互聯網時代，讓我們在工作時可以選擇電話、各種實時溝通軟件作為交流工具，但是在職場中，電子郵件依舊是最重要的方式之一。但一些職場新人，甚至一些職場老鳥，由于平時并不太注重收發工作郵件的技巧和規則，導緻工作延誤、合作失敗、甚至造成不必要的麻煩。

那麼，到底什麼才是好的職場E-mail？

我們先來看看電子郵件有哪些作用。

1、作為資料庫

我們工作中寫過的工作計劃、方案、總結等這些資料，可能會因為沒有及時歸檔歸類而很難查找，也可能會因為電腦突然罷工而丢失，但是隻要這些文件通過電子郵件發過，它們就會好好的呆在郵件系統中，随時可以找到。

長期的郵件積累和歸檔保存，相當于你的工作經驗的積累。

2、作為證據庫

很多人可能不太理解這個用途。其實，在我們工作中，難免會出現各種分歧，甚至糾紛。比如，公司發布各種通知是否全員都已經收到？有沒有異議？工作報告是否已經準确的發給相關領導？這些電子郵件記錄，都能準确記錄你的工作情況。在職場中保護自己的最好方式就是凡事都有文字記錄，白紙黑字，并且有相關人員的确認。

3、作為最正式的溝通方式

用公司郵箱溝通，不論是對内還是對外，在某種程度上會顯得你對這次溝通的重視程度，也能引起對方對此次内容的關注。在職場中，任何事情用電子郵件來溝通的時候，說明這個事情比較重要。同時，寫好一封電子郵件，會讓人覺得你辦事有條理、有邏輯。

一封完整的電子郵件包含以下幾個部分：1、收、發件人2、主題3、正文4、結尾簽名檔和5、附件。

1、收件人、抄送人、密送

如果你準備寫一封郵件，最開始就是要填寫收件人、抄送人、密送。簡單說一下：

收件人（To）:是指需要對郵件予以回複的人

抄送（CC）: 是指隻需知道郵件中所提及的事，他可以不予以響應，但可以給予建議或補充相關信息

密送（BCC）：是指其他收件人不知道發件人發給了密送的人，這個功能建議慎用。比如，你本不想讓其他收件人知道你發給了密送的人，但密送收件人卻回複了所有人，這就尴尬了。

收件人，抄送人，發之前一定要想清楚。一般地，給其他部門員工發郵件最好抄送自己的領導和對方的領導，萬一有什麼問題領導可以幫你一起解決。不抄送給領導的話，出了問題就隻能自己扛了。

收件人、抄送人的位置也最好按照職位的高低從大到小。

2、主題

在主題中用<請回複>、<請協助>或者<請審核>等字眼一目了然的概括你希望收件人所給予的響應，然後用關鍵信息說出郵件的主要内容，比如“<請解決>2020年5月29日人力資源部會議提出的問題”這樣的标題，可以帶給收件人更多的有效信息。

3、正文

稱呼與問候，禮貌性稱呼是商務郵件不可或缺的内容。開頭一定要說“XX：您好！”，如果不熟悉或者在對外郵件中，可以稱呼别人的職稱，例如“劉經理：您好！”。切忌：不熟悉的人不要叫人家的昵稱，如果是三個字的名字盡量不要叫全稱。（通常稱呼全稱時都有些敵意。）

3.1 正文首先要盡量簡短，多用短句；

3.2 全文要通順，避免出現歧義，可以用圖表等表示；

3.3 文章語氣客觀，不帶主觀色彩，少用或者不用感歎号；

3.4 一次把問題說清楚；

3.5. 重要信息可以用字體加粗或變換一個顔色。

4、結尾

結尾的時候記得加幾句祝福的話顯得非常周到。簽名檔是你聯系方式展現的地方，所以這裡要清晰地列出你所在的公司、部門、職位、聯系方式。但是信息一定不要太多，有一些不太重要的信息就不要放進來了。

5、附件

附件可不是可以随便加的哦~

首先如果有附件，正文裡要有提示，并且有一定的說明。盡量不要同特殊格式，而是要用對方能夠收到後就可以打開的。如果要下載一堆軟件才能打開，給人的感受不好。

附件要修改成一個明顯的名字。我收到過很多人發的簡曆，附件名字就叫簡曆，但對于我來說這樣就很不方便，本可以直接下載保存，但我在下載的時候，得修改你的附件名字，也可能在執行中會出現問題。所以如果是簡曆附件，可以寫成“xxx應聘xx崗位的簡曆”。

如果附件過大，可以使用網盤，告訴對方網盤地址，密碼，讓對方下載。

記住：附件一定不要給收件人增添麻煩哦！

郵件的重要性大家知道了，但并不是所有情況下都适合發送郵件。

1、當自己處于激烈的負面情緒或者一時沖動時，千萬不要發郵件。白紙黑字的郵件，任何一個小錯誤都有可能被固定化和擴大化，可能成為别人的把柄。所以，就算跑去跟對方大吵一架，也不要随随便便發出一封怒氣沖沖的郵件。

2、話題複雜，需要多方深入解釋、讨論或争議的内容。針對有争議，要讨論的内容，最好是先讨論過後，有了一個定論再發郵件，否則隻會是來來回回的郵件争吵，公說公有理婆說婆有理。

3、需要保密的内容或溝通較為敏感的話題。

4、需要對方立刻反饋的内容，不太适合用郵件進行溝通。郵件時效上有一定的延遲，對方有可能因為各種原因不能及時反饋。此時，采用電話可能會更快捷。或者是在電話溝通後再郵件确認。

我們要根據實際的工作場景，選擇合适的溝通方式，用好工作郵件，而不是給自己帶來麻煩。

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