第一章 總則

第一條 為規範會議費管理，統一會議費開支标準，厲行勤儉節約，嚴格成本控制，在總結公司會議管理制度執行情況基礎上，結合公司管理實際，特制定本辦法。

第二條 本辦法所指會議費，是指公司各部門、所屬各單位、直管項目部因召開和參加會議所發生的費用支出，包括會議期間的食宿費、會場租賃費、會場布置費、設備租賃費、文件資料印刷費等。

第二章 職責分工

第三條 總裁（經理）辦公室為公司會議費的歸口管理部門。主要職責是：

1、建立健全公司會議費管理制度和标準；

2、組織研究、完善、監督、執行會議費的審批和報銷程序；

3、組織定期盤點、分析、通報會議費使用情況。

第四條 公司各部門、所屬單位、直管項目部為公司會議費的使用部門。主要職責是：

1、嚴格執行本辦法有關規定；結合實際細化會議費管控措施；

2、編制、上報、執行會議費年度計劃；

3、定期彙總、分析會議費使用情況；

4、對公司會議費管控提出合理化建議。

第三章 管理标準與要求

第五條 依據公司下達的會議費指标，公司對會議費實行總額控制。

第六條 公司内部會議分類及會議組織參照會議管理制度進行。

第七條 精簡會議數量，控制會議規模。内部會議場所（含公司所屬各單位、各直管項目部會議室）能滿足會議要求的，不在外部租賃會議場所；可以合并召開的專業會議，要合并召開；充分利用現代化手段召開電視電話會議和視頻網絡會議，減少和避免參會人員往來奔波以及由此發生的費用支出。

第八條 在公司内部會議場所召開的各類會議，遵照公司會議管理制度有關規定執行；合作單位必要時《會議室使用申請單》見附件1）。

第九條 公司各部門拟在外部場所租用會場召開會議，須于每年1月底前填寫《外部場所會議計劃表》，見附件2），經部門分管領導審核後，提交總裁（經理）辦公室彙總，形成公司外部場所年度會議計劃，報主管經營副總裁（經理）審批。

第十條 公司所屬各單位、各直管項目部根據公司下達會議費預算指标，結合實際制定具體管控措施，嚴格控制在外部場所召開會議。

第十一條 納入公司外部場所年度會議計劃的會議，由會議組織部門提前填寫《外部場所召開會議申請表》（見附件3），經總裁（經理）辦公室負責人簽字後實施；未納入年度計劃，确因工作需要臨時申請在外部場所舉辦會議，費用預算在3萬元以内，經部門分管領導同意、總裁（經理）辦公室負責人簽字後實施。費用預算超過3萬元的，須經公司主管副總裁（經理）審批方可實施。

第十二條 有關部門、單位委托公司組織各類會議，會議承辦部門須提前填寫《承辦會議審批表》（見附件4），附有關合同，報主管副總裁（經理）審批後執行。承辦會議所收取的會議費應沖減會議費預算。

第十三條 公司所屬各部門、各直管項目部召開會議，尤其是在外部租賃會議場所召開會議，要嚴格控制各項費用支出，不得借開會名義變相旅遊、發放禮品。

第十四條 嚴格控制各類慶典活動，特殊原因需要舉辦的，須事先履行申請審批程序，提交費用預算，經部門分管領導簽字後，報公司主管經營副總裁（經理）審批。

第十五條 因公外出參加會議，會議期間會議主辦方統一安排食宿的，住宿費、夥食補助費不予報銷，本人主動退回發放的午餐夥食補助費（按20元/午餐）；不統一安排食宿的，住宿費、夥食補助費按照《公司差旅費管理辦法》執行。

第四章 費用管理與監督

第十六條 公司會議費管理嚴格執行全面預算管理辦法，納入公司年度預算。

第十七條 每年年初，公司五項費用領導小組辦公室結合實際，對公司下達的會議費指标進行二次分解，經五項費用領導小組審定後，對公司、所屬各單位、各直管項目部下達年度會議費使用指标；每月末，組織對費用指标執行情況進行統計；每季度末，組織對費用指标執行情況進行專項分析、通報；每年第三季度，結合實際情況對費用指标進行适當調整；每年年底，組織對費用指标完成情況進行考核。

第十九條 會議費的核算遵循《企業會計準則》和《會計核算标準化手冊》（試行）。

第二十條 會議費報銷應符合公司規定程序，總額不能超出年度總預算。

第二十一條 公司各部門、所屬各單位、各直管項目部不得以任何方式擠占其他費用指标。

第五章 附則

第二十二條 本辦法适用于公司，所屬各單位、各直管項目部參照執行。

第二十三條 本辦法由總裁（經理）辦公室、财務中心負責解釋。

第二十四條 本辦法自印發之日起執行。

附件：1、會議室使用申請單

2、外部場所會議計劃表

3、外部場所召開會議申請表

4、承辦會議審批表

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