以前做公衆号時，我會在評論區留下郵件，讓需要電子資料包的粉絲給我發郵件，我再逐一回複。但偶爾會收到個别郵件，我不僅不回複，還會直接删除。

比如有讀者這樣給我發郵件：“想要電子資料包”

“把電子資料包發給我一下”

有這樣向人索要東西的嗎？即便我不要求大家多有禮貌，但也希望發送郵件者，能有基本的尊重，哪怕把一句話說完整，不至于讓人讀起來特别反感。

但後來我發現不會發郵件的人很多，包括在工作中遇到的下屬、同事等等。作為職場領域的創作者，今天想在這裡聊一聊：在職場到底要如何發郵件，郵件是如何在體現你的個人職業形象的。

很多人都單純的誤以為郵件隻是一個傳送工作内容，促進有效溝通的工具，但事實真的隻是這樣嗎？

什麼是郵件？郵件不是聊天軟件，它是用來做确定步驟的，便于追根溯源的，有商業效率和法律效率的。

每一封郵件的發出，都意味着你的職業特色和個人特征正在被傳遞。回複郵件的時間，郵件發送的内容和用語等細節，都在側面體現你的實力、暴露你的工作态度。

01、郵件發出的時間

當有必要的郵件需要發出時，當然是越早發越好。這裡我們主要強調另外2種情況：其一是若遇到事情複雜，無法第一時間回複；其二是特殊時間段不能發送的郵件。

尤其是反饋型郵件，具體回複的結論需要多人配合或反複确認，導緻郵件不能及時确切回複，很多時候由于發件方多次催促未果，雙方還會産生溝通矛盾。遇到這種情況不如将原本需要回複的一份郵件，拆分成兩份郵件來發。

在未得到确切結果前，可先回複：“情況已收悉，我們正在緊急處理，結果出來後會第一時間回複......”。這份郵件的回複，不僅傳達了已收悉需求内容，還傳達了讓對方無需苦苦等待，這是給發件人的一個交代。及時作出響應，永遠是發郵件的第一要則。

第二種情況是特殊事件段不能發送的郵件。比如需要給領導和同事發送内部結構調整的通知，或是公司内部産品價格調整的通知等，這類郵件的發送最好在公司大會時，加密統一發送。避免在同事或領導拜訪客戶時、或進行同行交流會時發送，盡量排除内部消息洩密的可能性。

除及盡快回複外，做好以上兩點，不僅顯得你事事有交代、還體現出你懂得替他人着想、懂得以結果為導向的去維護公司利益。

02、關于郵件内容

好的郵件内容，應該具有較高易讀性和說服力的。我們可以通過以下幾個細節來體現易讀性和說服力。

①指令：首先要有針對性的、用簡潔的語言、有條理的闡述或答複指令：指令是否完成、完成到哪個階段、未完成的原因、完成它需要配合的因素等。不要小看郵件的指令發送，這是體現你理解能力和表達能力的基礎。

②信息增量：能否回複預判到對方可能追加的問題、以及涉及到的周邊問題等，這從側面展示了你的前瞻性、預判能力等，而這些都是你專業度和崗位實力的體現。

③注意事項：溫馨提示對方看到郵件後的注意事項，或是提出便于對方處理的專業性意見，這不僅是個人素養的體現，還有可能是企業文化展示的機會，倘若收件人是客戶，那麼就會給客戶留下非常好印象，為以後的交流合作奠定了好感。

④表達要具體：具體的詞，才是關鍵詞。郵件内容的表達盡量要具體，既利于對方理解，也利于保留憑證。比如具體的地址、具體的時間、具體的數量、具體的标準等。

關鍵詞能幫助收件人理解到具體信息，也為雙方的工作提供一個标準。如若後期有矛盾或有問題産生，可以在此找到憑證，便于追根溯源，促進工作的最終完成。

關鍵詞可減少不必要的溝通，也是判定雙方工作質量的标準。擅用具體的關鍵詞的員工，大多有着高效、負責任的職業特質。

03、格式

基本的字體、加粗、顔色、排版等格式在這裡我們不作冗述，主要強調關于抄送、附件、主題這3個方面的内容。

①抄送

• 首先、要搞清楚收件人和抄送對象之間的關系，收件人為事情的責任方（回複方），而抄送對象，一般隻是知曉方，往往是同項目的負責人，或領導等。
• 第二、第如果一份郵件需多人回複，有多個責任人，那麼應将需要回複的責任人都設為收件人。
• 第三、抄送對象一定不能忘記。譬如萬一有什麼問題，抄送的上司可幫你一起發現和解決，不抄送出了問題就隻能自己扛。其次，如果是重要郵件，還利于郵件的保存，萬一郵件數據和信息被不小心清理掉，還能在抄送對象處找回信息。再次、還便于抄送對象及時了解事情的進展或結果，減去了再去詢問的溝通成本。

②附件

附件的形式一般有表格、圖片、文檔這3種形式，這裡主要強調前兩種。

凡是能用表格做附件輔助說明的，盡量避免用大段文字。

以上圖片可以看出，表格的視覺效果，真的要直觀很多。

若附件為圖片時，圖片如果必須用某種小衆的軟件才能打開，要告知收件人具體的軟件，最好能直接附上下載軟件的鍊接、提示對方打開方式。避免打不開圖片後的冗餘溝通。當然，圖片要清晰，要配文字說明等，這些基礎要求依然不能忽略。

無論是哪種附件，一定要按照收件方需求，去分類命名。這樣做的目的不僅讓收件人一目了然，對你倍生好感，更有利于當郵件積累變多時，收發雙方的搜索查找。

最後，最重要的一點，正文一定要對附件有所提示，避免收件人忽視附件的存在，産生不必要的溝通成本。

③主題

郵件的主題，是收件人看到郵件的第一眼内容，好的主題可以達到錦上添花的效果。

主題應有信息，恰當的主題信息是在告訴收件人，郵件的目的。沒有信息的主題給收件人的第一印象是不知所雲，甚至會被漏看。

主題信息還會幫助收件人将郵件分類，這是一封咨詢郵件、反饋郵件、或是存檔郵件，應該在主題上有所體現。

1. 咨詢類郵件：例如詢價、技術确認等；
2. 反饋型郵件：例如項目進展、付款明細等；
3. 存檔郵件：例如工作日報、獎懲通知等；

例如以上圖片中的郵件主題，作為收件人，我們可以一眼看出，這是一封反饋型郵件，發件人注明了具體參數，型号、結果等，并用具體的日期注明了發貨日期，這樣的郵件主題，讓人很快明白這是一份什麼郵件，目的是什麼。

04、電話補充

緊急、重要的事情，郵件陳述後，有必要做電話補充的一定不能少。尤其是很多職場新人，能用郵件處理的，大多不願意再打電話補充說明，這是非常不成熟的職業行為。

電話作為郵件的補充和輔助，不僅能提醒收件人及時處理郵件，還能表明自己作為發件人對郵件内容的高度重視程度，這也是在間接提醒收件人重點對待。

有了電話的加持，郵件相當于為保駕護航，優先、着重處理的可能性更高。

如果收件人是客戶，則有利于工作對接效率的提高，讓客戶感覺你細心、高效、是個靠譜的人，且你的靠譜意味着你背後的企業靠譜；若收件人是領導，則直接體現了你做事的責任心。

所謂3D，就是行動（Do），轉發（Delegate）和擱置（Defer）。

對每一封待處理的郵件，首先要做好分類，可以設置待辦，但一定不能“怠慢”！

行動（Do）：首先，所有的收件都必須立馬行動，雖然這個行動不一定是回複。對于複雜郵件，立馬傳達給需要配合的同事，給予其他人提供答案的時間；對于緊急又複雜的郵件，要立馬向領導申請授權，第一時間通知對應責任人加班處理；對于簡單，可單獨回複的郵件，可根據當天任務緊急與否的排列的次序，盡快回複。

行動力是職場人體現時間管理的基本能力。及時行動處理郵件，展示的是優秀的時間管理能力，這是團隊管理人員、企業高管的必備素質。所以能否及時行動、回複郵件，或許與你的職場晉級有關。

轉發（Delegate）：轉發郵件的情況，一般是上級轉發給下級。第一時間将需要下級處理的郵件轉發過去，讓下級更早了解任務，更早發現任務中的問題，更早為解決問題做準備工作，為執行和完善留出更多的時間。這不僅體現了領導給下屬成長的機會，更體現了領導力的合理性。

好的領導力，吸引的是長久的、忠誠度高的員工。所以，看似小小的轉發郵件問題，或許與你能否帶出好一批優秀的員工有關。

擱置（Defer）：被擱置的郵件有兩類，一類是需要一定時間才能答複的郵件；另一類是告知型、通知型郵件。

• 首先，先通過是否能行動、和轉發，去判斷郵件是否不得不擱置。如果必須擱置，要給郵件設置在有效期内的答複時間，提示自己處理。
• 其次，擱置的郵件，要簡短回複發件人擱置的理由，并告知對方預期的答複或提供時間。列入待辦清單，設置緊急程度、截止日期，用以警示自己。
• 最後，無需處理的擱置郵件單獨歸納。

擱置與否，能很好的鍛煉和體現自己的整理歸納能力。若因為擱置的不合理，而造成忘記處理郵件，則會給外人留下糊糊塗塗、沒有條理的印象。

總結：發郵件是大多數人的工作内容之一，高階的郵件發送、處理能力也是一種稀缺的工作能力。以上是給大家彙總的關于如何發送、處理郵件的全部内容，希望大家能早日成為郵件能手，讓更高階的郵件，助你順利成為更高階的職場達人！

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