職場上，衡量一個人優秀與否，一方面看品質，另外一方面則看能力。

品質是一個人的内在涵養，它是家庭教育、環境背景等多方面因素多年影響而形成的，并且一旦形成很難發生巨大的改變。能力卻恰恰相反，它是通過學習、鍛煉逐漸培養和獲得的，最直接的體現就是能否高效完成工作，并取得一定的工作業績。

所以，要想成為優秀的職場人，高效完成工作是非常重要的一件事，它不僅直接體現了一個人的工作能力，還直接決定了最終的工作成果。在今天，應對職業壓力是非常艱難的。任何有全職工作的人都知道，平均的工作時長并不夠你完成所有需要做的事情。不過，通過改變一些提高工作效率的習慣，你的工作效率會大大提高。一個有效率的人會利用好每一分鐘，最先重視最重要的任務。高效工作不僅僅提高工作效率，還可以讓你赢得你老闆的贊賞——有一個豐富而高效的工作生活，這也會讓你獲得成就感，感到滿足。

部分 1 找到關注點

1、 保持工作環境幹淨而有序。有的時候，提高工作效率就是清除一下你工作區域的垃圾那麼簡單。雜亂的工作區域會妨礙你的效率。如果你不斷地從堆成山一樣的文件中翻找特定的東西，工作時間就被大大的浪費了。隻把每天都需要的東西拿出來——其他的東西應該放得遠遠的，但是也要能被迅速找到。

如果你在辦公室工作，安排好你的辦公空間和桌子，這樣你就可以迅速輕松地找到任何你需要的東西。如果你不在辦公室工作，也是同樣的原則。例如，如果你在一個自行車修理店工作，保持你的工具幹淨而有條理，這樣你就可以在需要的時候瞬間找到它們。幾乎所有的工作區域變得整潔之後都會提高你的效率。

在處理大量文件的工作室工作的人員應該創建一個有條理的歸檔系統。把經常用的文件放在手邊。其他的文件按照字母順序（或其他）進行歸類。

2、 保持工作環境中有大量的儲備資源。确保你有工作需要的材料和工具。在辦公室，這意味着你需要打孔器、起釘器、計算器之類的東西。在辦公室之外，所需的工具是不同的，但基本原理是相同的——在你開始工作之前，拿到你需要的工具。科學家們用複雜的圖形應用程序工作，機械師需要套筒扳手工作，他們都需要在開始工作前把工具準備好，這樣是有好處的。

這也意味着，你需要确保當自己需要任何工作中可能需要的東西的時候，都可以及時拿到——訂書機裡得有訂書釘，木匠需要釘子，教師需要粉筆，等等。

确保你的工具維護良好。如果你工作必需的一件工具壞掉了，那麼它會阻礙你完成工作的其他部分。定期花幾分鐘時間來清理和維護工具，從長遠上看是節約時間的。

3、 保持一個統一的作息。如果你做事一直都憑着感覺走，沒有計劃，那麼稍微付出一點努力來計劃一下你的一天，就可能會提高你的工作效率。為了讓你的作息真正高效起來，讓自己堅持一個大的計劃（可以在你的辦公室或小隔間内放個日曆，來做長遠的日程安排）。不要有好幾項時間安排，或者用很多非常容易丢掉的紙條來寫時間安排，這樣會讓你的工作變得更複雜。你隻需要一個特定的、可以查看自己需要做什麼工作的地方就可以了。

通過創建"待辦事項"列表整理每一天的安排。從最高級别的工作開始，把它們最先完成。把不太重要的任務放在名單最後。從列表的最開始進行工作。如果你在一天結束的時候沒有完成，第二天就先解決未完成的項目。

為你最重要的項目建立一個時間表和截止時間，要現實地想想它們所需要花的時間。你不希望自己失敗吧——最好在項目開始的時候預留更多的時間，不要在快截止的時候再匆忙計劃。

4、 不要分心。不同的工作環境會讓人有不同的雜念——有時候你會碰上一個特别健談的同事，讓你沒法集中注意力。也有可能極度安靜，造成一種無聲的壓迫感，即使是一點點聲音也會對你造成幹擾。做你必須要做的事情，以此來集中注意力。如果你在工作的時候可以放心聽音樂，戴一個MP3播放器。你甚至可以在工作的地方貼一個紙條來提醒你的同事不要讓你分心。這可能看起來很粗魯，但事實并不是這樣的——這是讓别人在你工作的時候離開你的一個合理而有效的方法。記住，你可以在吃飯和休息的時候進行應酬和社交。

一個很常見的分心的原因就是浏覽娛樂互聯網網站。一項研究表明，大約三分之二的人每天都會浪費一點時間在與工作不相關的網站上。[1] 幸運的是，大多數浏覽器允許下載免費的插件來阻止你訪問問題網站。搜索你的浏覽器的擴展商店，找到"廣告攔截軟件"或"生産力小助手"。你應該會得到一些免費而有效的産品。

另外一個避免分心的好方法是對電話進行篩選（為了避免不必要的電話交談）并盡量減少電話會議。

5、 利用休息時間辦理私事。有一個奇怪的現象是，"休息"可以提高而不是阻礙你的工作效率。首先，休息一下可以讓你的疲勞得以緩解。如果沒有休息，你可能會變得疲勞，工作變慢，熟練度變低。第二，休息時間給你處理那些分心的事情的機會。利用休息時間做那些可能會影響你工作的事情。你是不是發現自己在工作的時候在想着給一個親戚打電話？在休息的時候再打電話吧，不要分心！

部分 2 培養正确的工作思維

1、目标思維。俗話說“凡事預則立，不預則廢”，工作中如果沒有目标、不明目标，那麼就等于蒙着眼睛打亂仗，忙前忙後，最終可能都是白忙活。所以，時刻把目标作為一條工作主線，經常性對準目标非常重要，這能确保不走彎路、不走錯路。

但目标思維并不單純強調要有目标，而是要分清目标，并且時刻要圍繞目标開展工作。

“分清目标”就是要明确做一件事的最終目的，切忌把指令當目标。很多人把領導布置的工作、發布的指令當作是自己的工作目标，認為隻要完成了領導布置的任務就大功告成，但其實領導布置的任務和發布的指令，背後一定都指向一個具體的目标，這個目标常常是部門的目标或公司的目标。

比如，領導要求你這個月拜訪二十位客戶，你要意識到拜訪二十位客戶不是目标，協助領導達成這個月的銷售業績才是目标。當你能意識到真正的目标時，你在執行時可能就不會僅局限于拜訪二十位客戶，而會有更多達成目标的舉動。

“圍繞目标開展工作”就是在做事的過程中，時長回顧目标，并考量當下所做的工作是否有助于實現目标。很多人在工作的過程中，忙着忙着就忘記了最終的目标，導緻行動偏離軌道，付出了很多努力，但最後卻發現白忙一場。

比如，你非常明确自己的目标是協助領導達成這個月的銷售業績，那麼在工作過程中，就要時時刻刻回顧目标，并且自我考量當前手頭的工作是否有助于目标的達成，如果有助于則繼續做，如果偏離目标就立刻停止。

簡而言之，目标思維就是要能将公司的目标、部門的目标、個人的目标相結合，不要将任務或指令當目标，而要通過任務或指令看到公司和部門的目标，并結合自己的工作，圍繞目标開展工作。隻有擁有了目标思維，每一個付出才算有價值，也才能确保最終的工作成果有意義。

2、清單思維。每個人在工作中多多少少都會犯錯，但很多錯誤卻常常很低級，根本不應該出現，尤其是那些已經得心應手的工作，反而更容易出錯。

講一個故事，在萬聖節的晚上接收了一位被刺傷的病人，這名病人因為在化裝舞會上和别人發生争執而受傷。當他被送到急診室時，醫護人員迅速用剪刀将他的衣服剪開，然後對他的身體進行仔細檢查，然後将他推進了手術室，對傷口進行了縫合。但沒想到的是，沒過多久，這個病人心跳過速，眼睛上翻，護士推他的時候一點反應也沒有。醫護人員蜂擁而至進行緊急救治，還好搶救及時，這個病人的命保住了。那麼，為什麼會出現這種情況？明明該做的檢查都做了，該采取的救治措施也都沒有錯，但還是出現了問題。原來，所有人在救治的過程中都忽略了一件事，就是詢問這位病人究竟是被這麼東西刺傷的，因為不同器械造成的創傷是不同的，救治時需要注意的事項也是不同的。顯然，對于醫務人員來說，這是一個相當低級的錯誤，而這樣的錯誤卻足以釀成大錯。

人類的錯誤主要有兩種：一是“無知之錯”，即因為沒有掌握正确的知識而犯下的錯誤；二是“無能之錯”，即因為掌握了正确的知識，但沒有正确使用而犯下的錯誤。無知之錯可以原諒，但無能之錯很難被原諒，因為誰都不喜歡“明知故犯”。

為了避免“無能之錯”的發生，在做任何工作前，都将這件工作所需要考慮的事項列成清單，并且按照清單一項項進行操作，是極為有效的措施，而這就是清單思維，它能降低工作的出錯率，進而提升工作的效率。

3、流程思維。在面對較為複雜的任務時，很多人都感覺束手無措，不知道從何下手，于是，就習慣性地想到哪就從哪開始，或者想起什麼就做什麼。這很容易導緻工作節奏錯亂，也很難确保最終得到想要的結果。

所以，要解決複雜問題，并讓工作有條不紊，建立流程思維很重要，即在展開一項工作之前，先梳理或建立完成這項工作的流程，将流程确定之後再展開行動。這樣既不會遺漏某些重要環節，又能将工作的節奏和進度牢牢掌控。

比如，領導安排你做一份部門的人員現狀分析報告，其中要涵蓋人員構成情況、人員流動情況、人員需求預測等多方面的分析。此時，如果你缺乏流程思維，那麼接到這個任務一定先開始發愁從何下筆，然後硬着頭皮寫報告。但如果你有流程思維，你可能就會有清晰的規劃，第一步要收集相關數據，第二步要進行有針對性的調研或訪談，第三步要整理資料，第四步着手寫報告。當你把一項工作的流程清晰的做出規劃，你在開展工作時就不會慌，結果也能得到有效的保證。

4、優勢思維。很多人在工作中，總會花大量時間彌補自己的不足，認為隻有将缺點改正，才會成為更好的人，才能更好的完成工作。事實上，越花時間彌補不足，越難成為優秀的人，也越難做好事情，因為人的很多缺點是不可逆的，也是在短時間内難以彌補的。

所以，真正聰明的做法是不斷發揮優勢，并且不斷放大和強化自身的優勢。當你的優勢足夠強大，劣勢就會被掩蓋，并且根本不會影響到事情最終的結果，正所謂“揚長避短”。

比如，你從事辦公室文秘工作，主要負責外勤接待工作，但你并不善于言辭，常常不知道怎麼跟陌生人搭腔，總是不能在不同的場合說出恰當的話，但是你是個非常注意細節的人，尤其是禮儀。其實，對于這種情況，你大可不必花費大量的時間和精力去學習和練習如何溝通，你隻需要将行動表達你的熱情、禮貌、尊重足以，因為肢體語言也是一種語言，甚至有時候勝過聲音語言。

5、協作思維。職場和校園最大的不同的就是，校園裡更多是“單打獨鬥”，職場則強調“并肩作戰”。一項工作往往是由多個環節所構成的完整流程，不同部門、不同員工都是這個流程鍊條上的一個環節或一個點，要想确保最終的工作結果，就要做好流程鍊條上每個環節，而這個過程則需要不同部門、不同的人相互配合、協調一緻。

所以，要确保工作很好地完成，建立協作思維很重要，因為工作不是一個人在戰鬥，你隻有和其他同事展開良好的協作，才能确保自己的工作順利完成，也才能推進部門、公司目标的達成。

比如，你是公司的人力資源管理部，每年在招聘之前都要做需求調研，這便涉及到要和多部門之間的協作，即和不同部門的負責人溝通，了解其人員需求，而不能閉門造車，自己憑空想象各部門的需求。

部分3 制定有效的工作策略

1、 把責任轉化為可管理的小部分。把大的項目分解為小的——如果這個項目足夠大，是很容易進行分解的，直到你在截止日期之前完成了整個項目後，再去處理一些不重要的工作。作為一個高效的工作者，你應該先做最重要的事情，即使這隻是整個大工作的一小部分。完成一個大項目中的一個小項目，不如完成一整個小的項目收獲到的成就感多，但是這是利用時間的聰明的辦法。從長遠來看，如果你每天完成一點點，你會更加快速地完成你最重要的任務。

例如，如果你在一個月的時間裡要完成一個大的演講，在今天就設立一個大的目标。它并不十分費時，所以不會讓你從其他工作中分心，但這是讓你更快、更容易地完成其餘部分的重要的第一步。

2、 把任務分散開來，減輕你的工作負擔。

除非你是工作場所中最底層的人，否則你就可以把複雜的工作分成幾個，分配給一個或更多的下屬，節省自己的時間。不要把那些隻有你知道如何完成的任務交給下屬。相反，給他們耗時而單調的任務，這樣你才能夠把自己的才能發揮到更重要的工作上。如果你打算分配工作，記得要盯着你的下屬，給他/她一個最後期限。在他們幫助你的時候，始終要對你的下屬給予獎勵——如果他們覺得你欣賞他們，他們會在未來的工作中更努力。

如果你是一個實習生，一個入門級的員工，或者是别的公司中的底層員工，你也可以嘗試分配特别單調的工作給跟你一個級别的員工（當然要得到他們和上司的許可）。如果你得到了同事的幫助，要準備好回報他們！

如果你跟你的老闆關系很好，你甚至可以問問他是不是可以把任務分配一些給别人來幫助你！

3、 保持會議精簡。

每個人都痛恨會議——根據2012年的調查，幾乎一半的受訪者認為開會是浪費工作時間的罪魁禍首，浪費在開會上的時間甚至比花在個人和娛樂網站的時間都多。[2] 會議對于讨論未來目标、建立未來方向等事情是至關重要的。然而，會議總是會慢慢變得冗長，消耗一天當中的幾個小時（或者在一些極端情況下要消耗幾天），但還是做不出任何重要的決策。下面有一些讓你的會議盡可能有效的提示：

每次會議前，制定一個議程，以便充分利用時間。也要計劃好解決每個議題要用多長時間。盡可能堅持你的議程，如果其他議題出現，建議他們可以私下在辦公室讨論。

盡可能邀請最小數量的人參加。讓參會者人數盡可能減少，就可以降低因為談話而使話題改變方向的可能性。這樣同樣可以讓那些不需要參會的人堅守自己的工作崗位。

盡可能減少幻燈片展示。對于進行幻燈片（PowerPoint等等）放映是可以幫助還是阻礙會議的效率尚且有争論。[3] [4] 但有一點是明确的：如果你在使用幻燈片進行展示，盡可能簡潔。使用幻燈片來顯示無法通過語言表達的照片和數據，而不是你的整個演講内容。

最後，有一個總體原則，在啟動會議前得知道你要決定什麼，并盡快做出決定。

4、 把辦公室鬧劇扼殺在萌芽狀态。不幸的是，工作場所總是存在可怕的壓力。如果針鋒相對，可能會立即導緻沖突。這可能意味着你或者跟你産生沖突的人，或者你們倆需要做出真誠的道歉。要盡早解決這件事。如果你忽視這個問題，從長遠來看，你的工作效率會降低，因為你要浪費時間在這個人身上，躲開他/她所在的工作場所。更重要的是，你會很慘——不要讓職場鬧劇毀了你的效率和你的心情！

不要害怕介入調停。公司知道沖突和不合會妨礙工作，因此很多雇主的具體職責也包括在工作場所解決糾紛。如果你因為和某人一起工作而感到沮喪、傷心或害怕，請聯系工作場所的人力資源人員。

當這些都說了和做了之後，你不必非得和沖突的同事成為朋友——你隻需要能夠與他/她一起工作即可。在工作場所中要禮貌而得體，即使是面對讨厭的人也一樣。

部分 4 改變生活方式

1、 很好地休息。疲憊絕對無法提高任何人的工作質量。疲憊會讓你的工作能力下降，無法很好地表現自己，并且，如果你的睡眠出現問題，可能會在重要會議上出現尴尬的場面。此外，睡眠嚴重不足和各種健康問題都是相關聯的。[5] 不要因為你生病了而在辦公室睡覺，或者是錯過工作——盡可能在晚上保證7-8小時的睡眠。

在最好的情況下，疲勞工作會讓你分心。在最壞的情況下，它可能導緻嚴重的安全問題。如果你在與人民的安全高度相關的地方工作（例如，如果你是一個空中交通管制員或者你是開卡車的人），保證充足睡眠就是當務之急。

2、 鍛煉。科學已經證明，良好的鍛煉方案可以提高你的工作情緒和工作效率。[6] 對于久坐辦公室的工作來說尤其如此。如果你花大部分的時間坐在電腦前，每天多花一點時間鍛煉—— 這不僅會讓你在工作中更容易坐得住，它也會使你感到更快樂，頭腦更清晰，并且更主動。

如果你是第一次訓練，嘗試适度的心肺鍛煉與力量訓練相結合。

3、 保持良好的心情。如果你想提高你的工作效率，你可能就會以極其嚴謹認真的态度對待工作。通常情況下，這不是一個好主意——你可能會在短期内提高你的工作效率，但是如果你在工作中從來沒有享受到樂趣，就很容易讓自己透支，導緻疲勞、壓力大、缺乏動力。盡量保持昂揚的精神狀态——如果你在工作中心情不錯，你會更容易保持動力和雄心。去做一些小的事情來改善你的情緒，不會妨礙到你的工作效率 ——戴上耳機聽音樂，做拉伸運動，或者把你的筆記本帶到休息室，平靜地休息一會兒。

充分利用你的用餐時間——利用這個機會享受美食，跟你職場中的朋友講講笑話。

小心使用咖啡。當你特别沒有精力的時候，咖啡是很好的提神工具，但是如果你每天都喝，你會對它産生依賴，它也不會對你有任何益處了。

4、 給自己動力。如果你有一個很好的理由來工作，那麼工作起來就更容易有效率。如果你有時候覺得有困難，想想你參加工作的最重要的原因——你的人生目标、你的夢想、你對自己的定義。把工作當成實現某種目的的手段——這種目的是你最後對你生活的定義。如果你喜歡你的工作，盡量想想工作給你帶來的感受 ——在你完成工作之後是不是覺得特别滿足呢？

想想你的工作讓你擁有的美好的事物。也許你通過工作賺來的錢買到了房子或汽車，也許你的工作可以讓你的孩子上學。想想你的工作的"好處"——比如說為你家人提供的醫療或牙科保險。

想想如果你不工作的後果。你丢掉收入來源之後必須放棄什麼？這會怎麼影響到你的家人或者是你身邊的人？

5、 獎勵自己。如果你已經成功地提高了你的工作效率，慶祝一下——這是你應得的。改掉壞習慣來養成好習慣是不容易的，因此要獎勵自己的辛勤工作。在周五下班之後喝一杯，在晚上跟一些朋友出去玩耍，或者隻是躺在床上拿着一本書——做些讓你在漫長的一周工作時間之後感到快樂的事情。獎勵自己增加你的成就感，這是保持你的動力的一個重要步驟。

你的獎勵不一定非得特别隆重，也不要花很多的錢。一般的适當的獎勵是最好的。把新的勞力士表留在特殊場合再買吧。

小提示

建立一個延遲獎勵的習慣，最不喜歡做的事情最先做，而不是留到最後。這樣你就不會花一整天的時間來擔心某個項目，并且試圖避免它。最先做可怕的事情可以讓你感到滿足，這樣你就可以用最愉悅、最輕松的項目來結束這一天的工作了。

高效完成工作不僅是每個職場人所期望具備的一種能力，也是每個管理者所期望看到的狀态。對于個人而言，高效完成工作能減少工作中無效的努力，減輕工作壓力和焦慮感；對于管理者而言，員工高效完成工作是确保目标達成的關鍵。

相比于掌握高效工作的方法，樹立高效工作的思維更為重要，隻有思想正确了，行為才會正确，最終結果才能得到保證。所以，要學會樹立目标思維、清單思維、流程思維、優勢思維、協作思維，這樣才能成為高效工作者。

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