采購是指負責獲得生産産品或提供服務所需的物料、零件和補給。采購對企業的動作是相當重要的。在制造企業中，産品成本中超過60%的部分來自外購零件和物料，在零售和批發企業的外購存貨則更高。采購員則是企業執行采購任務的員工，他/她們的工作對企業經營成本的降低起着關鍵的作用。

A 采購員的工作内容

A-1搜集信息

（1）充分了解請購材料的品名、規格。

（2）調查市場行情。

（3）搜集有關供應商的資料。

（4）搜集有關替代品的資料。

（5）搜集有關品質及其他方面的資料。 A-2詢價

（1）選擇詢價對象。

A-3比價、議價

（1）經成本分析後，拟定底價，設定議價目标。

（2）決定采購條件（向供應商詳細說明品名、規格、品質要求、數量、扣款規定、交貨期、地點、付款辦法等）。

（3）了解其他供應商價格是否較低。

（4）考慮價格上漲下跌因素。

（5）估算運費、保險費及關稅。

（6）核對付款條件。

（7）比較交貨期限。

A-4評估

（1）同規格産品應找幾家供應商詢價、比價、議價。

（2）供應商是否為信譽良好的生産廠家。

（3）供應商是否有必要辦理售後服務。

（4）供應商的供應能力是否能按期交貨和品質是否有保障。

（5）是否需要開發其他供應商或外購。

A-5索樣

（1）索取樣品。

（2）整理檢驗結果并進行比較。

A-6決定

（1）選擇适當的供應商。

（2）簽訂采購合約。

A-7請購

（1）按物料計劃計算請購物料數量與交期。

（2）請購單上應詳細說明與供應商議定的買價條件。

（3）分批交貨者應在請購單上注明分批交貨的時間表。

A-8訂購

（1）訂購單函寄或傳真至供應商。

（2）向供應商确定價格、品質要求、交貨期等。

A-9協調與溝通

（1）對能否達到交期，供應商要及時回複。

（2）不能達到者及時聯絡協調，以确定一個合适的交貨期。

A-10催交

（1）無法于約定日期交貨時聯絡請購部門（物料控制部）并進行交易異常控制。

（2）逾期未交貨者應加緊催交。

（3）督促收料單。

（4）控制長期合同的交貨。

A-11進貨驗收

（1）進貨的品質驗收。

（2）進貨的數量驗收。

A-12整理付款

（1）核對各種手續是否完備。

（2）發票擡頭與内容是否相符。

（3）發票金額與請購單價是否相同。

（4）是否有預付款或暫借款。

（5）是否需要扣款。

B 采購員的崗位職責

采購員的職責是完成采購部門的采購任務。具體如下：

a.了解采購部門的職責權限

采購部門的職責權限如下:

（1）審查請購單的内容，包括是否有采購的必要以及請購單的規格與數量等是否恰當。

（2）與技術、品質管制等部門人員共同參與合格供應商的甄選。

（3）執行采購功能，包括詢價、比價、議價及訂購。

（4）交貨的稽催與協調。

（5）物料的退貨與索賠。

（6）物料來源的開發與價格調查。

（7）采購計劃與預算的編制。

（8）國外采購的進口許可申請、結彙、公證、保險、運輸及報關等事務的處理。

（9）供應商的管理。

（10）采購制度、流程、表單等的設計與改善。

采購部門的職責按其重要性來排列，其前九項重要工作項目順序如下：

（1）評估現有的供應商。

（2）選擇及開發新的供應商。

（3）安排采購及交貨日期。

（4）談判采購合約。

（5）從事價值分析的工作。

（6）自制或采購（外包）的決策。

（7）指定運輸方式。

（8）控制交貨。

（9）租賃或買斷的決策。

b. 熟悉采購核準權限

采購員的作業流程一般為請購、報請核準、實施采購作業。采購員采購的物品可分為物料、财産及總務用品三種類。這些物品的核準權限如下：

b-1物料

（1）請購金額預估在一萬元以上者，由采購主管核準。

（2）請購金額預估在一萬至五萬元者，由采購經理核準。

（3）請購金額預估在五萬元以上者，由總經理核準。

b-2财産

（1）請購金額預估到二千元以下者，由采購主管核準。

（2）請購金額預估到二千元至二萬元者，由采購經理核準。

（3）請購金額預估到二萬元以上者，由總經理核準。

b-3總務用品

（1）請購金額預估到一千元以下者，由采購主管核準。

（2）請購金額預估到一千元至一萬元者，由采購經理核準。

（3）請購金額預估到一萬元以上者，由總經理核準。

c. 采購員的職責

采購員的職責如下：

（1）經辦一般性物料采購。

（2）查訪供應商。

（3）與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等。

（4）要求供應商執行價值工程的工作。

（5）确認交貨日期。

（6）一般索賠的處理。

（7）處理退貨。

（8）收集價格信息及替代品資料。

（9）請購單、驗收單的登記。

（10）訂購單與合約的初步拟訂。

（11）交貨商來訪的安排與接待。

（12）供應商來訪的安排與接待。

（13）采購費用的申請與報銷。

（14）進出口文件及手續的申請。

（15）電腦作業與檔案管理。

（16）承辦貨物保險及公證事宜。

C 采購員的素質要求

作為一名合格的采購員，必須有“才能”與“品德”兼備，“知識”與“經驗”共存，才能更好地履行采購作業。

采購員必須是一名談判者。他/她擁有最佳供應商的選擇能力；與工程人員共事的能力；絕佳人際關系處理能力；同時還有個法律專家。

采購員必須是一名生意人。他/她具有遠見；清楚地了解公司的需求；清楚地了解顧客的需求；清楚整體成本的考慮；同時還是個後勤運送專家。

以下為采購員的基本素質要求：

a. 較強的工作能力

采購是一項相當複雜，而且要求很高的工作，采購員應具備的基本工作能力也相當的多樣化。采購人員必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專業知識水平。

a-1分析能力

由于采購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，例如物料規格、品種的購買決策、何者為企業所能接受的價格、物料如何運輸與儲存、如何管理才能得到消費者的回應。因此，采購員應具備使用分析工具的技巧，并能針對分析結果制定有效的決策。

首先，采購支出是構成企業制造成本的主要部分，因此采購員必須具有成本意識，精打細算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂：“一分錢一分貨”，不可花一分冤枉錢，買品質不好或不具有使用價值的物品。随時将投入（成本）與回報告（使用狀況、時效、損耗、維修次數等）加以比較。

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