在職場，有一個被所有人忽略的崗位。當它正常運作的時候，幾乎沒有存在感，當它缺失的時候，大家會突然意識到它的重要性。

如果說什麼職業最容易被認為是“打雜的”，那麼公司裡的行政采購一定榜上有名。

“都是小事兒，但都是不能出錯的小事兒。”姚富強如此定義自己的工作。

曾經做過總裁助理，由于“願意管閑事”和“對數字敏感的強迫症”，35歲的他成為了小鵬汽車北京行政負責人，負責管理整個北京地區的行政工作。在姚富強的工作日常裡，充斥着各種雜事：包括管理辦公空間、裝修辦公場地、行政采購，也包括發放工卡、設置門禁等。

行政采購一般會包括辦公用品、MRO（維修運營）、員工福利等非生産性物資的采購活動。這其中，辦公用品和MRO采購的數字化進程走在前列，兩大品類市場規模都超過2萬億，但數字化滲透率均不足5%。《2021中國數字化采購發展報告》顯示，直到2021年開始，我國的數字化采購市場才正式進入成長期。

根據億歐智庫市場規模模型測算，中國數字化采購行業2020年市場規模達到3.04萬億人民币，預計2022年達到4.32萬億，2018-2022年複合年增長率為13.1%，可見整個市場擁有着巨大潛力。

前不久，埃森哲(Accenture)研究了在采購組織中排名前10%的“采購大師”們(procurement masters)，結果顯示，采購大師通過采購組織效能可以達成15倍的投資回報率，同時他們中的63%可以比其他部門有更好的資本效率。

近期，我們也對話了五位行政采購人，聽了一線采購人的職業故事。

姚富強， 85後，小鵬汽車北京行政負責人，從事行政采購工作4年。

隋心，90後，華潤雪花行政管理部總部行政事務經理，從事行政采購工作8年。

韓婷，85後 ，曾任兩家大型企業行政負責人，從事行政采購工作10年。

曹宇，85後，夢想加高級行政專員，從事行政采購工作超過10年。

馮欣，95後，58集團采購高級專員，從事行政采購工作超過4年。

“就算是打雜的，

那也是專業打雜的”

和姚富強一樣，韓婷也算是一個“老行政人”了。今年剛好是她從事行政工作的第十年。現在，韓婷所在的行政部門有18人，需要服務整個公司大約2000名員工。在工作之餘，韓婷最喜歡做的事是滑雪，“冬季可能周末都是屬于雪場的。”

韓婷酷愛單闆滑雪 韓婷酷愛單闆滑雪

韓婷說：“我們公司在國内22個城市設了30多個辦公地點，核心office的數量在12個左右，在核心office才會配置行政。其他的分散型office會通過BP的方式進行行政事務的管理。目前我們行政部門看起來人力充足，但面對這種分散辦公的狀态，還是挺吃力的。”

韓婷介紹，在現在的公司裡，隻有兩個部門具有采購權限，分别是行政部和集團采購部。她說：“在采購方面，會采取交叉配合的方式。日常經營類費用，由行政部門自主決定費用支出。當涉及到房産類、裝修類或超過一定金額的家具類采購，我們會聯合采購部進行招标，來保證我們在最優資源下選擇最優的價格。”

一個采購人的價值最直觀的體現就在于成本的管控。明确需求是一切的基礎，也是做好采購的必要條件，比如采購什麼東西？标準是什麼？需求量是多少？什麼時候要？

韓婷說：“行政工作看上去是一堆小事，但是每個小事其實都不能出問題。例如一個集團性質的公司，資産通常逾萬件，怎麼樣去保證新購的資産和已經在資産清單上的資産良性運轉。從人到物的‘入離調轉’，怎麼樣保證資産的可視化，沒有一定年頭的經驗積累，是沒法從零開始幹的。”

另一方面，在姚富強看來，他希望在采購方面能做一種類似于sop的标準，可以跟供應商把事情講清楚，充分理解采購需求之後，再進行匹配，然後可以快速完成采購。

他充滿自信地說：“比買東西，我們行政采購人是專業的。”

采購人省錢是本事，

會花錢也是本事

在企業中，采購是和錢接觸最多的部門之一。

不了解的人可能認為行政采購不是特别難的事，事實上這是一個“技術活”。采購必須要學習的就是财務基礎知識，因為采購部門是一個花錢的部門，花錢的部門就要受到财務的監管和約束。那麼作為一個采購人，需要會做預算、懂分析，還要對數字和錢非常敏感。

畢竟，在采購人的預算裡，每一分錢都要發揮最大的價值。

“采購還需要準确理解需求方要做的事情和要買的東西，哪怕這是你之前從未接觸過的領域。而且有時候，項目很着急，作為采購部門要考慮價格，而對于需求部門來說，這是一個時間敏感型需求，可能對價格并不太在意。因此采購在處理需求的時候，要對需求方的實際意圖有清晰判斷，平衡好價格、質量和效率。”

在韓婷看來也是如此，老闆最關心的是今年花了多少錢，節省了多少錢。所以行政采購等工作都會更關注費用支出，是否在公司預算内，以及有沒有可能為公司省點錢。

韓婷表示：“行政工作難以量化描述，一般我們會展示一些指标類型的工作彙報或者現階段的一些優化，比如差旅數據上的拉齊，比如去年的平均機票價格和今年酒店價格，這類數據的變化，就是我們去做費控的一些KPI呈現。”

雖然省錢是行政采購人的一個主要KPI，但會花錢也很重要，在成本和效率之間做一個平衡，并不容易，需要多維的考量。

并非專業出身，

但他們“跨界”成功

華潤雪花行政管理部總部行政事務經理隋心，在大學時學的專業是化學。畢業後，她身邊同學中很多人進了研究所或當了老師。而她做着和自己專業“感覺八竿子打不着”的行政工作，并且一做就是八年。

旅行，是隋心的愛好之一

“我最初應聘的部門是公司實驗室，後來通過一次演講比賽，當時公司的總經理就把我調到了行政。我在大學的時候就是那種活躍分子，組織策劃活動沒少幹，所以辦公室的工作做起來還算得心應手。”隋心表示，自己喜歡行政采購的活兒。

而且行政采購人并非沒有成長空間。隋心所在的華潤雪花啤酒每三年就有一個大型戰略研讨會，而她們行政的年度會也會探讨如何進行辦公室的變革和創新。隋心說：“以前大家理解的國企央企的行政後勤就是喝茶、看報紙，感覺挺枯燥，但現在的新型行政讓我覺得很有意思，每年都在成長。”

比起隋心，曹宇大學學的專業或許跟行政采購的關聯性還強一些。

89年出生的曹宇已經在這個行業工作了十年，如今的她是夢想加的高級行政專員。曹宇的父親是一個會計，由于家人的期望，她大學也讀了會計專業。但曹宇并不喜歡會計的工作，她更喜歡跟人打交道，于是畢業後她便開始從“政”。曹宇說：“我發現其實這行有不少和會計的共同點，例如和各種數字打交道，還要會省錢。”

因為專業優勢，曹宇在做預算時總能比别人做得更快更準，也更擅長精打細算。她對自己的工作自信滿滿：“采購的最高目的之一還是省錢，一般我不會超預算。雖然可能對于輸出部門掙到的錢來說，我們省出的可能是九牛一毛，但也是我們一分一塊省出來的。”

曹宇的開工Flag

今年，曹宇還給自己立了一個Flag：提升員工的滿意度。作為一個老行政人，曹宇說：“如果你想做一個好行政，要讓公司可以記住你，我覺得能被人記住，就已經算是一個相對成功的行政了。”

為了滿意度，

他們要懂社交還得會“發福”

行政采購人不能隻要求精打細算，員工滿意度也是重要的KPI。

正如姚富強所說：“行政除了本職工作外，還有大量的溝通梳理工作，需要‘情商在線’。”在他看來，行政部門并不“邊緣”，相反是一個很容易和員工打成一片的工作，能持續不斷收到大家對你的認可，成功的活動還能讓大家更加喜歡公司的文化，提升滿意度和忠誠度。

生活中的姚富強，性格樂觀開朗

為了提升溝通技巧和效率，姚富強平時會讀一下《非暴力溝通》《終身成長》之類的書籍，他說：“類似書籍都是通用的，它不是工具書，是引導你發散的書，包括心理學等其實都對我們工作有很多幫助。”

而為了提升員工福利的滿意度，華潤雪花行政管理部經理隋心花費了不少小心思，不斷升級福利采購模式和産品品類，在她的努力下員工對福利的滿意度大幅提升。

在她看來，消費升級讓員工福利正在疊代。公司裡的員工逐漸年輕化，對于過節不再是統一的需求。以前的福利通常是米面糧油或者一盒月餅、一盒粽子，但現在端午節未必一定要發粽子、中秋節一定發月餅了。

不同企業員工，對于節日的需求是不一樣的。有的公司組織員工做一次手工DIY會令員工踴躍報名，但有的公司則不适合。在姚富強的職業生涯中，他感受到互聯網公司的行政更傾向于個性化，小鵬汽車這樣的企業更喜歡标準化，因此作為行政采購人必須根據企業文化和員工特點進行采購，禮品要貼近公司文化。

每到過年前，韓婷就要提前兩個月采購過年福利。先要進行禮品方案的溝通，确定方案，然後工期排期，最後物品交付階段要安排好物流，确保每個城市的員工都能及時收到禮品。因為互聯網企業更關注員工體驗式感受，為了讓員工們收到有創意的禮品，韓婷也沒少花費腦筋去構思。

而對于在大型企業的隋心來說，他們的福利采購相對比較前沿，聯合京東企業業務開發了福利平台，以積分的形式發給員工，裡面有京東的幾十萬種商品，大家可以憑自己喜好去兌換，寄到任意地址。隋心說：“ 90後、00後員工的個性化需求會很多，用福利平台就可以将一些采購的自主權去開放給員工，滿足大家的個性化需求。”

對采購人的誤解有很多，

不用加班是其中一個

在今年的開工Flag裡，五位行政采購人都不約而同提到了加班。

在大家印象裡，程序員是一個脫發高發的職業。然而作為一個從業四年的采購人，96年的馮欣也開始為自己的發量擔憂了起來。

馮欣是58集團的一名采購高級專員，他說：“去年随着工作量越來越多，頭發越來越少了，我今年立的Flag就是不脫發。”

馮欣的開工Flag

馮欣說：“對于采購人而言，節省不是降低服務，而是通過各種方式去優化成本。比如在服務質量不降低的情況下，拼在一起提升供貨量，可能對方會給我一個更合适的價格。另外要提升滿意度，在采購流程上去優化流程、提高效率，給需求人一個更好的服務體驗。”

此外，公司也更多地應用數字化系統，當中包括采購系統、結算系統。馮欣說：“結算是一個很重複性的活，有了系統能降低類似工作的精力投入、優化工作效率，盡量讓大家把重心不放在重複性工作上，而是放在業務發展上。”

馮欣在大學的專業是工商管理，“剛畢業求職的時候，突發奇想就進來了。”

忙碌的時候，馮欣在一個月内需要并行處理20多個項目。壓力大的時候他會去騎摩托或者滑雪。馮欣說：“做了采購之後，思維方式有挺大改變，會情不自禁琢磨這個東西為什麼是這個價格，那個樓到底怎麼蓋，需要報備什麼？慢慢就會發現很多東西我都知道了，這也是一個積累經驗的過程。”

雖然行政采購部門看似沒有太大壓力，但是加班也是常态化。

韓婷今年開工後立的Flag也是不加班。然而，行政部門每兩個月就要為員工舉辦一次生日會，每隔兩三個月就要過個節，重要的節慶，要提前兩個月開始籌備福利産品……這樣的節奏讓她的Flag堪憂。

韓婷的開工flag

韓婷說：“我們去年新啟office有10個左右，随着項目期、節日的到來，要安排好這些工作并不容易。”韓婷表示，去年底到今年初是很忙碌的，團隊很多成員加班到九點後，周六周日也投入進去了。

在這次的對話中他們都頻繁提到了三個字——“數字化”。每一個資深的采購人都開始意識到系統化、數字化的平台對于采購工作的重要性。通過高效銜接的數字化工具，基于大數據分析和算法驅動形成決策智能化、流程自動化的全新協作方式，以達到大幅提升采購效率、降低采購成本的目标，變得更敏捷、更透明，同時也能把“不加班”的Flag立穩了。

未來采購新玩法，

聽聽采購人怎麼說

誠然，在傳統觀念裡，采購部門的成功與否往往取決于如何節省開支。然而，如今采購職業正在發生天翻地覆的變化，從一個公司的“後勤部門”變成一個協作性和前瞻性極強的組織。數字化創新所帶來的價值将遠遠大于傳統采購減少費用帶來的利益。因此，采購人所背負的期望值也會越來越高。

埃森哲研究顯示，成為真正的采購大師需要徹底地改變采購行為，使采購匹配公司的發展目标。這需要一類全新的CPO——有能力運用分析、财務和戰略技能，并引領公司的數字化發展。研究中提及了一家全球領先的能源公司，通過自動化100多項采購、财務和會計任務，每年節省了250萬美元。不僅如此，該公司的手工平均處理時間節降也達到了67%。

“做了行政采購才發現，采購真的不簡單，尤其是對一些數據分析的要求跟以前不一樣了。對于大企業來說，采購在企業當中的價值體現在更集約和更智能。現在我們與京東合作就是如此，京東的品類優勢、物流優勢、統一電子發票等等簡化了不少流程，效率也大幅提升。”隋心深有感觸。

韓婷還記得兩年前公司行政部開始進行數字化采購轉型的時候，“當時面臨比較大的問題是office很多，大家采購方式不同。采購供貨周期、價格把控沒有标準，所以我們統一上線了京東企業購。京東企業購可以幫助我們解決日常的物品類、資産類、福利用品類的采購。去年數據已經超過百萬，這些隻是行政口，我們還把它推薦給了其他采購口。通過數字化的方式，能夠幫我們做一些費用數據的積累，方便預算跟費用做對比。”

京東企業會員專享權益

對于馮欣而言，更高效的工作意味着更少的加班時間。他說：“我們現在30個采購人服務公司3萬多人。通過京東的VOP，采購系統或是結算系統，都是一種提效方式，對人效提升和減少采購自身工作量都有很大幫助。”

對于曹宇而言，京東物品種類比較全，“通過它幫我們代采，方便統一結款、統一開票，大大降低了人力成本。我對數字化采購的期待是更加多元化，不光是辦公用品和福利采購，甚至是維修、裝修都能滿足。”

可以看到，當前越來越多的企業認識到采購環節在企業降本增效實踐中的重要意義，通過數字化采購實現企業的高效管理、開源節流、降低風險成為企業管理升級的必經之路。

而對行政采購人來說，時間可以更多運用到有價值的工作上，自身職業發展也有了更廣闊的空間。隋心介紹起自己身邊的一位年輕同事，專業學的是計算機，之所以選擇有這樣專業背景的同學加入，是因為未來行政采購領域會有更多信息化、數字化的需求，對于人才的要求也更多元、更專業。

如今的行政采購人已大不一樣，等你真正了解他們後，也會摒棄偏見，由衷喊上一句“WOW，優秀！”而這些行政采購人正是行業趨向專業化、多元化發展的一個縮影。

策劃丨三聯.CREATIVE

監制丨路瑞海

作者丨Elise、方禾

設計排版丨康紫怡

圖片來源丨京東企業業務 視覺中國

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