随着企業信息化的不斷發展,企業發展越來越需要企業郵箱,企業郵箱的存在不隻是為了方便員工之間的交流,對外也是維護企業形象的一種方式,還可以保留一切工作溝通的重要信息,避免了因員工離職就無法知道原來的工作記錄。
工作中,郵件是員工之間的正式溝通工具,非正式場合一般都會使用微信,相比于郵箱更加随意和便捷。工作中很多情況下建議還是使用郵件為好,如何正确使用郵件,避免因郵件溝通造成的一些問題,提高我們的工作效率。從以下幾點來解析郵件的規範使用:
一、收件人、抄送人:
1、收件人,是必須要看和處理的人,并給予發件人反饋;
2、抄送人,是知曉者,不需要對這封郵件進行回複。
二、郵件格式:
1、稱呼,對待不同的人要有不同的稱呼,要做到尊敬、禮貌,工作郵件中盡量不要有太随便的稱呼和用詞,要正式規範;
2、落款,一般工作郵件中都會設置好自己的簽名,包含自己的姓名、部門、聯系方式,都會顯示在郵件最下方,以方便收件人可以了解并可以随時聯系到收件人。
三、郵件名稱:
1、郵件名稱要簡明扼要,讓收件人一目了然,知曉事情原委;
2、如果是非常緊急的狀态可在郵件名稱前面加感歎号,這樣收到的人就會優先處理。
四、郵件正文:
1、正文主要是描述事件始末,用詞要正式,不要使用口頭用語,盡量條理清晰,簡明扼要,核心意思明确;
2、标點符号的使用上,少用感歎号,尤其是連用幾個感歎号,會給人壓迫感,感歎号是加重語氣的,加強事件緊急性的,一般情況下慎用。
五、發送郵件的目的:
1、向上級彙報工作進度的,需要有幾個信息:事情本身、涉及到的人員、時間點以及進度,最後這件事情達到什麼樣的效果,或者是造成什麼樣的影響;
2、向上級詢問某件工作的解決辦法,除了描述清楚事情原委外,對于問題,需要自己先想好多個解決辦法,再尋求領導的意見,而不是把問題直接抛給領導來做決定;
3、需要其他同事協助并給予反饋的,需更加謹慎,言語中盡量避免指責對方,或者推脫責任,要用中立的态度描述始末,不能給對方留下把柄。需要得到反饋的,在郵件中要表明應反饋的時間節點,這樣收件人也可以根據時間來給你反饋,避免了無限期的等下去;
4、對于非總結性郵件,都需要後續追蹤事件發展的進度,及時的在每個節點,或者在某個進度完成後再追封郵件來向所有人說明,這樣做事才是有始有終。
六、郵件歸檔:
1、對于垃圾郵件或者無用郵件可定期删除,釋放郵件内存,方便查找;
2、工作時間越久,會累計很多郵件,可以在收件箱裡按照不同的工作性質,将郵件進行分類整理,使用不同的文件夾進行歸納,有利于事後查找。
掌握了使用工作郵件的技巧,我們就可以在工作中減少很多無效溝通,更好的做到權責分明,也避免了同事之間的個别糾纏,事半功倍。
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