去年12月18日以來，同賞閣頭條号陸續刊發了一系列公文寫作方面的文章，包括《年終工作總結的寫法（簡單實用）》《機關公文常用詞彙集錦》等10多篇文章，受到大家歡迎，累計閱讀量超過5萬次，網友轉發或收藏上萬人次。感興趣的朋友可以關注同賞閣頭條号并訪問曆史文章。今天繼續介紹一篇。

我國著名教育家葉聖陶先生曾說：公文不一定要好文采，可是必須寫得一清二楚，十分明白，句穩詞妥、通體通順，讓大家不折不扣地了解你說的是什麼。因此公文用語尤顯重要。

公文用語的一個重要特點是“得體”，即要與本機關的職責地位相稱。不同行文關系的公文對公文用語有着各不相同的要求。

下行文語氣要莊重

（二）下行文的用語要求

下行文是上級機關向所屬下級機關的發文，其行文用語也有特定的要求。

1、語句莊重。下行文要體現領導機關的權威性，做到令行禁止。（1）語言要莊重，去掉虛浮不實之詞。為此，可采用直述式語調，曉之以理、告之以規，如“望認真貫徹執行”、“不準”、“允許”、“可以”等。（2）應使用規範化的書面語言，不能使用口語、俗語，也不能濫用簡稱。如在任免性通知中，一般用“經研究決定，任命××擔任×××××職務，免去×××××職務”的句式，而不用“經研究決定，把××從×××位置調到×××位置上來”的語句。這是因為後者用的是口語，雖然通俗，但失去了下行文應有的莊重性和嚴肅性。（3）要準确使用專用語言。如第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“你”，第三人稱用“該”，領序詞常用“據（根據）”、“接（近接）”、“悉（收悉）”等，用“為（為了）”、“鑒于”等說明制發公文的目的，用“據此”、“綜上所述”等作為總結性的過渡詞語等。

2、表述準确。準确是公文的基本要求。因下行文是要求下級機關辦理的，所以更應強調用語的準确性，不能有任何歧義，不能授人以柄。有些詞語的含義非常廣泛，使用時需要加以限定；有些詞語的内涵比較單一，使用時需加以延伸；而有些詞語的概念相當明确，并為公衆所熟知，使用時就不必作過多的解釋。有些詞義相近或意思相似的詞語，如“要（要求）”、“應（應該、應當）”、“須（必須）”，因其有着程度上的差異，所以應仔細辨别。

平行文要語氣謙和

（三）平行文的用語要求

平行文是向同級機關或不相隸屬機關的發文，如函等。因為它是為幾個部門協同處理問題或協作完成工作、彼此溝通情況而制發的，因此，在用語上也有自己的要求，寫作時應予以遵循。

1、語氣謙和。平行文的發文機關和受文機關之間沒有隸屬關系，因此行文用語一定要謙和，不能居高臨下使用命令式、告誡式詞語，如“希盡速複函”、“望速即辦理”、“務必參加”等等。因為平行機關沒有必須配合的義務，如果用語不當會引起對方反感或者得罪對方，事情就不好辦了。

2、措詞得體。平行文應注意多使用緻意性詞語，如“貴局”、“承蒙”、“請予支持（協助）”等等，以表示自己的誠意和對對方的敬意，這樣就能營造一種和諧融洽的氣氛，有利于雙方的合作。但也要避免自降身價，那種為了辦成事情而使用低三下四、有損自尊的詞語的做法是不可取的。

不同行文方向的公文對用語的不同要求，既是單位與單位之間處理各種事務的需要，也體現了人際交往中的理性和道德。這些不同的公文用語，是人們在長期的公文寫作實踐中約定俗成的，它有着相對固定的格式和用法。從事公文寫作人員都應認真研究，正确地掌握和運用，以免張冠李戴、贻笑大方，甚至産生不必要的差錯與矛盾。

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