在實際會計檔案歸檔以及管理過程中經常會遇到調閱查詢會計檔案速度慢，整理會計檔案費時、費力，效率低的問題，尤其是接手檔案工作時間不長的檔案管理人員就顯得尤為突出，如何使新會計檔案管理人員在工作上少走彎路、少做無用功，并且在最短的時間内适應會計檔案管理，做好會計檔案歸檔工作。

如何将這些問題結合到工作實踐并且在一定程度上進行了探索創新得以解決，收到了事半功倍的效果？在這裡整理一些不成熟的看法和做法，作為參考。

一、準備工作

要想使會計檔案歸檔快速高效，應該特别注重統籌規劃會計檔案歸檔前的各項準備工作。

會計檔案管理人員應根據會計檔案整理具有周期性的特點，在沒有檔案整理時加強對檔案業務技能、知識的學習，做好歸檔時所需要工具、用具的準備，收集相關的信息，建立會計檔案預編輯電子目錄等，這些基礎性工作都應該統籌規劃走在正式歸檔的前面。

很多時候檔案管理工作不到位，歸檔質量不高理，調閱檔案速度慢均源于這些基礎性的工作沒做到位，從影響到了歸檔程序的有序操作，影響到了歸檔質量，影響到了快速調閱卷，隻有對各項工作進行統籌規劃，并做好了歸檔前的各項基礎性準備工作，才能使歸檔快速高效，才能使歸檔質量有保證，才可以起到事半功倍的效果。

二、創新優化

在會計檔案整理過程中要不斷創新，優化其歸檔過程。

隻有在會計檔案歸檔整理過程中通過不斷的理論結合實際，注重優化各工序間的銜接有序，實現歸檔過程的标準化的操作，才能夠達到會計檔案歸檔整理既快速高效又減輕勞動強度，才是保證歸檔質量，提升會計檔案管理水平的關鍵。

三、編制合适的檢索工具

編制簡單實用的檢索工具是實現會計檔案快速查詢的必備條件。

通過設計将“會計科目編制一個流水号”“檔案定置組櫃分布圖”“會計檔案案卷情況說明”等方法來達到簡單實用的目的。

現将采取的具體方法介紹如下：

首先，掌握信息建預編表。在會計檔案未歸檔前就到會計部門咨詢了解掌握當年需要移交的，會計檔案中會計憑證冊數、賬冊、報表、其他類等會計檔案的詳細信息後，便開始着手建立“會計檔案案卷目錄預編目錄”，将其中的案卷号、保管号（保管号的起始号因為上一年度的結尾号可事先得知）、保管期限、移交人、接收人等有規律可循，可預先獲知的信息先編制出來，會計憑證号碼這一項預留，等待會計憑證正式歸檔整理時在填入。

其次，會計裝具打号及封面填寫。根據預先編制的“會計檔案案卷預編目錄”中會計憑證的保管号，提前用打碼機在會計憑證案卷裝具上打印上保管号并嚴格按保管号依次序排列，其中要特别注意在會計憑證案卷裝具上所打的保管号應略少于實際獲知的會計憑證冊數10冊左右，“甯缺勿多”目的是預防會計部門提供的統計數據有出入時可預防實際歸檔的會計憑證冊數少于已經打了号的會計憑證案卷裝具數量造成會計憑證案卷裝具的浪費，實際歸檔的會計憑證冊數多于已經打了号的會計憑證案卷裝具數隻需加打缺額的會計憑證案卷裝具便可。打完會計憑證的保管号後在将會計憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷号、财務主管、經辦會計、全宗等已知固定項提前填寫完畢後排序整理待用。

再次，會計檔案整理。在正式接收到實物會計憑證、賬冊、報表等會計檔案後，根據會計部門在會計憑證上編制的憑證順序号、憑證附件号及憑證的流水号等信息對其進行統一排序整理，檢查排序無誤後按其先後順序“一冊一填寫一裝入”的流程進行歸檔。

對于會計憑證的歸檔應先根據其會計憑證上所反映的信息，在事先打印出來的“會計檔案案卷預編目錄”憑證号碼預留欄内填寫記錄該會計憑證的順序号，在同時填寫補充案卷裝具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊數、第幾冊、憑證張數、憑證順序号等内容，待該冊會計憑證案卷封皮全部需要補充填寫的内容全部填寫完，檢查無誤後方可将該冊會計憑證裝入會計憑證案卷裝具内，累計裝好6-10冊會計憑證就及時入庫。

對于檔案庫内會計檔案的分布，排架、擺放我結合工作實際統一規定按“順時針方向由下至上依次分布補充檔案，檔案櫃的标引由上至下以組櫃流水号 組櫃縱向1至5的方式标注，會計檔案内容的标識由下至上進行标注，檔案櫃内會計憑證由左至右先下後上擺放”的原則，來規範會計檔案的分布，排架、擺放。對于賬冊、報表等每年項目、冊數均相對穩定的會計檔案歸檔，采取卷内對賬冊、報表的具體會計科目編制一個流水号的方法将其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊類1、為現金日記帳；2、為銀行存款日記帳；3、為内部存款日記帳等；完成會計科目固定後在對其卷内文件編張号、打印卷内目錄和備考表。

四、庫存統計記錄

待會計檔案入庫工作全部完成後對新入庫檔案及檔案櫃内的檔案情況做全面的統計記錄，為下一步計算機錄入建立“會計檔案定置組櫃分布圖”、制作标引、标識等工作做好準備。主要内容包括對案櫃内檔案的冊數、分布情況、所在組櫃編碼等信息進行詳細統計記錄。

五、信息化錄入

将整理過程中記錄的會計憑證号碼等信息錄入計算機，編制當年正式的“會計檔案案卷目錄”“檔案定置組櫃分布圖”“會計檔案案卷情況說明”等。其中“檔案定置組櫃分布圖”與常規的“定置分布圖”有所不同之處在于“定置分布圖”隻是标引檔案的大區間，“檔案定置組櫃分布圖”已經細化标識到将每份會計檔案所在的定置分布展示出來，圖目錄與實物檔案的保管位置完全一樣，通過看圖目錄、看櫃号即可馬上知道所需會計檔案的位置，能夠方便快捷而準确的提取相關會計檔案，解決了會計檔案調閱查詢慢的問題。而“會計檔案案卷情況說明”則對上一年度做了說明、本年度做了總結、下一年度做了安排，起到了承上啟下提前準備、統籌兼顧的作用。

六、打印案卷目錄

全面回顧、檢查案卷整理、計算機錄入等相關工作無遺漏後，在打印正式的會計檔案案卷目錄等材料。

通過提前做好準備工作，編制簡單實用的檢索工具，按上述流程整理歸檔會計檔案，實際所用時間比按常規歸檔方式至少快3倍以上，達到了以提高會計檔案的歸檔質量、減輕勞動強度、減少調檔時間，提升會計檔案管理水平的目的，從而為充分發揮檔案服務生産，實現效益最大化做出了貢獻。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!