還在 Word 長文檔中一段段設置格式？

現在開始培養「樣式」意識，學會把活交給 Word 哥！

W 君将一份上百頁的文檔編輯好後郵件給老闆，老闆回複：

第一次：把所有二級标題改為藍色

W 君找呀找，刷呀刷

第二次：算了，還是改綠色吧，環保

……

第三次：把所有三級标題改紅色，醒目

……

雖然某些情況下可以使用「查找和替換」批量更改格式，但一勞永逸的方法還是從一開始編輯長文檔時就使用“樣式”。

Word 中的「樣式」是格式指令的集合，我們可以用它來設置字符或段落在文檔中的格式，讓文檔擁有一緻、精美的外觀。

打開 Word 就能看見「樣式」哦 ↓

下面以編輯一份名為「Office 365 簡介」的長文檔為例介紹「樣式」的用法：

❶ 對文檔标題「Office 365 簡介」應用「标題」樣式。

❷ 對第一部分的标題「Word 簡介」應用「标題 1」樣式、對其所包含的「Word 新功能」應用「标題 2」樣式。

修改默認樣式

如果對默認樣式不滿意，可以對其進行修改。

例如這裡我覺得「标題 1」的默認樣式字号太大，就可以右鍵單擊【标題 1】，選擇【修改】，在對話框中修改字号。

新建樣式

也可以新建樣式，單擊【樣式】區右下角的箭頭打開【樣式】窗格，單擊【新建樣式】按鈕，進行各種格式設置後該新建樣式就會出現在樣式庫中。

❸ 接下來對文檔中的同級标題應用相應的樣式，例如「Excel 簡介」和「Word 簡介」屬于同級标題，應用「标題 1」樣式，以此類推。

為樣式設置專屬快捷鍵

不想一直這樣點來點去？那就為每個樣式指定專屬快捷鍵來提高效率吧！

例如這裡将「标題 1」的快捷鍵指定為【 Alt 1】（或其他未被指定的快捷鍵）。

右鍵單擊【标題 1】，選擇【修改】，進入【格式】選擇【快捷鍵】進行指定即可。

使用「樣式」後，可以批量更改格式、輕松提高文檔顔值、快速重組文檔及生成目錄。

❶ 批量更改格式

如果老闆要求将所有二級标題的顔色改為藍色，使用「樣式」後30秒之内就能搞定！

将文檔中某個二級标題的顔色改為藍色後，右鍵單擊【标題 2】，選擇【更新 标題 2 以匹配所選内容】即可将文檔中的所有二級标題顔色改為藍色。

❷ 輕松提高文檔顔值

可以使用「設計」選項卡更改整個文檔的格式，讓文檔更專業！

單擊【設計】選項卡，浏覽不同「主題」下的「樣式集」。

還可以輕松更改文檔整體的配色和字體。

❸ 快速重組文檔

老闆要求在文檔中先介紹大家不太熟悉的 SharePoint、OneDrive for Business 等内容，把 Word 等放後面。

又要複制粘貼搞半天？不用，使用「樣式」後打開「導航窗格」就可以輕松重組文檔啦！

單擊【視圖】選項卡，勾選【導航窗格】，即可在左側看見文檔的整體組織結構。

在「導航窗格」中進行拖動即可重組文檔。

在處理較長的複雜文檔時，可以單擊标題旁的小三角形以折疊某些内容。

提示：若要在文檔中折疊或展開所有标題，請右鍵單擊标題，然後單擊【展開/折疊】，點擊【展開所有标題】或【折疊所有标題】。

❹ 快速生成目錄

Word 使用文檔中的标題構建自動目錄，對要包括在目錄中的文本應用标題樣式後即可輕松生成目錄。

單擊【引用】，選擇【目錄】，然後從列表中選擇一個【自動目錄】樣式即可。

看完了，Word 哥厲害嗎？還怕啥報告和論文！

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