緻各部門：

為規範公司挂賬、付款、報銷單據的管理，明确各部門職責，現将相關單據整理使用及簽批權限、流程通知如下，望各部門認真執行：

一、涉及填制的單據：

各業務部門在辦理挂賬、付款、報銷時，涉及填制的主要單據包括：“月結供應商發票挂賬清單”、“付款申請書”、“費用報銷單”、“差旅費報銷單”、“車輛使用費報銷單”。

月結供應商發票挂賬清單：用于供應商（先到貨後付款）發票入賬時填制的單據，由采購部填制。

月結供應商發票沖賬清單：用于供應商（先付款後到貨）發票入賬時填制的單據，由采購部填制。

付款申請單：為支付采購、勞務、工程等款項，經辦部門根據合同、約定辦理付款申請時，填寫的單據。

費用報銷單：是指除差旅費、車輛使用費以外的，因公發生的業務招待費、電話費、水電費等期間費用開支後，憑符合規定的報銷單據辦理報賬手續時，填寫的單據。

差旅費報銷單：按照“差旅費報銷管理制度”出差，報銷出差費用時，填寫的單據。

車輛使用費報銷單：是指在公司車輛報銷費用時填寫的單據。

二、“月結供應商發票挂賬清單”的填制、審批：

1、供應商（先到貨後付款）應按月與财務對賬，并對未開發票貨物進行确認，無誤後開具發票。采購部收到發票後，審核發票票面信息無誤後，填制“月結供應商發票挂賬清單”（一式兩聯，其中一聯留存以備付款使用），并整理、匹配：供應商發票、材料入庫單、物資申購單、比價單（視情況）、合同等資料，作為“月結供應商發票挂賬清單”附件。

①由采購經辦人填制“月結供應商發票挂賬清單”，整理附件。

②采購部負責人對業務真實性、合法性進行确認，對所附單據的完整性、及時性進行審核，對審核結果簽字确認。

③财務審核人對發票相關信息進行核對無誤，對所附單據的完整、及時性進行複核，并與财務賬戶核對無誤，對審核結果簽字确認。

3、對有誤發票應及時清退供應商更換。

三、“月結供應商發票沖賬清單”的填制、審批：

1、采購部經辦人取得供應商（先付款後到貨，即預付款）發票後，審核發票票面信息，整理、匹配：供應商發票、材料入庫單、物資申購單、比價單（視情況）、合同等資料，填制“月結供應商發票沖賬清單”。

2、審批流程與“月結供應商發票挂賬”流程基本相同。财務審核人應注意發票金額與付款金額是否相同，沖賬後該供應商往來是否為零，若有差異應及時與采購部溝通處理。

四、“付款申請書”的填制、審批：

1、根據合同、約定，支付采購、勞務、工程等款項時，經辦部門填制“付款申請書”，并區别以下兩種情況整理相關單據：

①預付款（先付款後到貨）情況下，整理、匹配：物資申購單、比價單（視情況）、合同等資料。

②月結供應商（票到付款）情況下，整理、匹配：月結供應商發票挂賬清單、供應商發票複印件、材料入庫單、物資申購單、比價單（視情況）、合同等資料。

①由采購經辦人填制“付款申請書”，整理附件。

②采購部負責人對業務真實性、合法性進行确認，對所附單據的完整性進行審核，對審核結果簽字确認。

③财務審核人對收款人、付款金額等信息進行核對，對所附單據的完整性進行複核，并與财務賬戶核對無誤，對審核結果簽字确認。

④财務經理對付款方式、付款時間進行審核确認。

⑤總經理簽批處理意見。

⑥财務付款後及時反饋采購部經辦人員。

五、“費用報銷單”的填制、審批：

1、除差旅費、車輛使用費以外期間費用，經辦人員憑符合規定的報銷單據辦理報賬手續時，填寫“費用報銷單”。

①由經辦人填制“費用報銷單”，分類整理所附單據，其中：業務招待費、差旅費、租賃費、裝修費、車輛修理費等費用需要事前審批，報銷時要附上已審批的費用申請單。

②部門負責人對費用真實性進行确認，對所附單據的合法、及時、準确性進行審核，對審核結果簽字确認。

③财務審核人對發票等單據的票面信息進行确認，對單據的合法、及時、準确性進行複核，對審核結果簽字确認。

④分管領導對費用報銷簽批意見。

⑤财務經理對付款、賬務處理方式進行審核簽批。

⑥總經理簽批處理意見。

⑦财務根據簽批意見進行賬務處理，對前期有借款的，财務及時開具收據，并反饋費用經辦人。

六、“差旅費報銷單”“車輛使用費報銷單”的填制、審批：

1、經辦人員憑符合規定的報銷單據辦理報賬手續時，填寫“差旅費報銷單”“車輛使用費報銷單”。對需事前審批的差旅費、車輛修理費，應附已審批的費用申請單。

2、審批流程與“費用報銷單”流程相同。

七、挂賬、報銷票據的合法性要求：

1、稅務機關批準的帶防僞水印底紋和套印全國統一發票監制章的稅務發票；

2、财政機關批準并套印監制的行政事業性收據；

3、郵政、鐵路、銀行系統的各類帶印戳的收據、支出證明單等；

4、注意區别國、地稅發票，凡國稅發票，均應索取增值稅專用發票；

5、票據開具項目與票據種類相符，如：國稅發票不能開具地稅項目等。

八、挂賬、報銷票據的合規性要求：

1、票據擡頭單位名稱必須為公司全稱，文字不得有錯，也不得使用簡稱；

2、票據應加蓋開票單位的發票專用章或财務專用章；

3、票據填制規範、内容完整，因所購貨物種類較多，發票無法全部填寫的，應要求開票單位填開貨物清單，清單上同樣要加蓋開票單位的發票專用章或财務專用章；

4、收款單位與開票單位一緻；

5、财務部門不受理跨年度的原始票據報銷或入賬（采購發票不在此列，但其簽批日期不得晚于發票開具日後3個月）。

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