最近公司市場部總監突然給人事部下了個招聘申請，說他們部門要請一個專門負責寫PPT的設計師。

這事在全公司炸開了，大家都在熱議，公司現在很有錢嗎？幹嘛為了做PPT專門請一個人呢？

市場部總監解釋說，我們公司沒有設計師，平時的PPT隻能套用模版，簡單堆砌出來，如果隻是内部使用就算了，但如果要拿方案去總公司彙報或者争取資源，那就不行了。

更不用說拿出去給合作單位争取投資啥的了，所以按市場部總監的說法，我們公司要找個專業設計師負責美化PPT是勢在必行的了。

雖然我也覺得在專門請個PPT設計師有點過于誇張，但我一直覺得職場上最難的工作是PPT。

因為我既不會設計，也不懂用軟件，所以工作上如果要用到PPT作彙報或者展示，就愁死我了。

而且往往花了很多時間也沒能做出一個理想的PPT，就是因為這項職場基本技能的缺失，讓我失去了很多晉升和展現更好自我的機會。

近日看了PPT大神、“秋葉職場”品牌聯合創始人秦陽老師寫的《說服力|工作型PPT該這樣做》，簡直讓我茅塞頓開。原來做PPT居然有那麼多速成的方法和簡單的工具。

下面分三個要點簡單跟大家分享一下新手如何快速上手PPT這項職場必備技能：

秦陽老師在開篇第一章就給像我這樣的PPT手殘黨抛出了一份“大禮”，

他說：“微軟在研發Office這個産品的時候，其實是設計了一套‘快速制作’的産品使用流程，在這個流程下，如果你足夠熟練，從一份Word文字稿到一份80分的PPT演示稿，很有可能5分鐘就可以全部完成。所以你會發現，90%的人根本就從來沒有正确用過模闆--嗯，你根本就不了解PPT！”

按照秦陽老師教的方法，我試了一下，原來真是那麼簡單，就是Office自帶的功能，在Word就可以把文字内容自動轉換到PPT了。

當然，還得把模版和自己想要的樣式等等匹配上去，完整的PPT才能做好，但把基礎功能搞懂以後，後面的事情就簡單多了。

簡單實現了把文稿從Word到PPT的轉換以後，再經過模版套用、簡單修正等步驟，确實短時間内就能速成一份還挺完整的PPT，但是要使自己做的PPT簡單大方上檔次，還是需要一些小心機的。

例如，秦陽老師也在書中教我們，一分鐘制作時間軸PPT。

秦陽老師說：“隻要能夠先理清楚文本的邏輯關系，給文本分好級别，就可以用SmartArt一鍵排版。比如，時間軸是PPT常見的制作頁面之一，經常用來展示公司發展曆程、項目進度安排、個人成長軌迹等，屬于PPT中相當高頻的PPT頁面類型。”

别以為SmartArt是多麼高端的收費軟件，其實它也隻是PPT的其中一個功能鍵而已。

哎呀，這書真是越看越神了，後面還有更多的方法簡直專為我這種PPT完全小白量身設計的，感謝老師的無私分享。

我們有時候會為怎樣為PPT設計主調而苦費很多心思，其實根本不需要。

秦陽老師教我們，“關于配色，直接跟品牌配合就好。”

同時，我們也知道Logo是一家企業綜合信息傳遞的媒介，在企業形象傳遞過程中，出現頻率最高，同時也是最關鍵的元素，所以也是設計PPT時的第一參照對象。

而人們對于品牌的快速印象有90%來自于其色彩，所以Logo色是在人們心中構建品牌辨識度的第一步。

因此，在設計企業PPT的底闆和主調的時候，隻需要簡單點，直接放企業品牌Logo和顔色特征套用到整個PPT就可以了。

另外，我們也知道寫PPT跟用Word文稿彙報工作不一樣，我們不可能在PPT上放那麼多文字，所以選取重點，PPT對文案有迅速打開觀衆關注點的作用。

做文案工作的朋友都知道打動聽衆首先要用聽衆所感興趣的興趣點。

比如同樣是彙報，不同的聽衆，興趣點就不一樣：

• 直屬領導：想聽聽你在工作中發現的問題和解決思路；
• 上級領導：想聽聽你對未來工作的目标和具體的措施；
• 主管領導：想知道你們在工作中可以借鑒推廣的亮點；
• 外部專家：想知道工作中的創新之處和具體成果檔次；
• 服務客戶：想知道工作中問題的解決辦法和配合要求。

一次好的演示，要能給聽衆留下深刻的印象，就要用金句制造記憶點。

一個漂亮的開場需要金句，一個引起全場掌聲的講解需要金句，一個深刻的結尾更需要金句！

在PPT演示中，用金句可以起到抓注意力、畫龍點睛、升華主題、二次傳播等作用，為你的演示增加很多附加分。

我們都知道金句很重要，也很容易加深記憶，所以無論是總結、彙報或者公開演講，用金句點睛的時候還真不少，有時候甚至可以套用一些經典句式，自己創作一個金句，也能令觀衆感覺有趣。

例如：“加班不止有眼前的PPT，還有老闆和甲方。”

溝通在職場究竟有多重要呢？我記得自己的第一份工作，全公司沒有人敢招惹的工程師，他覺得無論誰也很難溝通，但是他卻願意把自己的想法告訴我，以緻我因為擅長跟他還有公司的一些重要人物溝通，入職沒到半年就晉升為部門主管了。

後來工作的時間越長，就發現溝通的重要性越大。

很多人因為不擅長溝通，有問題隻會抱怨，以緻錯失了很多晉升機會。

《說服力：工作型PPT該這樣做》告訴我們工作型PPT的第一目的是溝通！

注意以下3點就能達到溝通的目的：

• 1、明确演示的目标，PPT的一切都圍繞着演示目标進行準備；
• 2、根據目标确定整體的邏輯框架，确保PPT清晰而完整的思路；
• 3、在邏輯框架下，對具體的問題、難題用模型進行分析。

職場上除了提交方案，要用到PPT的時候還有很多，尤其彙報工作時，如果能善用PPT，不僅能讓重點突出，還可以讓領導對你的工作效果一目了然。

例如，在年終總結的時候，用SCQA的總結方法放在PPT内，實現跟領導的正面溝通，下面看看幾種不同的情景：

1、在業績完成得非常好時，用SCQA突出成績，争取授權。

• S（背景）：我的工作不僅達标，而且超标，我總結出了一系列亮點；
• C（沖突）：還是有一些問題制約我做得更好；
• Q（疑問）：明年業績如何才能上更高台階？
• A（答案）：我的改進對策是.....明年我的更高目标和具體安排，請您給我授權。

2、在業績完成得中規中矩，用SCQA突出信心，争取資源。

• S（背景）：我的工作按計劃執行，取得了XX進展，部分數據在行業内指标領先；
• C（沖突）：遇到了一些實際的困難和問題；
• Q（疑問）：如何解決以上問題？
• A（答案）：需要領導支持（給資源），下一步工作我充滿信心。

3、如果你的業績根本就沒有達标，用SCQA突出成長，争取諒解。

S（背景）：工作任務重，種類多，我加班我熬夜，我很努力；

C（沖突）：突如其來的任務，我作出了巨大犧牲，取得了巨大的成績；

Q（疑問）：為什麼今年的任務還差20%沒完成？

A（答案）：困難督促我成長，積累的經驗為明年更大的進步做好了鋪墊。

《說服力| 工作型PPT就該這樣做》書中還教了我們很多職場展現自己的邏輯方法，例如GROW思維模型。

GROW，就是G（目标設定）--R（現狀分析）--O（發展路徑）--W（行動計劃）。

這個模型的思路，是先讓對方确立一個目标，之後認清現實狀況，根據目标和現實之間的差距選擇解決方案，廣泛用于管理、激勵、培訓等場景中。

還有一個構思PPT非常有用的模型，就是AIDA法則。

AIDA，A（集中聽衆的注意力）--I（引起聽衆的興趣）--D（激發聽衆的欲望）--A（促使聽衆采取行動）。

這是西方推銷學中一個重要的公式，其涵義是指通過連續的幾次精準出擊，環環相扣，把顧客的注意力吸引或轉變到産品上，促使購買行為，達成交易。

以上這些思維模型，放在PPT表述，其實就是一種溝通的方式。

隻要學會系統總結，按照不同人群需求作出調整，用PPT彙報、演示和述職，都能一目了然，讓受衆對我們想表達的觀點、意見易于接受。

職場技能真是學無止境，但是像PPT這樣的技能，已經不再是什麼高端技能了，而是跟打字、寫材料同樣重要且必備的技能。

《說服力：工作型PPT該這樣做》就是幫助我們能脫離繁瑣的學習，簡單直接解鎖PPT這項職場必備技能的好書。

人在江湖飄，技多不壓身。PPT面世十多年，看完這本書我才知道解鎖這項技能隻需要兩個小時，快速上手一項必須的技能真心爽。

參考書目：《說服力：工作型PPT該這樣做》

圖片來源：書中、互聯網

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