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整理檔案的方法與步驟

生活 更新时间:2024-09-15 16:19:55

整理檔案的方法與步驟?将全部文件收集起來文件歸檔工作是按一定周期進行的,可能是一年,也可能是一個季度,因此進行歸檔工作時,首先要以年或者季度為單位,将所有文件收集齊全,确保後期歸檔工作順利進行,今天小編就來說說關于整理檔案的方法與步驟?下面更多詳細答案一起來看看吧!

整理檔案的方法與步驟(整理檔案的方法與步驟是什麼)1

整理檔案的方法與步驟

将全部文件收集起來。文件歸檔工作是按一定周期進行的,可能是一年,也可能是一個季度,因此進行歸檔工作時,首先要以年或者季度為單位,将所有文件收集齊全,确保後期歸檔工作順利進行。

按照相關章程進行篩選。一般來說,沒有當前和後期參考、使用或執行價值的文件無需保存,此類文件可以首先剔除并進行銷毀,剩餘文件則可根據本機關單位關于文件歸檔管理的具體要求進行篩選。

劃分類别和級别。篩選工作完成後,檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類,再按照上下級的隸屬關系進行縱向排列,無法劃分級别的文件,可酌情與本部門文件并列歸檔。

确定保管期限。凡是在本機關實體及其職能上能構成全局程度影響的文件,均需要永久保存,其餘歸檔文件可根據其價值的影響時長及相關規章制度來預留足夠的保管期限,不可過早銷毀。

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