本文作者 | 經韬緯略智庫

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不是你所有的努力都會被看到，在彙報工作時，要麼展示了自己的能力，要麼展示了自己的愚蠢，要麼赢得了上司的贊賞，要麼得到了上司的鄙夷。

數據說話

聰明的商人常常用數字來說服和打動人們購買，保險公司也會打出廣告“每天兩元，保證您一生平安”。數據在談話中有重要的作用。

讓數據說話

數據能夠将語言叙述的事實具體化、明确化，特别是當你需要向對方論證一個問題時就顯得更加重要。同時數據能夠讓溝通的内容變得更加生動。

當你想将自己的一個觀點表達出來時，隻依靠言語的表達會顯得有些無力，這時你就需要加入數據幫你強化自己的觀點，雖然有時沒有加入數據對方可能也會同意你的觀點，但是這種認可很容易動搖：“他說的确實是正确的嗎？”“這樣做會得到他所說的結果嗎？”

數據能夠精确地衡量現狀、說明問題。

數據通常比語言描述更有效果。例如，你在電梯裡碰見了總經理，他随口問你：“這個月你的工作怎麼樣？”

如果你也是随口回答：“還可以。”那麼，很可能你就失去了一個表現自己的機會。

你可以回答：“這個月工作業績還不錯，目标是100萬元，現在已經完成了90萬元，下周還有一個有意向的客戶，預計能夠簽30萬元的合同。”

如果你用這些數據彙報你的工作，讓對方得到具體的信息，那麼将更令對方信服。

在彙報時引用數據能夠給領導留下精确印象

在與他人溝通中，如果經常使用準确的數據，能夠給對方留下良好的印象，讓對方感覺你是一個嚴謹、認真的人。

當你的領導詢問你什麼時候能完成一項工作時，如果你回答“應該快了”，就很容易讓人産生你在敷衍的感覺。你完全可以在回答中加入具體數據，如“大約還有一個小時就可以完成”。

當你的同事詢問你“今天外面的天氣怎麼樣”時，如果你回答“有點兒冷”，就不如加上數據回答：“外面氣溫大概在零下5℃，有點兒冷。”不同人對待冷熱的标準可能不同，也許零下5℃對方覺得是可以接受的溫度，而你就覺得非常寒冷，因此如“有點兒冷”“有點兒熱”之類的模糊的回答很容易讓他人産生誤解。

要想讓溝通變得更加高效，就要在可以用數據表達的地方引用數據。

洗耳恭聽

如果你參與競選，發表完了自己的看法，結果發現大家都很優秀，你其實很一般、肯定無法當選，那麼你會投票給誰？是咄咄逼人否定你的人，還是對你說的話耐心傾聽、肯定你的人？答案是不言而喻的。

在這個社會中，那些能力較強、個性較強的人，永遠不會是最好的溝通者。

能獲得他人内心肯定的人，絕不是那些否定他人意見的人，而是肯定他人的人，這是破壞者和建設者之間的區别。

聰明的肯定者能夠在雙方的不同意見中找出小小的共同點，然後肯定那一點、強調那一點，使對方充分感受到自己是受重視的。這樣之後，他才會把自己的觀點說出來。

所以說，傾聽是技術，同時也是藝術。

我們在彙報的時候，也要學會洗耳恭聽。

當你彙報完，領導者通常會對你彙報的内容做出反饋。這個反饋是他對你彙報内容的理解，是對你工作的指導，是他提出的異議，也可能是他表達的想法。不管領導說的内容屬于哪一種，你都需要認真傾聽。

你要聽清楚領導說的内容，同時揣摩他的用意。

從領導的話中，你也可以評估出領導對你的彙報的評價：領導對你的彙報是滿意還是不滿意。

從領導的話中，你也可以看到他對你的看法：他對你的工作持什麼态度，對你的表現滿意還是不滿意。

從領導的話中，你還可以聽出：他滿意的地方在哪裡，不滿意的地方在哪裡。

聽是為了更好地彙報，聽了領導的反饋，你才知道領導對你的彙報的理解和看法，你才能更好地進一步說明和反饋。

聽的時候要有耐心、要細心，要站在對方的立場去聽。聽是一種藝術，要盡快進入聽的狀态，聽完要盡快切換到說的狀态。

領導想讓你聽的時候，其實是你的一種責任。

我依個人經驗總結的“聽字訣”與大家分享：“坐立不正，不聽；面無微笑，不聽；目無接觸，不聽；心無尊重，不聽；情緒激動，不聽；持有偏見，不聽；打斷對方，不聽；妄下結論，不聽。”

當領導表現出以下情态的時候——坐立不安的時候，眼睛和你沒有接觸的時候，情緒很激動的時候，說明他其實沒有進入聽的狀态。

當領導沒有進入聽的狀态時，你就不要說了，可以讓他先說，你來聽。他内心肯定有想法，你一定要讓他把想法說出來，而不是憋在心裡。

你對領導洗耳恭聽時應滿足的要求：

1.坐立端正，眼神接觸

别人說話的時候，坐端正是對對方最基本的尊重。有時我想起來要交代下屬一件事情，會到他的工位上跟他說，這時他可能在工作，也可能在喝水等。但是我去說事時，他不管在幹什麼，一定會放下手中的活兒，把身體轉向我，坐直了才聽。

他這個态度就很端正。當你坐着，領導和你說話的時候，你不一定要站起來（平時說話也站起來就太刻意了），但是你一定要讓你的領導感到你對他的尊重、你是在認真地聽他講話。

想象一下：你在看電腦屏幕，你的領導過來找你說事，你雖然在聽，但是眼睛還看着電腦屏幕，身體朝着電腦屏幕。那麼即使你認為你聽得很認真，這種情景領導會有什麼感受？

當然是非常不受尊重。一個人是不是專業、是不是進入職業狀态了，他的一個動作、一個眼神、一個表情，都可能露出他的底。甚至可以說，露的還有他的家教。可能他在家裡，對他的父母也是這種态度。不管父母說什麼，他頭也不回、臉也不轉。但是你在家裡，可以對父母這樣，出了校門，進了職場，你就不能對自己的領導這樣。即使對同事，你也要表現出很好的尊重和傾聽态度。

隻要你在一個環境中生存，你就要遵守這個環境的規則。

2.集中精神，專注傾聽

集中精神是傾聽基本的要求之一，也是對領導基本的尊重之一。集中精神傾聽要求你坐端正以後，專注地聽領導說話，并且從内心對領導說的話感興趣，對領導說的内容加以思考：他在說什麼？他為什麼要這麼說？他需要我做什麼？

要提醒的一點是在聽領導談話時不要玩手機。如今智能手機非常普及，手機功能也越來越多，上網頁、聊微信、發微博等功能應有盡有。絕大多數人是随身攜帶手機，新的信息随時會由手機傳遞過來，如果你在聽領導講話時不斷地使用手機，這會讓領導感覺非常不舒服，會認為你不尊重他。

3.點頭微笑，給予回應

學會在溝通時向對方微笑，這是認同對方的表現。如果對方認為你并沒有認同他的觀點，那麼對方也不會願意安靜地傾聽你的觀點。在微笑時，你也可以從言語上表示出認同和鼓勵，讓對方感受到你的認可和尊重。

給予回應，就是給予對方言語上的補充和回應，如在領導說話的間隙，你可以說“您說得非常對”“我也是這麼認為的”“對這個我很感興趣，可以說得更具體點嗎？”等。這些話語沒有什麼實際含義，卻會讓對方很舒服，會讓對方願意對你說得更多。

4.保持禮貌，不要打斷

在他人說話時打斷對方是一種很不禮貌的行為。一個人在講話的時候，他的大腦也正在不停地運轉，思考前面說的内容，同時整理後面要表達的内容，然後通過語言表達出來。你突然打斷對方的話，也會打斷對方的思維。大多數人不喜歡這種感覺，就如同睡覺睡到一半被人吵醒一樣，大腦會轉不過彎來。這時無論你說什麼，對方都會聽不進去。你千萬不要以為，你打斷别人的話，别人就會聽你說話。

我們會打斷别人的話，通常有三個原因：第一，我們認為自己了解到對方要說的要點了；第二，我們認為對方說得不對，急于反駁對方說的話；第三，我們認同對方說的話，但是我們急于發表自己的意見。以上3個原因都是你“自我”的原因，是你的“自我”在起作用。可以說，當你打斷别人時，你的自我也侵犯了他人的自我。

正确的做法是不管對方說的内容你是否已經了解，不管對方說得對不對，也不管你是不是急于發表自己的意見，你都應該聽對方說完，再做出反應。

每個人都有想要将自己的内心想法、情感表達出來的時候，所以要給他人充分表達自己的意見、想法的機會。

5.受到領導批評時你要控制情緒

所有人都有情緒，尤其是在受到批評時。如果你不懂得控制情緒，就很容易讓這些情緒影響你，甚至做出不理智的行為。

無論你處于什麼職位，都需要學會對自己的情緒進行控制。即使領導批評你時批評得不對，你也要先克制自己，先讓對方把情緒發洩出來，你再巧妙應對。

如果對方的情緒很激動，你就不要試圖用道理說服對方，因為此時對方受到情緒的控制，和他講道理是沒有意義的。要想安撫對方的情緒，首先要做的就是安靜地傾聽，讓他将情緒發洩出來。

複述要點

為什麼上司總是問你“你明白了嗎？”很簡單，因為你沒有表現出“你明白了”。當上司向你布置完任務、交代完工作，甚至教你做一些事情時，他不确定你是裝懂還是真懂，所以他會用不斷地問你，來确定你真的懂了。

所以，錯的不是你的上司，而是你。

主動在上司說完後複述要點，是你應該做到的，是你的責任和義務，是你工作的一部分。如果你像小王那樣被上司要求複述要點，那就是你的問題了。

複述要點是你謙虛的态度和尊重上司的表現。我在檢查下屬工作的時候，就要求他們複述要點。

例如，我要去上海出差，于是把北京的工作交代給下屬小何：“我說了5件事，這5件事是你工作的重點，一個月内你要完成這5件事。一個月後，我會檢查。這5件事你記住了嗎？”

他說：“第一件事是……第二件事是……第三件事是……第四件好像是……第五件事可能是……”

這時候如果他回答得不正确，我就知道他沒有記住。

聰明的下屬會在領導安排工作時，條件反射似地找出紙筆來記錄。領導說完後也會主動複述。

更重要的是，複述要點能夠達到“檢查”“補漏”“應變”和“營造良好氛圍”的效果。

目的1.檢查：檢查雙方的理解是否有偏差

你複述要點時，上司就能知道你的理解到不到位。不到位的地方，上司可以幫助你糾正，避免你的認知出現偏差。

複述要點是一個達成共識的過程。因為溝通很容易陷入“想當然”“我以為”的情況，如果你能夠及時進行複述，你就能夠檢查你們互相的理解有沒有偏差。

目的2.補漏：補充遺漏的地方

人的大腦不是計算機，有可能上司剛說完你就忘了其中一些點，那麼複述要點的時候，上司就可以幫你補充你遺漏的地方。

同時，上司也不是完人，他可能也會有一些忘記說的點，如果他忘記說了，就可以在你複述要點的過程中發現自己遺漏的點，然後及時補充。

目的3.應變：複述要點的過程也是溝通和改變的機會

如果你對上司的話有異議，那麼通過複述要點闡述自己的意見将是非常好的選擇。

目的4.營造良好的氛圍

聽和說的互動過程，非常有利于增添談話的趣味性。這個過程很有趣、不單調，因為一來一往的過程會比單純的一問一答要通暢很多。

複述方法1.學會重複和總結

用“一、二、三”總結對方說的話。

将對方的話語重複确認，這點也十分重要。通過重複對方話語中重點的部分，可以避免因為未聽清或者疏忽而産生巨大的分歧或者誤解。

在我多年的溝通實踐中，重複是我非常喜歡用的一種方法，如對方告訴我“今天我們要讨論三點内容”。我聽完之後，就可以用“一、二、三”對内容進行歸納和反饋，找到談話内容的重點。例如，說：“李總，我們剛才用了一小時讨論了主要内容，我歸納總結了一下，第一……第二……第三……您看我理解的是否和您說的一緻？”

對所溝通的内容進行歸納總結，能夠讓對方知道你掌握、了解的溝通内容的程度。

複述方法2.給予補充

在非正式場合随意聊天時，如果想要和對方聊得歡快起來，補充對方的話也是十分重要的。有些不善于和他人溝通的人，在聽他人說話時總是一言不發，這會讓對方覺得十分尴尬，通常不願意再繼續聊下去。那我們應該怎樣避免這種情況呢？可以采用“FEELING-TURE”補充法則。FEELING是感受，TURE是事實。

這條法則要求我們：當對方表達自己的感受時，你可以補充相關的事實。當對方陳述自己經曆過的事時，你可以将自己對這件事的感受補充進去。

例如，對方說：“今天天氣太冷了，我的手都要凍僵了。”你可以補充說：“确實如此，據說今天零下10℃，早上出門時我發現門口的河面已經牢牢地凍住了。”

如果對方說：“我昨天發燒，所以沒有來上班。”你可以對發燒這個事實進行感受補充：“上次我發燒的時候頭非常痛，渾身都沒有力氣，隻能躺在床上。”

通過對對方的“感受”或“事實”進行補充，能夠讓對話十分流暢地進行下去，并且讓對方感到你了解他所想表達的意思、你十分認同他的觀點，而不是在進行一次無趣的閑聊。

把每次彙報當成展示自己的機會

彙報工作是非常考驗能力的事情，如果你能做出好的工作彙報，就能讓上司肯定你的能力，進而對你刮目相看；如果你在彙報中表現得不夠好，上司可能會對你有些看法。

在職場中，要把每次彙報都當成自己展示能力的機會。

古典名著《紅樓夢》中有一副對聯：“世事洞明皆學問，人情練達即文章。”事實上，《紅樓夢》博大精深，世相萬千，書中有關人情、職場的描寫也精彩至極。

其中有一節，低等小丫鬟小紅抓住了一次替王熙鳳捎話的機會，通過幹脆利落的言語，出色地完成了彙報工作，充分展示了她的能力，因而被王熙鳳看上，一下就“攀了高枝”，從低等丫鬟一躍成為王熙鳳的貼身丫鬟。以下是書中的相關片段。

隻見鳳姐站在山坡上招手兒，小紅便連忙棄了衆人，跑至鳳姐前，堆着笑問：“奶奶使喚做什麼事？”鳳姐打量了一回，見她生得幹淨俏麗，說話知趣，因笑道：“我的丫頭們今兒沒跟進我來。我這會子想起一件事來，要使喚個人出去，不知你能幹不能幹、說得齊全不齊全？”小紅笑道：“奶奶有什麼話，隻管吩咐我說去；要說得不齊全、誤了奶奶的事，任憑奶奶責罰就是了。”鳳姐笑道：“你是哪位姑娘屋裡的？我使你出去，她回來找你，我好替你說。”小紅道：“我是寶二爺屋裡的。”鳳姐聽了笑道：“嗳喲!你原來是寶玉屋裡的，怪道呢。也罷了，等他問，我替你說。你到我們家告訴你平姐姐，外頭屋裡桌子上汝窯盤子架兒底下放着一卷銀子，那是一百二十兩，給繡匠的工價。等張材家的來，當面稱給他瞧了，再給他拿去。還有一件事：裡頭床頭兒上有個小荷包兒，拿了來。”小紅聽說，答應着，撤身去了。

……

到了李氏房中，果見鳳姐在這裡和李氏說話兒呢。小紅上來回道：“平姐姐說：奶奶剛出來了，她就把銀子收起來了；才張材家的來取，當面稱了給他拿了去了。”說着，将荷包遞上去。又道：“平姐姐叫我來回奶奶：才旺兒進來讨奶奶的示下，好往那家子去，平姐姐就把那話按着奶奶的主意打發他去了。”鳳姐笑道：“他怎麼按着我的主意打發去了呢？”小紅道：“平姐姐說：‘我們奶奶問這裡奶奶好。我們二爺沒在家。雖然遲了兩天，隻管請奶奶放心。等五奶奶好些，我們奶奶還會了五奶奶來瞧奶奶呢。五奶奶前兒打發了人來說：舅奶奶帶了信來了，問奶奶好，還要和這裡的姑奶奶尋幾丸延年神驗萬金丹；若有了，奶奶打發人來，隻管送在我們奶奶這裡。明兒有人去，就順路給那邊舅奶奶帶了去。’”小紅還未說完，李氏笑道：“嗳喲!這話我就不懂了，什麼‘奶奶’‘爺爺’的一大堆。”鳳姐笑道：“怨不得你不懂，這是四五門子的話呢。”說着，又向小紅笑道：“好孩子，難為你說得齊全，不像他們扭扭捏捏，蚊子似的。嫂子不知道，如今除了我随手使的這幾個丫頭、老婆子外，我就怕和别人說話：他們必定把一句話拉長了，做兩三截兒，咬文嚼字，拿着腔兒，哼哼唧唧的。急得我冒火，他們哪裡知道？我們平兒先也是這麼着，我就問着她：難道必定裝蚊子哼哼就算美人兒了？說了幾遭兒才好些兒了。”李纨笑道：“都像你潑辣貨才好。”

鳳姐道：“這個丫頭就好。剛才這兩遭說話雖不多，口角兒就很剪斷。”……

鳳姐也笑道：“既這麼着，明兒我和寶玉說，叫他再要人，叫這丫頭跟我去。可不知本人願意不願意？”小紅笑道：“願意不願意，我們也不敢說。隻是跟着奶奶，我們學些眉眼高低、出入上下，大小的事兒，也得見識見識。”

小紅善于把握機會，利用一次彙報完成了身份的大越級。在這次彙報中，小紅通過4個步驟，成功地赢得了王熙鳳的賞識，如表-1所示。

表-1 小紅彙報的4個步驟

第一步，抓住每次能夠表現自己的工作機會和彙報機會

機遇稍縱即逝。不管你平時的工作能力多麼強，如果不善于抓住機遇，你也會湮沒在職場的衆人中。要抓住每次向上司表現的機會，機會是靠主動赢來的。

第二步，用言語和行動打消上司的疑慮

機會的給予權掌握在上司手中，有時不是你想抓住就能抓住的。如果上司對你的工作能力、工作态度有所疑慮，不知道要不要把機會給你，那你就要打消他的疑慮，使他信任你、給你這個機會。打消疑慮可以通過平時的出色表現，也可以像小紅一樣，通過言語讓上司放心。不要誇贊自己，那樣會顯得輕浮、不可信；而要用自己“願意做、同時願意承擔責任”的表态讓上司相信你。

第三步，用實際的表現赢得賞識

能不能表現出色，源自你平時能力的積累，源自工作時的細心，更源自彙報之前内心一次次的排演。我相信小紅在向王熙鳳彙報之前，内心一定是激動而渴望的，她在去向王熙鳳彙報的路上，一定把自己彙報的過程在心裡排演了好多次。

一個員工能不能通過表現赢得賞識，首先取決于他有沒有這種強烈的願望。有了願望，才會努力，才會全力以赴，才會注意工作中的每個細節。如果你想通過彙報赢得機遇，那麼道理也是如此。

以上内容摘自《如何正确地彙報工作》

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