本文作者 | 經韬緯略智庫
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不是你所有的努力都會被看到,在彙報工作時,要麼展示了自己的能力,要麼展示了自己的愚蠢,要麼赢得了上司的贊賞,要麼得到了上司的鄙夷。
數據說話
聰明的商人常常用數字來說服和打動人們購買,保險公司也會打出廣告“每天兩元,保證您一生平安”。數據在談話中有重要的作用。
讓數據說話
數據能夠将語言叙述的事實具體化、明确化,特别是當你需要向對方論證一個問題時就顯得更加重要。同時數據能夠讓溝通的内容變得更加生動。
當你想将自己的一個觀點表達出來時,隻依靠言語的表達會顯得有些無力,這時你就需要加入數據幫你強化自己的觀點,雖然有時沒有加入數據對方可能也會同意你的觀點,但是這種認可很容易動搖:“他說的确實是正确的嗎?”“這樣做會得到他所說的結果嗎?”
數據能夠精确地衡量現狀、說明問題。
數據通常比語言描述更有效果。例如,你在電梯裡碰見了總經理,他随口問你:“這個月你的工作怎麼樣?”
如果你也是随口回答:“還可以。”那麼,很可能你就失去了一個表現自己的機會。
你可以回答:“這個月工作業績還不錯,目标是100萬元,現在已經完成了90萬元,下周還有一個有意向的客戶,預計能夠簽30萬元的合同。”
如果你用這些數據彙報你的工作,讓對方得到具體的信息,那麼将更令對方信服。
在彙報時引用數據能夠給領導留下精确印象
在與他人溝通中,如果經常使用準确的數據,能夠給對方留下良好的印象,讓對方感覺你是一個嚴謹、認真的人。
當你的領導詢問你什麼時候能完成一項工作時,如果你回答“應該快了”,就很容易讓人産生你在敷衍的感覺。你完全可以在回答中加入具體數據,如“大約還有一個小時就可以完成”。
當你的同事詢問你“今天外面的天氣怎麼樣”時,如果你回答“有點兒冷”,就不如加上數據回答:“外面氣溫大概在零下5℃,有點兒冷。”不同人對待冷熱的标準可能不同,也許零下5℃對方覺得是可以接受的溫度,而你就覺得非常寒冷,因此如“有點兒冷”“有點兒熱”之類的模糊的回答很容易讓他人産生誤解。
要想讓溝通變得更加高效,就要在可以用數據表達的地方引用數據。
洗耳恭聽
如果你參與競選,發表完了自己的看法,結果發現大家都很優秀,你其實很一般、肯定無法當選,那麼你會投票給誰?是咄咄逼人否定你的人,還是對你說的話耐心傾聽、肯定你的人?答案是不言而喻的。
在這個社會中,那些能力較強、個性較強的人,永遠不會是最好的溝通者。
能獲得他人内心肯定的人,絕不是那些否定他人意見的人,而是肯定他人的人,這是破壞者和建設者之間的區别。
聰明的肯定者能夠在雙方的不同意見中找出小小的共同點,然後肯定那一點、強調那一點,使對方充分感受到自己是受重視的。這樣之後,他才會把自己的觀點說出來。
所以說,傾聽是技術,同時也是藝術。
我們在彙報的時候,也要學會洗耳恭聽。
當你彙報完,領導者通常會對你彙報的内容做出反饋。這個反饋是他對你彙報内容的理解,是對你工作的指導,是他提出的異議,也可能是他表達的想法。不管領導說的内容屬于哪一種,你都需要認真傾聽。
你要聽清楚領導說的内容,同時揣摩他的用意。
從領導的話中,你也可以評估出領導對你的彙報的評價:領導對你的彙報是滿意還是不滿意。
從領導的話中,你也可以看到他對你的看法:他對你的工作持什麼态度,對你的表現滿意還是不滿意。
從領導的話中,你還可以聽出:他滿意的地方在哪裡,不滿意的地方在哪裡。
聽是為了更好地彙報,聽了領導的反饋,你才知道領導對你的彙報的理解和看法,你才能更好地進一步說明和反饋。
聽的時候要有耐心、要細心,要站在對方的立場去聽。聽是一種藝術,要盡快進入聽的狀态,聽完要盡快切換到說的狀态。
領導想讓你聽的時候,其實是你的一種責任。
我依個人經驗總結的“聽字訣”與大家分享:“坐立不正,不聽;面無微笑,不聽;目無接觸,不聽;心無尊重,不聽;情緒激動,不聽;持有偏見,不聽;打斷對方,不聽;妄下結論,不聽。”
當領導表現出以下情态的時候——坐立不安的時候,眼睛和你沒有接觸的時候,情緒很激動的時候,說明他其實沒有進入聽的狀态。
當領導沒有進入聽的狀态時,你就不要說了,可以讓他先說,你來聽。他内心肯定有想法,你一定要讓他把想法說出來,而不是憋在心裡。
你對領導洗耳恭聽時應滿足的要求:
1.坐立端正,眼神接觸
别人說話的時候,坐端正是對對方最基本的尊重。有時我想起來要交代下屬一件事情,會到他的工位上跟他說,這時他可能在工作,也可能在喝水等。但是我去說事時,他不管在幹什麼,一定會放下手中的活兒,把身體轉向我,坐直了才聽。
他這個态度就很端正。當你坐着,領導和你說話的時候,你不一定要站起來(平時說話也站起來就太刻意了),但是你一定要讓你的領導感到你對他的尊重、你是在認真地聽他講話。
想象一下:你在看電腦屏幕,你的領導過來找你說事,你雖然在聽,但是眼睛還看着電腦屏幕,身體朝着電腦屏幕。那麼即使你認為你聽得很認真,這種情景領導會有什麼感受?
當然是非常不受尊重。一個人是不是專業、是不是進入職業狀态了,他的一個動作、一個眼神、一個表情,都可能露出他的底。甚至可以說,露的還有他的家教。可能他在家裡,對他的父母也是這種态度。不管父母說什麼,他頭也不回、臉也不轉。但是你在家裡,可以對父母這樣,出了校門,進了職場,你就不能對自己的領導這樣。即使對同事,你也要表現出很好的尊重和傾聽态度。
隻要你在一個環境中生存,你就要遵守這個環境的規則。
2.集中精神,專注傾聽
集中精神是傾聽基本的要求之一,也是對領導基本的尊重之一。集中精神傾聽要求你坐端正以後,專注地聽領導說話,并且從内心對領導說的話感興趣,對領導說的内容加以思考:他在說什麼?他為什麼要這麼說?他需要我做什麼?
要提醒的一點是在聽領導談話時不要玩手機。如今智能手機非常普及,手機功能也越來越多,上網頁、聊微信、發微博等功能應有盡有。絕大多數人是随身攜帶手機,新的信息随時會由手機傳遞過來,如果你在聽領導講話時不斷地使用手機,這會讓領導感覺非常不舒服,會認為你不尊重他。
3.點頭微笑,給予回應
學會在溝通時向對方微笑,這是認同對方的表現。如果對方認為你并沒有認同他的觀點,那麼對方也不會願意安靜地傾聽你的觀點。在微笑時,你也可以從言語上表示出認同和鼓勵,讓對方感受到你的認可和尊重。
給予回應,就是給予對方言語上的補充和回應,如在領導說話的間隙,你可以說“您說得非常對”“我也是這麼認為的”“對這個我很感興趣,可以說得更具體點嗎?”等。這些話語沒有什麼實際含義,卻會讓對方很舒服,會讓對方願意對你說得更多。
4.保持禮貌,不要打斷
在他人說話時打斷對方是一種很不禮貌的行為。一個人在講話的時候,他的大腦也正在不停地運轉,思考前面說的内容,同時整理後面要表達的内容,然後通過語言表達出來。你突然打斷對方的話,也會打斷對方的思維。大多數人不喜歡這種感覺,就如同睡覺睡到一半被人吵醒一樣,大腦會轉不過彎來。這時無論你說什麼,對方都會聽不進去。你千萬不要以為,你打斷别人的話,别人就會聽你說話。
我們會打斷别人的話,通常有三個原因:第一,我們認為自己了解到對方要說的要點了;第二,我們認為對方說得不對,急于反駁對方說的話;第三,我們認同對方說的話,但是我們急于發表自己的意見。以上3個原因都是你“自我”的原因,是你的“自我”在起作用。可以說,當你打斷别人時,你的自我也侵犯了他人的自我。
正确的做法是不管對方說的内容你是否已經了解,不管對方說得對不對,也不管你是不是急于發表自己的意見,你都應該聽對方說完,再做出反應。
每個人都有想要将自己的内心想法、情感表達出來的時候,所以要給他人充分表達自己的意見、想法的機會。
5.受到領導批評時你要控制情緒
所有人都有情緒,尤其是在受到批評時。如果你不懂得控制情緒,就很容易讓這些情緒影響你,甚至做出不理智的行為。
無論你處于什麼職位,都需要學會對自己的情緒進行控制。即使領導批評你時批評得不對,你也要先克制自己,先讓對方把情緒發洩出來,你再巧妙應對。
如果對方的情緒很激動,你就不要試圖用道理說服對方,因為此時對方受到情緒的控制,和他講道理是沒有意義的。要想安撫對方的情緒,首先要做的就是安靜地傾聽,讓他将情緒發洩出來。
複述要點
為什麼上司總是問你“你明白了嗎?”很簡單,因為你沒有表現出“你明白了”。當上司向你布置完任務、交代完工作,甚至教你做一些事情時,他不确定你是裝懂還是真懂,所以他會用不斷地問你,來确定你真的懂了。
所以,錯的不是你的上司,而是你。
主動在上司說完後複述要點,是你應該做到的,是你的責任和義務,是你工作的一部分。如果你像小王那樣被上司要求複述要點,那就是你的問題了。
複述要點是你謙虛的态度和尊重上司的表現。我在檢查下屬工作的時候,就要求他們複述要點。
例如,我要去上海出差,于是把北京的工作交代給下屬小何:“我說了5件事,這5件事是你工作的重點,一個月内你要完成這5件事。一個月後,我會檢查。這5件事你記住了嗎?”
他說:“第一件事是……第二件事是……第三件事是……第四件好像是……第五件事可能是……”
這時候如果他回答得不正确,我就知道他沒有記住。
聰明的下屬會在領導安排工作時,條件反射似地找出紙筆來記錄。領導說完後也會主動複述。
更重要的是,複述要點能夠達到“檢查”“補漏”“應變”和“營造良好氛圍”的效果。
目的1.檢查:檢查雙方的理解是否有偏差
你複述要點時,上司就能知道你的理解到不到位。不到位的地方,上司可以幫助你糾正,避免你的認知出現偏差。
複述要點是一個達成共識的過程。因為溝通很容易陷入“想當然”“我以為”的情況,如果你能夠及時進行複述,你就能夠檢查你們互相的理解有沒有偏差。
目的2.補漏:補充遺漏的地方
人的大腦不是計算機,有可能上司剛說完你就忘了其中一些點,那麼複述要點的時候,上司就可以幫你補充你遺漏的地方。
同時,上司也不是完人,他可能也會有一些忘記說的點,如果他忘記說了,就可以在你複述要點的過程中發現自己遺漏的點,然後及時補充。
目的3.應變:複述要點的過程也是溝通和改變的機會
如果你對上司的話有異議,那麼通過複述要點闡述自己的意見将是非常好的選擇。
目的4.營造良好的氛圍
聽和說的互動過程,非常有利于增添談話的趣味性。這個過程很有趣、不單調,因為一來一往的過程會比單純的一問一答要通暢很多。
複述方法1.學會重複和總結
用“一、二、三”總結對方說的話。
将對方的話語重複确認,這點也十分重要。通過重複對方話語中重點的部分,可以避免因為未聽清或者疏忽而産生巨大的分歧或者誤解。
在我多年的溝通實踐中,重複是我非常喜歡用的一種方法,如對方告訴我“今天我們要讨論三點内容”。我聽完之後,就可以用“一、二、三”對内容進行歸納和反饋,找到談話内容的重點。例如,說:“李總,我們剛才用了一小時讨論了主要内容,我歸納總結了一下,第一……第二……第三……您看我理解的是否和您說的一緻?”
對所溝通的内容進行歸納總結,能夠讓對方知道你掌握、了解的溝通内容的程度。
複述方法2.給予補充
在非正式場合随意聊天時,如果想要和對方聊得歡快起來,補充對方的話也是十分重要的。有些不善于和他人溝通的人,在聽他人說話時總是一言不發,這會讓對方覺得十分尴尬,通常不願意再繼續聊下去。那我們應該怎樣避免這種情況呢?可以采用“FEELING-TURE”補充法則。FEELING是感受,TURE是事實。
這條法則要求我們:當對方表達自己的感受時,你可以補充相關的事實。當對方陳述自己經曆過的事時,你可以将自己對這件事的感受補充進去。
例如,對方說:“今天天氣太冷了,我的手都要凍僵了。”你可以補充說:“确實如此,據說今天零下10℃,早上出門時我發現門口的河面已經牢牢地凍住了。”
如果對方說:“我昨天發燒,所以沒有來上班。”你可以對發燒這個事實進行感受補充:“上次我發燒的時候頭非常痛,渾身都沒有力氣,隻能躺在床上。”
通過對對方的“感受”或“事實”進行補充,能夠讓對話十分流暢地進行下去,并且讓對方感到你了解他所想表達的意思、你十分認同他的觀點,而不是在進行一次無趣的閑聊。
把每次彙報當成展示自己的機會
彙報工作是非常考驗能力的事情,如果你能做出好的工作彙報,就能讓上司肯定你的能力,進而對你刮目相看;如果你在彙報中表現得不夠好,上司可能會對你有些看法。
在職場中,要把每次彙報都當成自己展示能力的機會。
古典名著《紅樓夢》中有一副對聯:“世事洞明皆學問,人情練達即文章。”事實上,《紅樓夢》博大精深,世相萬千,書中有關人情、職場的描寫也精彩至極。
其中有一節,低等小丫鬟小紅抓住了一次替王熙鳳捎話的機會,通過幹脆利落的言語,出色地完成了彙報工作,充分展示了她的能力,因而被王熙鳳看上,一下就“攀了高枝”,從低等丫鬟一躍成為王熙鳳的貼身丫鬟。以下是書中的相關片段。
隻見鳳姐站在山坡上招手兒,小紅便連忙棄了衆人,跑至鳳姐前,堆着笑問:“奶奶使喚做什麼事?”鳳姐打量了一回,見她生得幹淨俏麗,說話知趣,因笑道:“我的丫頭們今兒沒跟進我來。我這會子想起一件事來,要使喚個人出去,不知你能幹不能幹、說得齊全不齊全?”小紅笑道:“奶奶有什麼話,隻管吩咐我說去;要說得不齊全、誤了奶奶的事,任憑奶奶責罰就是了。”鳳姐笑道:“你是哪位姑娘屋裡的?我使你出去,她回來找你,我好替你說。”小紅道:“我是寶二爺屋裡的。”鳳姐聽了笑道:“嗳喲!你原來是寶玉屋裡的,怪道呢。也罷了,等他問,我替你說。你到我們家告訴你平姐姐,外頭屋裡桌子上汝窯盤子架兒底下放着一卷銀子,那是一百二十兩,給繡匠的工價。等張材家的來,當面稱給他瞧了,再給他拿去。還有一件事:裡頭床頭兒上有個小荷包兒,拿了來。”小紅聽說,答應着,撤身去了。
……
到了李氏房中,果見鳳姐在這裡和李氏說話兒呢。小紅上來回道:“平姐姐說:奶奶剛出來了,她就把銀子收起來了;才張材家的來取,當面稱了給他拿了去了。”說着,将荷包遞上去。又道:“平姐姐叫我來回奶奶:才旺兒進來讨奶奶的示下,好往那家子去,平姐姐就把那話按着奶奶的主意打發他去了。”鳳姐笑道:“他怎麼按着我的主意打發去了呢?”小紅道:“平姐姐說:‘我們奶奶問這裡奶奶好。我們二爺沒在家。雖然遲了兩天,隻管請奶奶放心。等五奶奶好些,我們奶奶還會了五奶奶來瞧奶奶呢。五奶奶前兒打發了人來說:舅奶奶帶了信來了,問奶奶好,還要和這裡的姑奶奶尋幾丸延年神驗萬金丹;若有了,奶奶打發人來,隻管送在我們奶奶這裡。明兒有人去,就順路給那邊舅奶奶帶了去。’”小紅還未說完,李氏笑道:“嗳喲!這話我就不懂了,什麼‘奶奶’‘爺爺’的一大堆。”鳳姐笑道:“怨不得你不懂,這是四五門子的話呢。”說着,又向小紅笑道:“好孩子,難為你說得齊全,不像他們扭扭捏捏,蚊子似的。嫂子不知道,如今除了我随手使的這幾個丫頭、老婆子外,我就怕和别人說話:他們必定把一句話拉長了,做兩三截兒,咬文嚼字,拿着腔兒,哼哼唧唧的。急得我冒火,他們哪裡知道?我們平兒先也是這麼着,我就問着她:難道必定裝蚊子哼哼就算美人兒了?說了幾遭兒才好些兒了。”李纨笑道:“都像你潑辣貨才好。”
鳳姐道:“這個丫頭就好。剛才這兩遭說話雖不多,口角兒就很剪斷。”……
鳳姐也笑道:“既這麼着,明兒我和寶玉說,叫他再要人,叫這丫頭跟我去。可不知本人願意不願意?”小紅笑道:“願意不願意,我們也不敢說。隻是跟着奶奶,我們學些眉眼高低、出入上下,大小的事兒,也得見識見識。”
小紅善于把握機會,利用一次彙報完成了身份的大越級。在這次彙報中,小紅通過4個步驟,成功地赢得了王熙鳳的賞識,如表-1所示。
表-1 小紅彙報的4個步驟
第一步,抓住每次能夠表現自己的工作機會和彙報機會
機遇稍縱即逝。不管你平時的工作能力多麼強,如果不善于抓住機遇,你也會湮沒在職場的衆人中。要抓住每次向上司表現的機會,機會是靠主動赢來的。
第二步,用言語和行動打消上司的疑慮
機會的給予權掌握在上司手中,有時不是你想抓住就能抓住的。如果上司對你的工作能力、工作态度有所疑慮,不知道要不要把機會給你,那你就要打消他的疑慮,使他信任你、給你這個機會。打消疑慮可以通過平時的出色表現,也可以像小紅一樣,通過言語讓上司放心。不要誇贊自己,那樣會顯得輕浮、不可信;而要用自己“願意做、同時願意承擔責任”的表态讓上司相信你。
第三步,用實際的表現赢得賞識
能不能表現出色,源自你平時能力的積累,源自工作時的細心,更源自彙報之前内心一次次的排演。我相信小紅在向王熙鳳彙報之前,内心一定是激動而渴望的,她在去向王熙鳳彙報的路上,一定把自己彙報的過程在心裡排演了好多次。
一個員工能不能通過表現赢得賞識,首先取決于他有沒有這種強烈的願望。有了願望,才會努力,才會全力以赴,才會注意工作中的每個細節。如果你想通過彙報赢得機遇,那麼道理也是如此。
以上内容摘自《如何正确地彙報工作》
《如何正确地彙報工作》通過“4個步驟、4個問題、7個秘訣和8個難題”,全面解析職場中的上下級關系以及如何建立和諧的上下級關系,手把手教你如何正确地彙報工作。這是一本有關“工作彙報”的實用手冊,同時也是一本解讀“如何與上司相處”的行為指南,能幫助你學會正确彙報工作,完成從“透明人”到“不可替代者”的過渡,成為上司信任和依賴的對象,掌握在職場中發展與晉升的秘訣。
戳這裡打包帶走☞《如何正确地彙報工作》
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