在實際工作中，複函與答複性報告有許多相似之處，都是針對某些部門提出的質詢和質疑進行有針對性的回複，所以常常被人混淆，想要正确使用這兩種文體，必須認真加以辨别。

兩者的區别主要表現在以下幾個方面。

一、行文方向

按照公文行文方向的不同，公文可以分為下行文、平行文和上行文。

函屬于典型的平行文，主要用于平行機關，或者不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答複問題、請求批準和答複審批事項。

答複性報告是典型的上行文，行文對象為上級機關。報告适用于向上級機關彙報工作、反映情況，回複上級機關的詢問，實現下情上達，也便于上級機關準确有效地指導自己的工作。

二、功能範圍

函和報告的功能有很多，除了答複功能之外，還有其他功能。

比如函除了複函之外，還有發函，包括需要回複的申請函、商洽函、詢問函，以及不需要回複的告知函。複函一般要與來函相對應，是對來函的一種答複和說明。在特殊情況下，複函還可以回應請示，當請示的事項不予批準，可以用函的方式進行回複。還有一些被直接上級機關授權的辦公室，也可以用“複函”代行“批複”的職能。

報告除了答複性報告之外，還有工作報告和情況報告等。報告既可以回應上級部門的通知，或者授權辦文機構的來函，又可以回應上級轉來的信件和上級來電，發文事由靈活多變。

三、标題格式

函和報告與其他公文一樣，标題一般由發文機關名稱、事由和文種三部分組成，但兩者的标題又有所不同。

發函的标題一般為“××關于××××的函”；複函的标題一般為“××關于（同意）××××的複函”，要體現出“複”字。

報告的标題可以直接寫為“××關于××××的報告”。即使是答複性的報告标題也可以直接寫成報告。

四、機關代字

發文機關代字是發文字号的重要組成部分，一般由機關代字與發文性質代字構成。批複、函、報告在使用答複功能時，機關代字上也有所差異。

複函的機關代字相對簡單，就是“×函”。報告屬于上行文，機關代字應寫作“×發”，這個“發”并非“下發”，而是指采用了“文件格式”，以區别于“信函式”公文。

在結語使用上，複函一般用“特此函複”或“專此函複”作結。答複性報告一般用“特此報告”作為結語。

五、語言風格

複函和答複性報告行文關系不同，受文對象不同，語言風格也有一定的區别。

複函作為平行文，語言表達要和緩誠懇，注重禮貌，體現出對對方的充分尊重。

回複性報告是上行文，語言表達要謙虛恭敬，表現出下級對上級的尊重與服從。

批複、答複函和回複性報告的行文語氣和常用語也有所不同。在引用來文的相關内容時，對于不相隸屬機關，稱呼對方時用“貴”字，以體現對對方的尊重與禮貌。雙方之間使用的複函，其發文引據一般用“貴單位《關于……的函》收悉”的語句，使用“經研究，現答複如下：同意……”的句式，文中隻要提到對方單位，便用“貴”字當頭。

回複性報告常用“×月×日《關于×××××的函》收悉”或“×月×日××機關（單位）轉來的×××文已悉”，然後用“經調查（了解），現将有關情況報告如下：……”等句式，以表示對上級機關安排工作的重視。

對什麼人說什麼話，在什麼山上唱什麼歌，這一點在公文的語言中有着充分的體現。

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