集團公司内部審計工作做什麼?怎麼做?什麼結果?一直是困擾内審人員的問題,許多剛入行的内審人員,更是瞎子摸象,各有各的說法,内審該如何做呢?我個人感覺應該是作如下考慮:
第一是遵重現實原則,即是根據本集團公司的實際情況和現有階段作出适合自己的内審策略,天下沒有一招通食的方法,再好的方法策略也要适合本身的現狀,具體可考慮成立階段内審應以基礎業務為主,财務,制度,流程,規範才是重點與關鍵,有同行問,沒有制度與流程怎麼審?很簡單,我們查實沒有相關的操作制度與流程,即作出内審建議:完善公司相關的制度與流程。OK收隊回家。
第二是遵循階梯原則,即所有審計業務開展考慮的是從低級往高級發展。首先考慮是财務會計的審計,基本業務操作流程的審計,作業過程的分析與規範;然後再做另一個階梯的運營效果與效率審計,提升公司經營能力,快速這企業發展保駕護航,切不可充大頭,一上來就專項,一出手就散打,沒有基本功,專業短平快,我看你死得快。
第三是遵守現場原則,内審工作要往前移,風險往前挪,内控往前伸,業務往深鑽。從管理角度分析,誰掌控了現場,誰就掌握了整個管理重點。這也符合戰争規則,讓聽到見炮聲的人作決策。同樣,做為内審人員,也要親臨現場,掌握第一手資料,掌控事态的過程和發展,才能第一時間,第一現場及時為企業做出正确的決策 。
具體作業包括以下技巧:
附:審計随筆——拯救“審計模闆族”
在山的那邊海的那邊,有一群審計模闆族。由于不怎麼愛動腦的原因,他們的腦袋比正常人小一些;又因為喜歡伸手搜集各種審計模闆,他們的胳膊發育得特别長。有時候,因為引力波的作用,我也會收到他們發來的各種求助信息:前輩/老師/大哥/,我要做XXX審計了,有相關的審計模闆嗎?
其實,告訴大家一個秘密,我也曾經是一個模闆族。如果能夠從書房的角落裡翻出我那個250G的移動硬盤,你會發現裡面的各種excel、ppt報告模闆玲琅滿目,都是我當年如饑似渴搜集的。有了這些模闆,心中是滿滿的充實感,好像硬盤裡的模闆就是自己的滿腹經綸,可以經天緯地了。唉,too yong too simple啊,sometimes naive。時至今日,估計其中我看過的,不足千分之一。也幸好如此,因為看了也純粹是浪費時間。
所謂模闆,往往是一些好心人總結的審計套路和樣式,它或者根據某個公司的具體情況而來(所以很大可能并不适用你所在的公司),或者是足夠的泛泛以覆蓋大部分公司(所以跟你們公司的具體情況還是不搭),大緻參考也許可以,想偷懶,拿來就用,那麼審計是肯定做不好的。如果你已經做過幾年的内部審計,但跟人交流還是沒有自己的見解,一提到要做新項目第一反應就是上網或者找朋友要模闆,那麼很可能你就是模闆族了。
依賴各種模闆是種生理病症,根子在于心中缺少真經。用填模闆的勤奮掩蓋動腦子的懶惰,日複一日,看上去做過很多項目,實際上隻是重複地填了一些模闆而已。
所以,跟我一起念拯救模闆族的真言:問、看、思、目标、流程、風險。
以計劃一個采購審計為例,示範一下這段真言如何使用。
問,不是問人要審計計劃的模闆,而是問跟這個項目相關的利益各方,聽聽他們的關切。不要一想到做項目就是找模闆抽樣填底稿,走出你的辦公室,去問所有跟這個項目可能相關的人。很多時候,有價值的信息在這個階段會直接跳到你的眼前,而如果埋頭于填模闆,則永遠不會發現。
首先,要問自己,為什麼要做這個項目,審計目标是什麼?是年度計劃中的一個例行項目,還是因為什麼情況突然安排的例外項目?是常規審計還是掩蓋在常規審計下的有特定對象和事項的專項調查?你自己心裡要有個思路和方向。套用一句雞湯般的話,叫沒有目标的船,永遠不會遇到順風。沒有審計目标,你永遠不會知道自己要審什麼。
然後,下面的這些人,都可以視情況去問。
問董事會的大佬,比如審計委員會的主席(這個視各人各公司和具體項目情況而定,隻是小範圍适用。有些審計同仁可能從來沒見過董事會成員。),對這個項目有什麼想法和建議。
問公司的總裁或者總經理,對采購部的期望是什麼,什麼地方比較滿意,什麼地方希望審計進行項目時多關注一下。審計部能夠切實了解并協助解決高層的關切,這是價值體現的一部分。
問采購總監,采購部過去一年的主要成績,新的一年的主要工作目标和計劃,重點和難點,供應商的開發和培養,采購員的培養、輪崗等等
問公司的成本經理,過去一段時間内公司的成本趨勢,各種材料成本的分析是否發現任何異常。
問生産部門和品質部的進料檢驗,采購材料的品質如何,有沒有因為進料品質問題導緻停線,最近有沒有跟采購部吵架。
問設備維保部門,設備維保的合同執行得如何?備品備件的庫存水平,質量如何,耗用如何
問财務的應付賬款部門,供應商的賬期,付款,
問公司的法務部門,有沒有跟供應商的糾紛和官司
隻要你覺得有關,你可以繼續問下去。問之前記得先列好提問的提綱,問完後記得做好筆記以便記錄和綜合分析。至于具體怎麼問,那是另一個專門的話題,也就是審計談話技巧了。
問完這些人,如果你的談話水平不錯且各部門基本配合的話,你會搜集到很多有用和有趣的信息,對采購部,也有了個立體的影像了。
看,是在正式審計之前,先看能夠搜集到的相關資料。
看采購部的組織架構圖和崗位說明書,知道都有哪些人,分工是什麼,職責是什麼
看采購部的KPI指标,看看業績達成情況,看看驅動他們的都是哪些指标
看采購部的人員檔案,過往工作經曆,獎懲,從知識和工作背景上是否能夠勝任(視公司情況而定,有的公司查閱人員檔案會很敏感)
看采購部的SOP,看看采購部的具體各項業務是如何開展的
看公司的授權書,對各項采購業務的授權是多少
看系統裡的采購訂單,分個類,排個序,用數據透視表來回折騰多角度看看,看看一年采購花了多少錢,前10大供應商中有沒有新進的供應商,過去幾年哪些供應商的采購份額發生較大變化,等等。
看被列入黑名單的供應商
看供應商考核的評分表。
看以前的有關采購的各種審計報告。等等
看完這些,采購部是朝着什麼目标按什麼方式流程運轉(至少書面上的),應該了然于胸。
思,是在問和看的基礎上,進一步動動腦子,結合目标,流程,風險三真言,來考慮這些問題:
1采購部的工作目标是什麼?高層對采購部的期望是什麼?這種期望體現在其部門目标和KPI考核中了嗎?實際的完成情況如何?
2目前的制度和流程從内控設計的角度上是否完善和合理?能否支撐采購部的各項目标的完成?
3大家對采購部的抱怨和不滿都有哪些,集中在哪些方面?哪些地方比較可疑甚至存在潛在舞弊風險?
4有哪些供應商比較奇怪?(新供應商突然占了很大份額,老供應商突然被下掉,被列入黑名單的供應商,被從黑名單中恢複的供應商等等)
5有哪些采購員比較奇怪?
6重點的風險在哪裡?
展開一下,所謂目标、流程、風險,是思考和審視任何一項業務或部門時的一個切入角度,即業務的目标是什麼?為了達成目标,具體是怎樣的流程來組織人、财、物實現?在這個過程中,有哪些可能的風險?沒有目标,就沒有風險,從弄清楚業務的目标和流程做為起點,然後才能去評估風險。
至此,一個采購審計的計劃應該已經大緻了然于胸了,接下來,就是起草一個審計計劃了。審計目标,審計期間,主要審計的流程/控制點和風險,時間安排,人員安排,等等。
沒有漫無目的的問人采購審計應該怎麼做,也沒有機械地去填一個計劃模闆,但你對這個項目的計劃和實施卻是前所未有的信心百倍。
如果上面這些都弄完,你對做這個項目仍然沒有頭緒,那麼相信我,就算是西天神佛開過光的模闆也幫不了你了。
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來源:審計之窗,審計之家編輯整理。版權歸原作者所有(如有轉載,請注明以上信息)。
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