作者：智閥

标書是投标企業對招标人招标項目的響應與應答，也是招标代理機構對投标企業資質能力的評價依據，評價是否具備資格、是否有能力完成相關項目以及與其他投标人相比誰更合适承擔此項目。以設計項目公開招标為例，談談标書制作的一些經驗與感受。

（一）确定标段和包号

認真閱讀招标公告（重點閱讀需求一覽表）文件，考慮自身競争能力、限授等情況确定投标标段和包号。另外如果選擇太多包号，同時需要完成标書比較多也易造成編制質量下降。（注意事項：千裡之行，始于足下，選擇真的很重要）

（二）購買标書

截止日前按要求在現場或平台上購買标書，按支付方式支付購買标書的費用。如購買電子版招标文件，需要憑電子鑰匙購買招标文件，而電子鑰匙辦理需要一定時間，應提前辦理到位。（注意事項：購買到标書才有資格參加投标）

（三）确定人員

确定投标項目中擔任項目經理、參與項目人員和被授權人員。（注意事項：人員均符合招标文件條件）

（四）獲取相關文件

按招标文件要求獲取公司外部、内部的資信證明文件。（注意事項：有效、完整、超出招标文件預期）

（五）獲取相關資料

按招标文件要求獲取公司相關業績及主要參與項目人員的相關資料。（注意事項：有效、完整、超出招标文件預期）

（六）保證金交付

按保證金接收時間完成保證金支付，取得加蓋銀行印章的電彙憑證原件影印件。（注意事項：标書收口前要取得影印件）

（七）制作電子文檔

仔細閱讀招标公告及招标文件要求，按規定的投标文件格式、文件成冊要求編寫報價、技術、商務等投标電子文檔。（注意事項：對照招标文件内容要求、評分标準進行電子文檔的校對）

（八）打印蓋章

将電子文檔按所需份數打印出版紙質投标文件。（注意事項：檢查紙質打印文件是否有折頁、缺頁、裝訂順序是否有誤、文字遮擋等情況，每冊都檢查，無誤後在相應位置簽字蓋章）

（九）封裝蓋章

紙質文件檢查無誤後，核對電子文檔的格式，制作彩色二值雙層PDF電子文檔進行光盤刻錄或拷貝到U盤。遵循紙質文件和其他複印文件不同密封的要求，打印好密封袋的封面和封條，分門别類将紙質文件、光盤（U盤）進行封裝和标注。（注意事項：對照封裝要求進行最後檢查，無誤後封裝并在密封袋相應位置簽字蓋章）

（十）遞交文件

按照遞交文件内容、格式和、截止時間及地點要求，将紙質投标文件、電子文件（網上平台上傳、U盤、光盤）遞交。（注意事項：截止時間前遞交）

（一）内容不全

應該要提供的判别材料如報表、業績、方案、承諾等其他證明文件不全。如合同掃描件頁數不夠，相關材料的信息不全。

（二）響應不夠

投标文件與招标文件規定的偏差描述大多數均填寫無偏差，但對技術需求如完成時間、結果、目标等内容響應不深不透。

（三）圖片質量不好

1、紙質文件中圖片模糊造成關鍵内容看不到，圖片上有黑邊甚至是采用手機照片影響閱讀。

2、PDF文件模糊、亂碼，如财務報告、增值稅專用發票證明等即使在電腦中放大仍然無法看清。

3、粘貼的圖片有裁剪缺失。

（四）閱讀效果不佳

1、電子文檔圖片橫向排列或者不正，在電腦上需要扭頭去看，閱讀起來比較費勁；

2、光盤很難從放置的盒子中取出來，甚至易割傷到手。

（五）低級錯誤

提供的文件失效；報價中貨币單位不對應；文件簽署過程中經常容易簽錯、漏簽、漏蓋章；封裝不合格等低級錯誤。

标書是交給招标人、招标代理機構、評标人員等閱讀、評審的，其制作有以下原則：能讀到、能讀懂、能舒服、能說服。

能讀到，要求提供的内容應該能讀到，該有的内容沒有結果就是扣分甚至廢标；能讀懂，要求提供的内容應該能被理解，文字通俗易懂，響應直接且明确；能舒服，要求提供的内容應該能使評标人員感覺到舒服，結構清晰、内容詳實、文字流暢、查閱方便，不應造成困惑；能說服，要求提供的内容應該能使評标人員感覺被說服，符合評标人員的閱讀習慣，易産生接受認同感。

（一）包号選擇

以服務類的設計招标為例，在包号選擇上，選擇出行成本較低、招标人環境優良的地點開展設計工作較為理想。具體來說，如可在多個地點進行選擇，應選擇較為集中的幾個地點而不要太分散便于人員調配；如限授包号僅能選擇一個時，可選擇距離公司辦公地交通較為便利的地區；這樣可以盡可能減少公司交通費、住宿費,減少員工不必要的交通時間消耗和公司的後勤保障，便于實施過程中員工集中精力完成設計服務工作。

（二）讀懂招标文件再開始

弄懂招标公告、招标文件（重點閱讀投标人須知前附表、評标辦法、否決條件、投标文件格式），多看幾遍，每一個條款都很重要。如對招标文件不理解，不要想當然，覺得應該是這樣，實在有疑問應該多找幾個同事共同理解一下。針對招标人需求，制定與招标文件點對點響應的投标文件，解決招标人的問題，相關内容出現在應該出現的地方。在對項目充分理解的基礎上闡述對項目的認識：如項目目的與意義、項目範圍、深度目标、可獲得的技術成果、自身優勢、能力特色、各項保障措施以及相關承諾。标書要做到文字通順，邏輯性強，準确、全面、專業。有機會多看看同行是怎麼寫的。以下内容可參考。

1、公司簡介：專業能力情況、人員情況（數量、素質）、企業文化、體系認證情況、服務宗旨。

2、商務方案：應包括履約方案、服務承諾，完成過相關類似工程設計的業績。

3、技術方案：應包括對項目的理解、重點和難點分析、實施的思路和方案、企業管理能力及相關證明文件。

4、認為優于招标文件要求，另外需要加以說明的其他内容。

5、報價，如有必要寫出具體的計算過程。

（三）報價技巧

了解項目的客觀條件，如工程所在地環境、工期情況，結合自身能力、營銷手段制定報價策略。盡可能了解前幾次同類項目的投标報價情況，依據報價評分規則，在前幾次同類型報價均價上進行考慮上浮或下降幾個點。

（四）制作技巧

1、目錄制作

按照招标文件目錄結構要求先行制作目錄和标題，标題分級規範、邏輯合理，能夠使評審人員評價較為輕松。養成按照目錄對照準備相關資料的習慣，不易遺漏。

2、圖片加工

注意每一張圖片的質量，圖片掃描過程時就要保持掃描件端正，掃描完成後一并剪裁好，因為多數掃描文件是需要多次使用的。粘貼到電子文檔中也應擺放端正,并不超過頁邊距。掃描時設定統一的分辨率如150X150，正式制作電子文檔之前，先測試下掃描的圖片在雙層PDF中是否模糊。

可對圖片中結果、結論性内容進行劃線提示。如保證金付款回單，對已付的保證金進行劃線提示。如财務報表中期末所有者權益、現金、利潤等，用紅線進行标注。

某些招标需要截屏一些網站圖片，截取的圖片中信息要完整，截圖不全容易造成内容誤判。

3、文字引導

可在圖片前用文字進行引導性說明或者注釋相關信息，降低閱讀壓力。如質量、環境與其他相關獲獎等證書的圖片可以采取這樣的方式進行提示。

對于數量較多的财務審計報告掃描件，可在圖片前用文字說明第幾頁，共幾頁。

另外對照評分條件進行導讀，必要時制作評分導讀表，指出評審内容具體在哪一頁。

4、其他内容

評标人員最讨厭的就是一大堆不能得分的材料無條理的堆砌在一起，看的眼花缭亂，心煩意亂。但是如果有可能加深印象的其他證明材料一定要展現出來。

5、排版

想象一下自己在編寫一本書（事實上也是），設定好頁邊距、樣式、頁眉、頁腳、目錄、字體、段落等。沒有事情的時候，真的要把Word好好練一練。

6、備份

時時保持在不同介質上有備份的電子版。最後幾天上午和下午的版本都會有很大區别，階段性保留些備份總有備無患。

7、PDF文件制作

對重要的标題增加索引制作PDF書簽，方便評标人員快速浏覽标書文件結構，直接跳躍到相關信息。另外完成的PDF文件建議不要大于50M以便快速打開，在信息量和清晰度上取得平衡。

8、紙質文件制作

打印成品的格式、字體在整體上統一、美觀，還要注意不要讓表格和圖片超過裝訂線。如果無特别要求，封面最好使用簡單的白皮封面，樸素大方。

（五）标書校對

在完成紙質、電子标書文件制作後，都應進行校對。有條理的對校對内容進行整理，并形成備忘和檢查記錄。細心、細心、再細心，檢查、檢查、再檢查，往往一個細節沒有注意就造成返工重做以緻于把幾個同事幾周的加班工作泡湯甚至前功盡棄。在人員配置上最好考慮一人制作，一人校對，一人審核。可從以下四個方面進行校對。

1、内容格式校對，該有的要有，該有的要對。例如取得的資信文件是否在有效期内，内容是否符合要求，文字是否有錯别字。

2、簽字蓋章校對，校對需要什麼人簽字，簽在哪裡；蓋什麼章，蓋在哪裡。

3、其他廢标項校對，廢标項要一一落實确認，如報價在幾個文件中填寫不一緻。

4、封裝校對，一是校對份數，如正本、副本數量；二是校對投标文件裝訂要求，如裝冊要求、頁碼要求、光盤封裝要求等；三是校對封條、密封袋。校對封條格式、密封袋上标明的文字是否與裝袋文件一緻以及密封袋的簽字和蓋章。

（六）溝通協調

一般來說，業績合同資料在市場部，審計報告、資信文件在财務部，用印蓋章在辦公室，往往因為出差或者其他原因相關工作人員的工作時間、工作地點又不一緻，因此要制作好标書，溝通協調顯得十分重要。如果你不小心是投标負責人，那麼你就要時時刻刻記得時間點，提前向其他人打電話預約他們，督促你需要的材料，因為你不知道會突然發生什麼。對于重大項目的投标，還應制定工作計劃，細化工作任務，确定工作節點（初稿、定稿、打印、簽字蓋章、封裝、遞交）、人員分工等。

（七）文件遞交

遞交是最後一環，到這個時候往往時間都比較緊張了。紙質文件遞交：不能遲到，最好提前一點時間到現場。電子文件遞交：如對上傳電子文檔程序不清楚，一定要找有經驗的人先期了解一下，和電腦打交道有時候好累。

到這裡投标文件交上去了，先祈禱這次能中，去睡個覺吧，下周一再開始。

有沒有簽字蓋章弄痛了手，吃飯都拿不起筷子；有沒有電腦弄花了眼，看不清人；每次都不想再幹這個事情了，每次又都折騰到最後才交；好多次趕最後一班火車、飛機，抱着文件奔赴現場；加了幾個通宵還要繼續趕火車。這就是幹投标的感受。

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