認識“結構化流程”與“動态流程”

提起流程，許多朋友感覺既熟悉又迷惑，熟悉的是，日常工作中大家都離不開公司既定的流程，比如，财務報銷就有清晰規範的操作流程；迷茫的是，難道我們每件事都要按既定的規程去做、容不得半點自由發揮？

當然不是！問題出在，我們沒有從組織運作的現實出發，對流程的基本類別加以區分，進而形成共同的認識和一緻的語境。導緻我們談論流程時，你談的是“結構化流程”，他想的卻是“”“動态流程”，自然是心猿意馬、話不投機了。

因此，很有必要對企業中這兩大類流程作以介紹和辨析。

企業運營中有成百上千不同的業務流程，有些業務流程是很穩定的，基本上是固定的，比如簽訂合同，針對不同業務類型、不同授權額度的合同如何審核和簽訂，均有嚴謹細緻的流程規定；又比如退貨流程，什麼情況下可以退貨、如何退貨，都應該有标準化的規定，這樣才能妥善處理退貨、公平地對待客戶。

細加考量，在企業實際運營中還有一些流程的結構化程度并不太高，規定不那麼嚴格，有時還要有創造性。比如銷售計劃及銷售策略的制定，管理人員可能會參照過去的銷售數據、考慮當下的市場需求以及當前的促銷政策等，但綜合考慮這些因素、制定出的計劃和銷售策略的過程并不是很結構化的，這與退貨處理流程有很大不同。

我們可以照此把流程分為結構化流程與動态（化）流程兩大類：

• 結構化流程（structured processes）是指正式制定好的、标準化的流程。絕大多數結構化的流程是用來支持企業日常運營的，比如定合同、下訂單，收付款等。
• 動态（化）流程（dynamic processes）指确定化程度低、需調整适用甚至要憑直覺的流程，比如戰略制定與投資決策、業務問題分析與流程優化等。

1、結構化流程的特點

結構化流程要正式确定流程的具體活動細節，并将其調整為預先定義的固定活動序列，就像我們公司的“标準化流程圖”所展示的。結構化流程的改變是緩慢的，要經過深思熟慮的研讨、評審，控制是結構化流程的關鍵。結構化流程在運行中不鼓勵創新，實施中的獨出心裁往往不被賞識。

對于結構化流程，效率（意味着用最少的資源實現流程，即“正确地做事”）與效用（意味着流程對戰略的直接貢獻，即“做正确的事”）同樣重要。

支持結構化流程的信息系統具有明确的操作規範，清楚規定了系統用戶能做的事項和具體的操作條件，比如要在Oracle ERP信息系統中執行采購、銷售及其它流程的特定任務，會對作業人員的操作活動加以約束，在執行任務的時候想要随意變動是不被容許的。

2、動态(化)流程的特點

動态流程往往是不太正式的流程，但這并不意味着這些流程是非結構化的，而是說這類流程不能夠被分解成固定的步驟，無法做到在具體的業務活動中照章執行。

動态流程的流程圖具有高度的通用性，其中的活動聽起來也很一般化，比如“收集信息”、“分析優劣勢”、“選擇最優方案”等，人的直覺、經驗在流程中起很重要的作用。

就像其名稱所暗示的一樣，動态流程的變動較為劇烈。動态流程不以控制為核心，而是強調調整适應性，通過實驗獲得改善和發展是其命脈。動态流程的行動主體之間會相互協作，彼此之間提供反饋。流程會随着時間慢慢得到改善。調整就需要創新，動态流程中的大膽創新會受到鼓勵和獎勵。

大多動态流程的評價主要看效用如何、而不是看效率高低，即要看動态流程是否能夠幫助企業實現其戰略。

動态流程所用的信息系統是支持性的而非确定性的。信息系統會提供一個平台或者基礎設施來輔助動态流程的運行。

小結：結構化流程與動态流程的特點及其區别如下圖:

圖1：結構化流程與動态流程的區别

從“結構化和動态”的角度對流程進行區分非常重要，作為企業管理者該采取何種行為與其所參與的流程類型密切相關。創新在動态流程中會受到鼓勵和期許，但在結構化流程中卻不被贊賞；刻闆的剛性結構在重要的制造流程中大行其道，但在協作流程中卻廣受诟病，這正是本文開篇言及問題的原因所在。

讓我們再回到企業經營的原生态中讨論流程建設的價值與意義，我們常說當今是一個高速變化的時代，大家對紅海和藍海的讨論非常多，如果企業遇到的某個問題是從來沒有遇到過的新情況、新問題，如科研公關、挑戰技術極限稱為“藍海”，這時的流程就應該設定為動态化流程，需要依賴和發揮企業家和管理人員的經驗、直覺、綜合決策能力、創新的動力。

如果把穩定的業務、曾經做過的事情、遇到的情景和問題以及犯過的錯誤稱之為“紅海”，那麼，企業就應該通過結構化流程及時總結流程的原則與目标、流程的流轉圖、流程的操作要求、風險提示乃至崗位作業手冊等，通過結構化的流程總結經驗，通過嚴密地設計、剛性地執行來避免重複犯錯、提升工作效率和組織能力。

可見，如今當變化成為一種常态的時候，企業流程建設工作依然具有非常重要的現實意義。

可以說，從結構化流程到動态流程就是從紅海到藍海的過度利器。即企業一旦遇到藍海的新事物，就通過動态流程的平台輔助機制發揮個人才華和團隊的創造力，一旦這件事情、這項業務發生過了、穩定了就應該轉變為紅海，結構化流程建設就應迅速跟上，這樣不斷地轉變，不斷地将動态流程轉化為結構化流程，就可以幫企業打造穩定、可積累的架構，使企業在基礎穩固的基礎上及時應對變化、持續發展。

通過結構化流程和動态化流程的有效運行，使組織保持一種既能有序、穩定、高效運營，又可适應外界變化、富有創新力的動态平衡過程（如下圖2）。

圖2：企業藍海與紅海（動态流程與結構化流程）的循環變化

（文\文育）

說明：本文初版發表于企業内刊《隆基人》（總第64期、2018年第06期封面文章）

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