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納尼！我怎麼會寫空白主題！你當我二啊！然而，雖然這個要求看上去很小白，為人所不屑，但事實上很多人做得并不好。在發郵件求辦事或提要求的時候，大部分人還能記得給郵件加上标題，但一到轉發郵件和通過附件發送材料的時候，就很容易出現轉發郵件不更改系統默認的轉發主題，發送附件不寫主題的情況。

我就經常收到層層轉發的郵件，到我這的時候主題往往已經面目模糊，隻剩下一排“fw”，讓人如墜雲霧之中。千萬不要把轉了N層的郵件直接發給别人，一方面顯得非常業餘；另一方面也不利于别人知曉郵件内容。我的一般做法是在轉發郵件前标注【轉自×××】，後邊再寫上郵件主題。

另一種容易出現的毛病是，有時你跟别人要一些參考材料：老趙，上次你給我們講公文寫作時用得PPT挺好的，發我看看呗；好的，馬上發你郵箱。沒一會兒，收到一封空白主題的郵件，正納悶這是什麼呢，打開一看，就是剛才索要的PPT。

要知道，對辦公室人來說，郵箱遠不隻是一種通信工具，某種程度上也起着資料庫和工作記錄的作用。經常需要快速檢索郵件、篩選垃圾郵件，你發沒有主題的郵件給别人，别人通常不會打開，這樣一來你發給别人的材料就很容易被遺漏，就算别人好奇心強，不打開看看心裡不舒服，十分幸運地打開來看了，事後再想查找這封郵件時，也會因為空白的主題很難被發現，隻能在郵箱裡一個個去翻閱、打開。

對你來說，寫上主題是舉手之勞，也是基本的禮貌，何不給别人行個方便？

郵件主題要簡短明确，能夠突出内容的重要性，切忌冗長複雜。如果主題中有關鍵詞想突出，可以添加适當的符号加以着重，例如【】；如果确實很緊急，在郵件開頭注明【緊急】或【特急】。

如果你實在很懶，覺得給郵件添加主題是一種酷刑，那麼先别絕望，一些郵件客戶端很适合你，比如Fox-mail，當你寫郵件時，它可以自動把上傳的第一個附件名稱添加為郵件主題，它還可以直接複制附件名稱，你隻需要粘貼到主題欄就行了，值得深度“懶癌”患者擁有。

說完主題，我再來說說郵件正文務必遵循的三個原則。

原則一：禮多人不怪

禮多人不怪，禮貌性稱呼是公務郵件不可或缺的内容。正文開始一定要說“××您好”，如果不熟悉的話，可以稱呼别人的職務，例如“劉處長你好”，哪怕搞不清楚對方職位，叫聲“唐老師你好！”總是不會錯的，畢竟“蒼老師”“趙本山老師”也都是老師。結尾的時候不要偷懶，加幾句祝福的話顯得非常周到，比如“順頌×祺”。

原則二：短句為上、簡短為上

正文寫的水平如何體現的是個人基本表達能力，我可能幫不到你，但簡明扼要、多用短句總是沒錯的，畢竟大家都習慣了快閱讀、短閱讀，句子太長，内容太多，别人可能根本沒耐心看完，也容易遺漏文中的重要信息。

原則三：比平常說話更委婉、更恭謙

電子郵件交流時，不像面對面交流那樣帶有表情、表達感情，也無法像電話交流中能聽出語氣，更不像書信可以慢慢推敲華麗辭藻。如果你不注意文字語氣的話，是很容易顯得冰冷、無情，易被誤解的。

郵件裡的一句話可以用很多語氣表達出來，我們應該盡量選擇委婉、恭謙的方式。舉個例子，若你不同意對方的意見，那麼在反對時請多用“我們”而不是“你”，比如“我們覺得這個稿子還可以再進一步修改”相比“你這個稿子還可以再進一步修改”，是不是感覺後一句的手指頭都快戳到别人眼睛裡了，而前一句則柔和得多呢？

很多時候辦公室同志們寫完正文覺得就萬事大吉了，附件随便上傳一下。但正如前面提到的，有些時候，傳送附件才是寫這封郵件的主要目的，對待附件也不應随心所欲。

千萬不要忘記貼附件

我自己也發生過好多次這種情況，寫着寫着見附件，最後發送時忘記貼上附件，很明顯，别人看到這樣的郵件，眼裡一個大号的馬大哈就誕生了。

正文裡一定要對附件有說明

附件自己不會說話，隻能靠正文替它舉牌。所以如果有附件，正文一定要用一定篇幅說明附件的内容，如果添加多個附件，更要一一說明附件一是什麼，附件二是什麼；如果附件是特殊格式的文件，必須說明一下附件用什麼工具能打開。

附件一定要有編号和名稱

我有時收到下級單位草拟的領導講話，郵件附件的名字就簡明扼要的兩個字——“講話”。麻煩請換位思考一下，這個叫“講話”的文檔在你電腦上可能是獨一無二的，但在我的電腦上就沒有任何意義；如果有多個附件，一定編好号，寫清楚每個文檔的名稱，并對應在正文說明，否則有時六七個附件，收件人怎麼分得清東南西北。

較短的文檔附件，内容要在正文重現

以前我給一些報紙期刊投稿時，常常被要求将附件内容粘貼在正文裡，我隻好照做，但始終不明就裡。一次别人也給我發了一封這樣把附件内容也粘貼在正文裡的郵件，終于體會到妙處。

原來，如果将文檔裡的正文用純文本複制粘貼在郵件結尾，對方在使用電腦處理郵件尤其是智能掌上設備的時候，便無須等待下載打開附件，可以直接快速浏覽正文。對于不長的文檔附件，我建議你這樣做，畢竟下載後浏覽還是要浪費别人一些時間。

辦公室裡收發郵件的量通常不小，碰上大活動大材料，需要反複溝通，每天少則十來封，多則上百封郵件也是稀松平常。

我發現有些辦公室同志耐心可嘉，郵件再多，也堅持有條不紊的重複在網頁上登錄郵箱的步驟，一遍又一遍地輸入用戶名、密碼，不厭其煩地上傳附件。

假如有時候需要同時使用好幾個郵箱，單位的、處裡的、科室的，還要打開網頁分别一一登陸。這真是不勝其煩，為什麼不用郵件客戶端呢？其實，郵件客戶端好處很明顯：

有及時的來信提醒，别人發來郵件，你第一時間就能得到提示并處理。

不用頻繁的登錄驗證，設置好賬号之後，哪怕同時處理幾個郵箱的郵件，也隻需打開客戶端軟件處理，不用反複輸入密碼。

更方便的分類管理，客戶端可以更方便的保存附件、分類郵件，提供更強大的檢索工具。

可以離線保存文件，有時候單位郵箱容量小，放不了太多郵件，有時候出差在外總不能時刻保持網絡暢通，客戶端把郵件保存在本地，這時候客戶端就派上了用場。

更強的編解碼能力，提高對郵件格式的兼容性，不容易出現亂碼，格式看着舒服。

此外，不少郵件客戶端還提供更豐富的功能，比如自動輸入郵件地址，随意拖拽上傳附件，自動填寫主題，通訊錄導入等。

至于哪款客戶端好用，我覺得都還行，大緻不差，Outlook、Fox-mail、網易郵箱大師、WPS郵箱、YoMail都行。

需要特别指出，如果你用智能手機，手機上也應該裝個郵件客戶端，便于随時處理郵件，原因同上。

我經常收到一些陌生人的郵件，除了正文後面就沒了，光秃秃的一片。

有時針對郵件内容着急和發件人溝通，卻怎麼也找不到對方的聯系方式，隻好又通過發郵件聯系，往往要等到一兩天後才得到回複。之所以出現這種聯系上的錯位，進而拖累辦公效率，其實就是對方沒有重視和用好電子郵件的簽名欄。

先科普一下，電子郵件簽名是指可添加到傳出電子郵件末尾的文本，說白了就是自動添加到每封發出的郵件末尾的信息。作為一個追風少年，你當然可以在簽名欄裡寫上“一切皆有可能”或者“求偶”等個性化的内容，但作為一個辦公室人，我還是建議你的郵件簽名欄盡量遵循以下原則。

簡明扼要地寫上基本信息

如姓名、單位名稱、聯系方式、個人職責範圍等。注意，當你有多個電話、郵箱、網站和社交網絡賬号時，不要列出所有聯系方式，這種做法大錯特錯，因為這會讓收件人困惑甚至絕望。實際上，你隻需要列出一兩個聯系方式，然後加上一句話，告訴對方怎樣才能最快聯系上你，比方說“微信是聯系我的最快方式”“如有問題請您直接撥打我手機”等結束郵件，然後附上你的微信号、手機号。簽名檔最好不要超過5行。

千萬不要添加圖片藝術字體等過于花哨的内容

我個人非常讨厭把花哨的圖片作為簽名檔，這總讓人感覺這個E-mail頭重腳輕快要摔倒，或者發郵件的人想給郵件套上貂皮大衣，簽名欄太花哨會導緻郵件接收人注意到簽名勝過郵件内容本身，這恐怕是着急辦正事的你不願意看到的。另外，為了阻止垃圾郵件，一些電郵供應商有專門攔截郵件圖像的默認設置，這樣的結果就是如果你的簽名含有名字、頭銜和商标的圖像，你要做好收件人可能什麼也看不見的準備。

可以捎帶不越界的個性

适當的個性也未嘗不可。郵件簽名欄裡的個性化内容既可以是單位宗旨和願景，比如“我專業代寫公文，包您滿意！”，也可以引用一個短語，比如“我愛崗敬業奉獻”。另外，我前面也提到了，現在個人信息數字化方興未艾，省略一切文字内容，在簽名欄添加一個二維碼名片也是讓别人記住你的好辦法。

還有一點提出來和大家探讨，簽名欄中除了電話、手機、地址以外，該不該包含自己的郵件地址？應該。起初我覺得這完全是脫褲子放屁——多此一舉，别人收到我的郵件自然可以從發件人裡看到我的郵件地址，我還用得着狗尾續貂在簽名欄裡也把郵箱地址寫上嗎？

後來我發現一些大單位各有各的統一簽名格式，但都會包含郵件地址。經過多方求教打探，原來，之所以要求簽名欄裡也注明郵箱地址，是因為你的郵件可能會被轉發或回複給其他人，如果簽名欄不寫地址，幾道轉手之後别人就看不到你的郵箱信息了，這會給别人帶來不便。

必須承認，一個普遍存在的現象是，許多單位使用郵箱的頻率趕不上高度市場化的大企業，很多人也沒有經常查收郵箱、及時回複郵件的習慣。

不少大企業的運行條線基本建立在電子郵件的基礎上，比如我曾經看過一篇講騰訊怎麼用郵件辦公的文章，說道：“一位程序員對我講述過這樣的經曆：有一次，他做了一個PPT，後半夜兩點鐘就發給了馬化騰，本想洗洗睡了，沒料到過了20多分鐘，馬化騰就發回了修改建議；曾主管QQ會員業務的顧建斌回憶說，馬化騰對頁面的字體、字節、大小、色彩等都非常敏感，有一次，他收到一份郵件，馬化騰指出兩個字之間的間距好像有問題。”

這樣的場景在一些機關和事業單位幾乎難以想象，辦事主要還是靠公文往來，很多人好幾天也不看郵箱，甚至看到了也裝作沒看到不予理睬，你拿他還真沒辦法。

這樣一來，對辦公室的同志來說，發完郵件後的繼續溝通就變得極為重要，必須通過郵件以外的方式提醒别人及時查看郵件，同時确認對方收到郵件，否則到時候對方推诿扯皮，說，哎呀，沒有看到郵件啊！沒有給我發過郵件啊！我好久沒看郵箱了啊！你怎麼不跟我說一聲！你就有口難辯了。

後續的溝通一般采用兩種方法：

一是請求閱讀收條。我曾經喪心病狂地把郵箱設置成對所有發出的郵件默認請求收條以及默認回複，然後領導的郵箱被我的自動回複塞滿了，你當然不要學這樣的做法，隻對重要的郵件請求收條即可。

二是通過微信短信電話提醒對方看郵件。畢竟别人也要開會，不是每個人都時時刻刻蹲在電腦前捧着手機刷郵件的。發個短信提醒别人看郵件的好處在于可以把短信郵件通知留下做憑證，對方不能再裝作沒看見而不理睬。好幾次我被人誣陷，說沒有收到郵件，在領導正準備劈頭蓋臉訓斥下來的千鈞一發之際，我掏出手機，給領導看了短信提醒，雄辯地證明了我是個辦事靠譜的實誠同志。

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