提到流程,很多管理者和員工一樣地反感。
請假要走流程,項目審批要走流程,甚至開會預約辦公室也要走流程…日常工作中的條條框框實在是太多了,感覺多多少少阻礙了個人優勢的發展和團隊效率的提升。
可是感覺終歸是感覺,事實真的是這樣嗎?
當然不是,雖然對于一個人數較少的初創企業來說,即便省掉一些流程和步驟,溝通交流也很便捷、信息流通順暢。但是,随着業務的發展,人數的急劇增多,公司的組織能力還能跟上嗎?
一般來說,組織規模一旦超過了100人,人員協作困難、信息傳遞失真、問題抓空決策失靈等等也會随之即來,大家像無頭蒼蠅一樣四處碰壁。
怎麼辦?可以通過建立流程來規範大家的行為,實現高效的協作,流程是落實戰略目标的關鍵!
優秀團隊标準
離開誰都能轉得起來
什麼是流程?對這事為什麼能做成的拆解。
把所有成功的經驗都進行拆解,梳理每個關鍵環節,沉澱成這個崗位的sop,轉化成具體的方法論。通常越大的企業sop越成熟,同時這套sop是經過公司團隊沉澱和反複磨合過的,所以人效和團隊績效管理上都能做到非常精細化,不浪費資源。
對于團隊/組織而言,最理想的狀态當然是無論誰離開,都不會影響這個項目的推進和組織的運轉。
上個月客戶公司有一個銷售離職了,結果公司損失了10%的客戶,然而對于這個銷售而言,并沒有什麼壞心思,隻是單純想離職而已。
真的要深究「公司流失10%客戶」的具體原因,說到底還是企業沒有流程化的結果。
所以你會發現現在有的公司會引進一些系統,要求每個銷售将客戶信息都錄入系統,其實就是公司在試圖把“客戶資源”也做到流程化管理中。比如在WikiWorks系統中,銷售部可以專屬定制自己的【目标-計劃-任務】模版,工作提效、優質創收的同時,在工作中也能形成很好的閉環。
從某種意義上說,流程化是大家都很不喜歡的,畢竟當一個崗位能夠被高度流程化時,它的替代性也就随之增強了,所以個人和組織之間,也是一場博弈。
正因為如此,養成流程思維、做好流程管理是每一個都必須長期思考并付諸實踐的事情。尤其是管理梯隊的成員,除了搭建好組織流程還要借助系統的力量做好過程管理。
按流程行事
前提得建立在目标之上
流程思維,到底是要按事物發展規律排序。
當行動按部就班地進行時,任何事情都會水到渠成。那麼,如何培養流程思維呢?實踐下來,最重要的其實就三點:
流程是通往目标的路徑,一定要以目标為導向,以終為始。最典型的案例莫過于企業組織中的跨部門項目,雖然構建了項目組,但實際操作還是在“生硬地”按照流程行動。
在實際場景中最遭罪的就是項目經理,他們多數情況下并非項目團隊的領導者,而是成為了“請求者”,花費最大的力氣在各個流程的關卡上,流程沒有為項目服務,而是成為了需要“請求”才能獲得的權利和資源。
而沒有了企業目标這樣的大目标牽引,即便是項目經理再三地強調項目目标,參與到同一交付項目的人員在執行過程也隻會關注自己在流程中被界定的環節,一切行動都等到上個環節“觸發”自己的流程才開始,鮮有人關注整體結果。
這種情況下,流程還怎麼提高人效呢?流程是為目标服務的,任何流程隻有達成目标才有價值。
流程其實并不是什麼複雜的東西,當你看破規律、總結提煉,就能規劃好路徑,更好地通往目标。
對于管理者而言,如何才能建立真正讓經營能力提升的流程呢?不僅要關注那些顯而易見和業務有關的流程(例如供應鍊、産品開發、客戶服務、生産制造等),還應該好好思考如何打造一些隐性的流程,例如:
如何決定投入資源的方向、如何進行市場洞察、如何将機會轉化為可行的商業模式、如何開展年度經營計劃的落地等等。
思考這些問題時無形中就已經促使管理層互動、合作、交流并做出決定了。如能遵循公司業務發展的整體流程,拆解到每個流程上要完成的步驟,拆分成動作,把關鍵的節點沉澱為SOP,那麼,整個公司的業務 SOP 體系就搭建好了。
流程不是僵化的,一成不變的,它需要不斷複盤、改進和優化,如此才能創造更大的績效。
這裡給大家再現一個流程優化的場景,張經理走馬上任一電器開關生産廠,他了解到該廠的開關合格率比較低,經常遭到顧客投訴和經銷商退貨,而産品不合格的原因是開關裡面的螺絲釘經常少上。
為了提高産品的合格率,曆任領導制定了很多的制度,什麼眼裡的懲罰措施都用過,但效果總不明顯。新任張經理到車間觀察了解整個開關的生産過程後,就吩咐下去:
在每個螺絲的工人面前,放上一個小盤,并規定改變過去那種直接從盒子裡拿螺絲、上螺絲的操作程序,必須先拿六個螺絲放在盤子裡,然後再從盤子裡拿起螺絲一個個上,如果盤子裡沒有螺絲了就表示上完了。
事實證明,雖然隻是添加了這麼一道小小的程序,開關的合格率便大大提高了。
對應到日常管理中,如果一項流程已經成為團隊管理、公司發展的阻礙,就一定要及時調整、優化,這樣才算是發揮了流程應該發揮的作用。
寫在最後
有效是管理者的責任
流程不是重點,重點是管理目标的實現。
管理學之父,彼得德魯克《有效的主管》中說:“效率就是以正确的方式做事,效能就是做正确的事”。
如果說流程可以讓即使不熟悉工作業務的人也能快速進入狀況,以正确的方式做事,那麼,選擇WikiWorks目标雲管理則能更進一步,以正确的方式做出正确的事,在有限的時間與資源内,執行複雜的事物。
在企業内,從戰略到組織,再到制度流程,流程管理要始終以目标為導向,做到以終為始,讓目标導向的流程管理常态化、更接地氣,最終落實到日常系統的分層審核或監控系統上。
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