PDM、MES等業務系統集成，以實現人員、部門、客戶、供應商、物料、固定資産、BOM、采購訂單、銷售訂單、費用單據等等主數據的統一一緻，并且實現從業務需求人發起申請到業務系統完成處理的完整的端到端的流程，保證各系統的信息随時一緻。也保證OA中能出具給各級管理者看的報表。

OA系統也應該和AD、郵件、IM、SVN、JIRA、門禁考勤、動态密碼等基礎系統集成，以實現員工賬号權限的一緻性，既提高入職員工開通權限的效率和準确性，也降低離職員工權限忘記收回的風險。

公司内部系統的集成隻是第一步，OA系統還應當承擔起跨公司的數據交換，比如将采購訂單數據和銷售訂單數據直接發給上下遊合作公司，實現企業間的無縫協作。

無論是業務系統還是基礎IT系統，其實市場上都有主流廠商，這種集成本來應該有完整成熟的實現方案，但不知何故，經常是每個客戶在自行開發。

3. 業務靈活性

用戶體驗讓用戶喜歡OA，系統集成讓用戶離不開OA，但是OA還有一個命門，就是靈活性。

在OA系統的5大類功能中，信息門戶、企業社交、常用組件、系統集成，這4項都可以實現高度的标準化，也就是産品如果做得夠深入細緻，都能以工具軟件的形态出現，在産品級直接滿足絕大多數用戶的絕大多數需求，從而規避個性化定制的絕症。不過多數傳統OA産品做的并不夠好，可能是因為産品功能鋪的過寬，也可能是因為覺得有些功能沒什麼人用，總之在用戶體驗和功能深度上遠遠不夠。這種情況給很多SaaS廠商留出了巨大的發展空間。很多SaaS廠商抓住一個或幾個功能點做深做透，在一個很窄的領域給用戶帶來了真正的價值。

“業務流程”是OA系統最重要的功能，最能體現系統給用戶帶來的價值。但是“業務流程”恰恰的善變的，通用的流程設計工具目前還遠遠不能滿足用戶的需要。

一類是不同企業或組織之間的“業務流程”不同，另一類是同一個企業的同一個“業務流程”會随着時間不斷調整優化。這兩類本質上都是考驗OA系統對業務支撐是否足夠靈活。OA系統不能一旦上線就一成不變，更不能要求所有用戶業務處理方式都相同。

一個公司的差旅費報銷制度和另一個公司不一樣，一個部門的請假審批節點和其他部門不同，一個公司的采購制度發生變化從集中采購變成分散采購，這些都是再正常不過的事情，流程如何走，表單什麼樣，作為通用的産品幾乎完全無法預知。

業務流程的靈活性不可避免，多數OA産品也可以做二次開發進行定制，也聲稱沒有實現不了的需求，但問題是：二次開發成本太高。很多公司沒有二次開發人員，時間又很緊迫，又不想花錢。何況，實際用戶提出的需求經常是不靠譜的，他們經常考慮不周，出爾反爾。

面對這種情況，傳統OA廠商通常試圖通過設置通用的流程模型來滿足所有用戶的需求。比如柔性流程，規則引擎，表單引擎，觸發器等等。這些方式可能并不壞，但是依然需要開發人員使用，普通用戶很難自行操作。若想本質上改變對業務靈活性的支持，可以從以下一些思路着手：

建立豐富的流程模型庫，讓用戶不是從零新建流程，而是挑選合适的流程使用。從量體裁衣變為挑選成衣。

建立可視化的所見即所得的流程建模引擎，包括表單引擎（用戶可以像使用excel一樣繪制修改流程表單），流程引擎（用戶可以像使用visio一樣畫圖，并點擊右鍵定義各種流轉規則），最重要的是，用戶可以完全不用代碼就實現符合邏輯的流程調整。

4. 技術先進性

從技術平台角度看，現在的OA系統必須滿足以下要求：

移動應用

手機是天然的信息采集終端，比PC方便太多，移動設備将來一定是OA系統的主要使用方式。所以移動互聯網的發展實際上給OA系統的發展帶來了革命性的機遇。員工方便，領導愛用，領導甚至成為了OA系統的模範用戶，這對于OA的推廣和産品進化都至關重要。

移動OA不僅降低了使用門檻，而且真真切切的提高了辦公效率。領導審批變得及時，再不能以“領導出差了”為由拖延審批，推遲簽署合同。員工随時随地可以查到需要的資料和數據，也可以實時采集到業務現場數據，不必再事後補充。由于手機可以随時照相，也減少了很多由于信息誤傳導緻的誤解和低效。

雖然移動端至關重要，但OA系統本質上還是大型後台系統，也許PC端使用量越來越少，但服務端功能反倒會越來越複雜。沒有移動端就像啞巴，服務端不強就像弱智。

雖然人人都知道移動OA極端重要，但是确實大多數的傳統OA産品都還不能很好的支持移動端應用。也許是開發難度大，也許是産品理念仍然落後，很多公司的産品雖然聲稱全面支持移動端，但實際上移動端漏洞百出，功能簡陋，兼容性和用戶體驗都相當粗糙，和2C的精品APP相比叫人不忍卒視。

微信

微信是移動互聯網第一大應用，使用廣泛，用戶粘性高，幾乎成為移動端的标準浏覽器。所以支持微信使用的系統會更好推廣，使用效果也更好。

智能設備

智能設備将是泛OA系統的重要組織部分。例如公司的門禁考勤系統，停車系統，無線路由，智能倉庫等等，都可以通過手機把人的行為和地點自動記錄下來，成為提高辦公效率的主要手段。我們無法預測會出現多少智能設備，但企業應用一定會走上自動化采集信息的路，有可能用戶感受到的是工作變得越來越便利，但實際上往往是有一個低調而可靠的泛OA系統在默默工作。越是後台，越是重要。

SaaS與泛OA

随着雲計算的發展，大量的SaaS系統不斷湧現。總體上，2B的SaaS應用分為兩大類：工具類和業務類。工具類分為通用服務類（如微信企業号，IM服務，視頻服務等等）和技術工具類（如開發平台，H5轉換，雲安全等等）兩小類，不是我們讨論的重點，按下不表。

業務類的2B-SaaS應用是主流，非常多，分為電商類和管理類。其中大部分是管理類。

管理類的2B-SaaS應用又可以分為兩類，一類是單點極緻類應用，功能高度聚焦，業務邏輯比較清晰，适合一個大規模橫向推廣，比如報銷類，招聘類；二是管理平台類，功能較全走平台路線，以直接替代傳統企業管理軟件為使命。這兩類從用戶的視角看，其實都是屬于“泛OA”應用，隻不過是從傳統的私有部署形式變成SaaS形式而已。

從私有部署轉為SaaS部署，毫無疑問是巨大進步。類似當年從單機軟件轉型為網絡軟件。那麼2B-SaaS的優勢劣勢究竟有哪些？這個問題可以從不同的角度不同的立場講很多，我這裡隻說我認為當前市場來看最關鍵的幾點。

1.傳統OA和SaaS模式的優劣勢比較

面對傳統OA和各種SaaS的泛OA應用，作為用戶該如何進行選擇呢？

小團隊，首選SaaS

提高工作效率，無系統集成之憂，不需個性化開發，不擔心數據洩密，選擇SaaS系統最好不過，輕松上線，成本可控，維護簡單。什麼時候覺得不好用了，說停就停。

這裡的小團隊，可能是100人以内的小公司，也可能是大公司裡100人以内的一個部門或項目組，甚至可能是一個虛拟組織，大家有共同的愛好或活動。

SaaS産品廠商想的是如何快速獲得用戶，然後提供優質服務，持續獲得收入，但SaaS用戶想的是，先試着用用，不好用就換呗。

成熟公司，目前還是以傳統OA系統為首選

500人以上的比較成熟的公司，目前還是以傳統OA系統為首選。因為SaaS雖好無奈功能太少，無法集成，無法個性化定制，可能整體效率不高反低，當然對于一些特定的應用領域，比如招聘、CRM等偏工具型應用，完全可以用SaaS系統，這是B2T。

2. SaaS模式對産品供方和用戶有哪些不同的意義？

SaaS的優勢，也就是雲計算的優勢。雲計算模式是未來的方向，這毋庸置疑，移動應用是可以算是雲計算模式必不可少的組織部分，已經不必單獨強調了。

我們發現雲計算實際上是由IT廠商來推動的一場革命，用戶是被推動的角色。雖然是順應技術發展的趨勢，但也是因為商家逐利的結果。商家希望能利用軟件零成本複制的特點提供更加标準的産品和可控的網絡服務，從而更好的降低獲取（服務）用戶的邊際成本。

因此雲計算模式對産品的供方和用戶來說體會到的優勢是不同的。随着SaaS應用的不斷深入，商家将降低邊際成本，得到更好的軟件産品，獲得更多的用戶，從而獲得更多利潤，同時還能更強的控制用戶。但對用戶來說，建設信息化的初期成本的确會變低，但自己的需求并不能被很好的滿足，而且系統的實際上是和廠商共同控制的。就像我們花錢買了手機但實際上手機并不完全被我們自己控制。

我認為現階段，總的來說對産品的供方的益處更大一些。我和衆多傳統管理軟件的老闆的交流得出的一緻意見是：傳統的項目式做法不可取。項目成本完全不可控，項目風險巨大。因此必須轉向SaaS模式，這種模式能有效的控制用戶的很多不合理需求。

3. 2C-SaaS和2B-SaaS比較。

2C-SaaS其實非常多，從免費郵件，QQ，微信，到淘寶，京東，百度地圖，殺毒軟件，面向個人的2C-SaaS應用早已成為每個人生活的一部分，2C-SaaS産品也誕生了大批偉大的互聯網公司，高頻剛需的應用就是最好的應用。而2B-SaaS産品有太多不同的邏輯，即便是被大家奉為鼻祖的成功典範salesforce也是仁者見仁智者見智，并非所有用戶都喜歡。

分析2B-SaaS應用的角度可以有非常多，但是我們總的來說，有這樣一些基本特點：

• 雲計算是發展方向，沒有懸念，所以2B-SaaS前景廣闊，機會很多。但SaaS不可能一統天下，私有部署的企業級應用仍将長期存在，甚至維持主流地位。
• 2B-SaaS應用進入春天，蓬勃發展，但路還很長，還沒有霸主。有趣的是，SaaS系統多數都是新興廠商在做，傳統OA軟件的主流供應商向SaaS轉型的步伐很緩慢。估計轉型不易。
• 業務類的2B-SaaS應用，中國用戶需求和國外用戶的需求差異很大，不大可能由國外廠商實現，好應用還是要等待中國互聯網企業來實現。

本文由 @steamyoung 原創發布于人人都是産品經理。未經許可，禁止轉載。

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