一、工作分析的結果

一般為工作描述，它是工作分析的直接結果形式。其表現形式有工作描述、工作說明書、資格說明書與職務說明書。

（一）工作描述

基本内容包括以下幾方面：

（1）工作識别，又稱工作标志、工作認定，包括工作名稱和工作地位。其中工作地位主要指所屬的工作部門、直接上級職位、工作等級、工資水平、所轄人數、定員人數、工作地點、工作時間等。

（2）工作編号，又稱崗位編号、工作代碼。一般按工作評估與分析的結果對工作進行編碼，目的在于快速地查找所有的工作。企業中的每一個工作都應當有一個代碼，這些代碼代表了工作的一些重要特征，比如工資等級等。

（3）工作概要，又稱職務摘要，指用簡練的語言概述工作的總體性質、中心任務和要實現的工作目标。

（4）工作關系，又稱工作聯系，指任職者與組織内外其他人之間的關系，包括該工作受誰監督，該工作監督誰，該工作可晉升的職位、可轉換的職位及可遷移至此的職位，與哪些部門的職位發生聯系等。

（5）工作職責，又稱工作任務，是工作分析内容的主體，應逐條指明工作的主要職貴、工作任務、工作權限及工作結果（工作的績效标準）等。為使信息最大化，工作職責應在時間的重要性方面實行優化，指出每項職責的分量和價值。

（6）績效标準，即員工完成某些任務或工作量所要達到的标準。合格的績效标準說明企業期望員工在執行工作說明書中的每一項任務時所達到的标準或要求，能夠使得員工淸晰地認識到自己所在崗位需要完成的内容與标準，減少盲目性。制定績效标準應該與工作職責相對應；應該具體而明确，盡可能使用量化的指标來确定有關的績效标準，從而可以度量。

（7）工作條件和工作環境。工作條件主要包括任職者主要應用的設備名稱和運用信息資料的形式。

（8）其他信息。除上述基本信息外，還可以對崗位的勞動強度、工作難易程度、崗位評價與等級等情況進行說明，以進一步了解本崗位的相對價值、在生産中的地位和作用。

工作描述的作用大緻可以分為三類：

（1）基礎作用。他是工作分析初始的和主要的産物。他為以下的工作分析結果奠定了基礎。

（2）直接作用。工作描述可以作為原始材料，直接服務于組織内部的目标管理，服務于組織的整個人力資源管理過程。管理者可以以工作為基礎，進行工作分派，明确任務和績效期望，指導和監督部門及個體行為結果。

（3）研究作用。客觀的、标準化的工作描述可以協助有關組織及時掌握有關人員的需求狀況、行業需求水平和其他一些基本關系的變動情況。

（二）工作說明書

工作說明書又稱職位說明書、職位描述、職位界定或崗位說明等，是用來定義、辨别和描述一個職位的最重要特征。它僅描述職位本身，而與從事或即将從事此工作的人員無關。

（三）資格說明書

資格說明書又稱工作規範，是工作分析結果的另一種表達形式，主要說明任職者需要具備什麼樣的資格條件及相關素質，才能勝任某一崗位的工作。這裡的資格條件及相關素質要求是最低的限制，一般由該崗位的上級主管、任職人員及工作分析人員共同編制。

（四）職務說明書

職務說明書可以看作工作描述再生形式中最為完整的一種，它包括了工作說明書與資格說明書中所有甚至更多的内容。一般來說，包括以下項目：工作狀況、工作概要、工作關系、工作任務與責任、工作權限、考評标準、工作過程與方法、工作環境、工作工具、任職資格條件、福利待遇及其他說明。在實踐中，職務說明書并不完全包含上述内容。

在上述四種工作分析結果形式中，工作描述是最直接、最原始、最基礎的形式，其他三種形式都是在工作描述的基礎上再生和開發出來的。工作說明書是對工作描述中有關崗位工作的規範化說明，主要以“事”為中心，對崗位進行全面、詳細與深入的說明，為人力資源及其他管理工作提供基礎，把組織的總任務與總目标落實到每個具體的崗位和人員上。因此，它也是目标管理的基礎。資格說明書是在工作描述基礎上對任職資格條件的界定與說明，以“人”為中心，主要說明什麼樣的人能勝任某項工作的問題。它可以為人員招聘、培訓、考評、甄選與任用提供依據。職務說明書涉及的範圍最為廣泛，是全面反映工作描述信息的形式。一般來說，工作說明書與資格說明書中的内容都比較簡單，而職務說明書既包括對“事”的說明，又包括對做事的“人”的說明，相對而言比較複雜。

二、職務說明書的編寫：

（一）編寫職務說明書的原則：

（1）統一規範。職務說明書的具體形式可能有多種，但其核心内容卻不應當改變。

（2）清晰具體。職務說明書是任職者的工作依據和具體要求，内容必須具體明了，使任職者或監督者可以理解、可以操作、可以反饋。語言方面應當符合任職者的水平，不能讓人看不懂。

（3）指明範圍。在界定職位時，要确保指明工作的範圍和性質，如用“為本部門”“按照經理的要求”這樣的句式來說明。此外，還要把所有重要的工作關系也寫進職務說明書。

（4）共同參與。職務說明書的編寫不應當閉門造車，而應由擔任該職務的工作人員、上級主管、人力資源專家共同分析協商。

（二）職務說明書的編寫步驟

職務說明書的編寫包括工作标識的編寫、工作概要的編寫、職責描述的編寫與資格說明書的編寫四個主要部分。

1. 工作标識

工作标識是關于職位的基本信息，是一職位區别于其他職位的基本标志。通過工作标識，可以向職位描述的閱讀者傳遞關于該職位的基本信息，使其能夠獲得對該職位的基本認識。除了關于職位的基本信息之外，該部分還包括有關職位分析的時間、人員、有效期等。

2. 工作概要

工作概要又稱為工作目的，是指用非常簡潔和明确的一句話來表述該職位存在的價值和理由。工作概要的書寫有其嚴格的規範，寫作方式常常表現為工作依據 工作行動 工作對象 工作目的。

3. 職責描述

—般職責描述的書寫格式是行動或角色（動詞） 具體對象 職責目标（成果），如組織拟訂、修改和實施公司的人力資源管理政策、制度以提高公司的人力資源管理水平。職責描述常用的動詞如下。

（1）針對計劃、制度、方案、文件等：編制、制訂、拟定、起草、審定、審核、審查、轉呈、轉交、提交、呈報、下達、備案、存檔、提出意見。

（2）針對信息、資料：調查、研究、收集、整理、分析、歸納、總結、提供、彙報、反饋、轉達、通知、發布、維護管理。

（3）某項工作（上級）：主持、組織、指導、安排、協調、指示、監督、分配、控制、牽頭負責、審批、審定、簽發、批準、評估。

（4）思考行為：研究、分析、評估、發展、建議、倡議、參與、推薦、計劃。

（5）直接行動：組織、實行、執行、指導、帶領、控制、監管、采用、生産、參加、闡明、解釋。

（6）上級行為：許可、批準、定義、确定、指導、确立、規劃、監督、決定。

（7）管理行為：達到、評估、控制、協調、确保、鑒定、保持、監督。

（8）專家行為：分析、協助、促使、聯絡、建議、推薦、支持、評估、評價。

（9）下級行為：檢查、核對、收集、獲得、提交、制作。

（10）其他：維持、保持、建立、開發、準備、處理、執行、接待、安排、監控、彙報、經營、确認、概念化、合作、協作、獲得、核對、檢查、聯絡、設計、測試、建造、修改、執筆、起草、引導、傳遞、翻譯、操作、保證、預防、解決、介紹、支付、計算、修訂、承擔、談判、商議、面談、拒絕、否決、監視、預測、比較、删除、運用。

職責描述的書寫規則如下：

（1）必須采用“動詞 名詞 目标”或者“工作依據 動詞 名詞 目标”的書寫格式。

（2）必須盡量避免采用模糊性的動詞。

（3）必須盡量避免采用模糊性的數量詞，而盡可能表達為準确的數量；盡可能地從數量上予以描述。

（4）必須盡量避免采用任職者或其上級所不熟悉的專業化術語，尤其要盡量避免采用管理學專業的生僻術語。如确實有釆用術語的必要，必須在職位說明書的附件中予以解釋。

（5）盡量避免含義模糊的語言，要用一些可以明确表述工作步驟的術語或短語。

（6）當其存在着多個行動和多個對象時，可能會在行動動詞和對象之間的關系引起歧義，需要進行分别表述.

4. 資格說明書

資格說明書主要包括以下幾個方面的内容：

（1）教育培訓背景，即受教育、培訓的程度，教育、培訓的經曆，學曆和取得的資格。

（2）專業知識，即掌握有關的機器設備、材料性能，工藝過程，操作規程及操作力法，工具的選擇和适用，以及安全技術、企業管理等方面的知識„

（3）經驗，即完成工作任務所必需的操作能力和實際經驗，包括過去從事同類工作的工齡與業績等，以及從事該項工作所需要的決策力、創造力，組織力，适應力，注意力，判斷力、智力和操作熟練程度等。

（4）體能素質，即任職人員應具備的行走、跑步、爬行、跳躍、站立、旋轉、平衡，拉力、推力、視力、聽力等能力。

（5）心理素質，即任職人員興趣、愛好及氣質傾向。

資格說明書編寫方法有計分法、文字表達法和表格法等。計分法一般将把操作活動的心理能力歸納為25〜30種，然後通過談話和問卷手段，對所分析職務的每種能力用5點表計分（也可用7點或11點）；文字表達法則側重于用文字來描述崗位工作對任職者心理品質的具體要求，具有突出重點、分析細緻的優點，它的缺點在于缺乏量的估計，無法對所需的心理特征進行定量分析；表格法則用表格的形式來描述任職資格，表達對任職者所要求的品質、各種品質的重要性、訓練時間和原因等内容，表格法突出重點，注意對任職者中心品質和中心能力的分析，也注意用定量的方法來分析問題，因而是一種受歡迎的任職資格表述方法，但在進行比較時，不如計分法直觀。

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