作為一名采購人員，在崗位上究竟該做些什麼呢？通常來說，采購員的日常工作職責有以下内容：

一、采購計劃與需求确認

1、采購計劃：

a 計算生機采購數量；

b 決定最适當的采購數量；

c 編制訂購數量；

2、編制采購金額預算：

a 計算采購預算金額；

b 設計采購金額；

3、确認請購需求：

a 了解請購提出人員或部門；

b 審核請購單内容；

c 決定訂購方法；（運用資料或表單：生産計劃用量清單、存量管制卡、用料計劃表、采購數量計劃表、采購現金預算表、請購單） 

二、 供應商選擇與管理：

（1）供應商尋找；

（2）供應商調查；

（3）供應商評選；

（4）供應商評價、考核；

（5）供應商獎懲；（運用資料或表單：供應商調查表、供應商評估表、供應商考核表） 

三、采購數量控制

（1）計算适當的采購數量；

（2）尋找适當的訂貨方法；

（3）靈活運用數量策略；

（4）采購數量計算公式運用；

四、采購品質控制

（1）事前規劃：

a 決定品質标準并開到公平的規格；

b 買賣雙方确認規格及圖面；

c 了解供應商承制能力；

d 買賣雙方确認驗收标準；

e 要求供應商實施品管制度；

f 準備及校正檢驗工具或儀器；

（2）事中執行：

a 檢視供應商是否按照規範施工；

b 提供試制品以供品質檢測；

c 派駐檢驗員抽查在制品品質；

d 品管措施是否落實；

（3）事後考核:

a 嚴格執行驗收标準；

b 解決買賣雙方有關品質歧視；

c 提供品質異常報告；

d 要求賣方承擔保證或保固責任；

e 淘汰不合格供應商；（運用資料或表單：供應商品質來料驗收記錄、不合格處理記錄、來料檢驗報告、供應商品質統計表） 

五、采購價格控制

（1）采購價格調查；

（2）采購價格分析與确定；

（3）詢價；

（4）報價單審核與分析；

（5）議價；（運用資料或表單：采購訂單、報價單） 

六、交貨期控制：

（1）事前規劃：

a确定交貨日期和數量：

b了解供應商

生産設備利用率；

c賣方提供生産計劃表或交貨日程表

d給予供應商物管及生管能力

e準備替代來源；

（2）事中執行：

a了解供應商生産效率；

b買方提供心要的材料，模具或技術支援；

c買方加強交貨前的稽催工作；

d交貨期及數量變更的通知；

e買方盡量減少規格變更；

（3）事後考核：

a對交期延遲的原因分析及對策；

b檢讨是否轉移訂單（更換供應商）

c執行供應商的獎懲方法；

d完成交易後剩料、模具、圖面等的回收；（運用資料或表單：采購追蹤記錄表） 

七、采購成本控制

（1）事前規劃；

a建立合格廠商評選制度；

b查詢以

往的采購記錄或當前市場行情；

c了解買賣雙方的優劣勢；

d掌握影響成本漲跌的特定因素或事件；e制定适當的規格，避免發生綁标或指定廠商采購；

（2）事中執行：

a尋找3家以上合格廠商報價；

b進行報價分析或成本分析；

c運用議價技巧；

d協助供應商推行價值工程；

e提供價格變動報告表；

（3）事後考核：

a選擇價格适當的廠商簽訂合約；

b約定價格調整的特定因素（工資、電彙費率、材料成本等）；

c長期合約應定有計價公式；

d利用數量折扣或現金折扣；

e查核發票價格與訂購價格是否符合；

f制作價格差異分析；

g建立價格資料檔案；（運用資料或表單：供應商評鑒辦法、評鑒表、采購記錄表、報價單、成本分析表） 

八、采購合同管理

（1）合同拟定；

（2）合同簽訂、修改；

（3）合同歸檔保管；

（4）合同執行查核；（運用資料或表單：采購協議、品質協議等） 

九、采購記錄管理

（1）采購記錄設計；

（2）采購記錄填寫；

（3）采購記錄歸檔保管；（運用資料或表單：各類表單）

采購員日常工作内容

采購工作内容也就是采購工作的主要流程。但往往有許多新上崗的采購員因為對采購流程不熟悉，對采購工作無從下手，或進行采購活動時錯漏百出，甚至給企業帶來無法挽回的損失。所以，采購員在進行采購活動之前，熟悉和了解采購流程是十分必要的。一般而言，采購流程包含以下幾個步驟：

1. 信息收

（1）充分了解請購材料的品名、規格。

（2）調查市場行情。

（3）收集有關生産廠家資料。

（4）收集有關替代品的資料。

（5）收集有關品質及其他方面的資料。

（6）核定資金預算。

2. 詢價

（1）選擇詢價對象，詢問價格。

（2）整理報價資料，選擇議價對象。

3. 比價、議價

（1）經成本分析後，研拟底價，設定議價目标。

（2）決定采購條件（向廠商詳細說明品名、規格、品質要求、數量、扣款規定、交貨期、地點、付款辦法等）。

（3）其他廠商價格是否較低。

（4）考慮價格上漲下跌因素。

（5）估算運費、保險費及關稅。

（6）核對付款條件。

（7）比較交貨期限。

4. 評估

（1）同規格産品宜有幾家供應商詢價、比價、議價。

（2）是否為信譽良好的生産廠家。

（3）是否有必要辦理售後服務。

 （4）廠商的供應能力是否能按期交貨和品質是否有保障。

（5）是否有必要開發其他廠商或外購。

5. 索樣

（1）索取樣品。

（2）整理檢驗結果并進行比較。

6. 決定

（1）選擇适當的供應商。

（2）簽訂采購合約。

7. 請購

（1）按物料計劃計算請購物料數量與交期。

（2）請購單上應詳細注明與供應商議定的買價條件。           

（3）分批交貨者應在請購單上注明分批交貨時間表。

8. 訂購

（1）把采購訂單傳真或掃描至供應商。

（2）再次向供應商确定價格、品質、交貨期等。

9. 協調

（1）對能否達到交貨期，供應商要及時回複。

（2）不能達到者及時協調聯絡，以确定一個合适的交貨期。

10.催交

（1）無法在約定日期交貨時聯絡請購部門（物料控制部）并

進行交期異常控制。

（2）已逾期交貨者應加緊催交。          

（3）督促收料部門簽交收料單。

（4）控制長期合同的交貨。

11.進貨驗收：

（1）進貨的品質驗收，進貨的數量驗收。

12.清理付款：

（1）核對各種手續是否完備。

（2）發票擡頭與内容是否相符。

（3）發票金額與請購單價是否相同。

（4）是否有預付款或暫借款。

（5）是否需要扣款。

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