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公文管理制度及範文

第一章 總 則

第一條 為提升公文處理質量和效率，實現**控股集團（以下簡稱控股集團）公文管理規範化、标準化，特制定本制度。

第二條 本制度适用于控股集團各職能部門的公文管理及各産業集團需向集團請示報告的重大事項，各産業集團内部事項參照本制度執行。

第三條 公文管理是指公文拟制、辦理、檔案管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條 控股集團總裁辦是公文管理的主管部門，負責公文管理制度的編制修訂以及公文拟制、審核、辦理、立卷歸檔等，并對相關部門公文管理進行業務指導和督促檢查。各職能部門負責按照規範公文格式和行文規則，拟制、審核本單位各類公文。

第二章 公文種類

第五條 控股集團的公文種類主要有：

（一）決議：适用于控股集團董事會讨論通過的重大經營與投資決策事項。

（二）決定：适用于控股集團董事會、經營管理委員會部署重要事項，調整優化機構和人事任免。

（三）通知：适用于發布、傳達要求各職能部門、産業集團執行和有關單位周知或者執行的制度規範或其他事項。

（四）通報：适用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（五）報告：适用于向上級部門彙報工作、反應情況，答複上級部門相關詢問。

（六）請示：适用于下級部門向上級部門請求指示、批準。

（七）紀要：适用于記載、傳達會議主要情況和決定事項。

第三章 公文格式

第六條 公文用紙幅面尺寸及版面要求

公文用紙采用國際标準A4型紙（210mm×297mm）。如無特殊說明，公文格式各要素一般用小四号宋體字。

上下頁邊距為300mm、左右頁邊距為250mm、1.5倍行距。雙面印刷，左側裝訂。

公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第七條 公文要素及編排規則

控股集團公文由版頭（份号、密級和保密期限、緊急程度、發文單位标志、發文字号、簽發人）、主體（标題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章）、版記（附件、呈報、抄送、發文、拟稿部門、存檔、份數和頁碼）三部分組成。

（一）份号、密級和保密期限、緊急程度

如需标注份号，用小四号黑體字，一般用6位3号阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

涉及控股集團秘密的公文，拟稿部門在起草公文時要在頁面右上角第二行用小四号黑體字标明密級和保密期限，保密期限中的數字用阿拉伯數字标注。公文密級分為絕密級、機密級、秘密級、内部事項，保密期限分别為30年、20年、10年、3年。

如需标注緊急程度，用小四号黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時标注份号、密級和保密期限、緊急程度，按照份号、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

（二）發文單位标志

由發文單位全稱或者規範化簡稱後面加“文件”二字組成，使用初号華文中宋加粗，顔色為紅色，居中排布。控股集團發文全稱為“**控股集團文件”，控股集團下屬單位發文全稱以控股集團公布的組織機構名稱為準。

（三）發文字号、簽發人

發文字号編排在發文單位标志下空二行位置，居左空一字。年份、發文順序号用阿拉伯數字标注；年份應标全稱，用六角括号“〔 〕”括入；發文順序号不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加“号”字。發文代字使用規範簡稱，五号黑體。以控股集團名義下發的決定、通知、通報等紅頭文件代号為“**控股”，會議紀要類文件代号為“**控股紀”。

簽發人與發文字号處在同一行，居右空一字。同時下空0.5行居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

（四）标題

紅色分割線線下空一行，由“發文單位 事由 文種”組成，使用小二号黑體加粗。分一行或多行居中排布，标題排列應當使用梯形或菱形。

（五）主送單位

标題下空一行，居左頂格，最後一個機關名稱後标全角冒号。如“控股集團各職能部門、産業集團：”。

（六）正文

主送單位下一行，小四号宋體，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一層用加粗、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字标注。

（七）附件說明

正文下空一行，左空四字。“附件”後标全角冒号和名稱。附件如有序号使用阿拉伯數碼（如：“附件：1.XXXX”）。附件名稱後不加标點符号，附件應與正文一起裝訂，在附件左上角第1行頂格标識“附件及附件序号”，附件序号和名稱應一緻。附件統一使用頁眉、頁腳印有控股集團标識的信紙模闆。

（八）發文單位署名、成文日期、印章

發文單位署名正文下空二行，右空四字居右排布。成文日期用阿拉伯數字标識，如：“2015年5月1日”。如需加蓋印章，按照相關規定執行。

（九）版記中的分隔線

與版心等寬，推薦高度為0.5mm。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最後一面的版心下邊緣重合。

（十）呈報、抄送、發文、拟稿部門、存檔、份數

用四号宋體，在成文日期下一行、左右各空一字編排。

（十一）頁碼

用小五号宋體阿拉伯數字，居中編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

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